檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策研究

李思

摘要：檔案管理的科學(xué)性是保證其高效化的重要前提，檔案管理是單位日常經(jīng)營(yíng)中不可缺少的組成部分，在提升單位工作效率方面也起著相當(dāng)重要的作用。因此我們必須提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而促使單位管理的高速化目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。本文主要針對(duì)檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策進(jìn)行探究，這對(duì)單位管理工作進(jìn)一步發(fā)展有極大的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；風(fēng)險(xiǎn)控制

在信息行業(yè)快速發(fā)展的趨勢(shì)與背景之下，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種具有價(jià)值的資產(chǎn)，大數(shù)據(jù)主要是在客觀處理行業(yè)中信息的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行有效利用。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)范整理，我們需要對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)使用，促使信息的有效性以及準(zhǔn)確性得到提升。在不斷縮短信息獲取時(shí)間的同時(shí)，促使檔案管理工作效率得到有效改善，最終實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。在現(xiàn)代信息化技術(shù)推動(dòng)之下，檔案信息化管理是其必須滿足的條件。

一、檔案信息化管理方法和技術(shù)手段

現(xiàn)代社會(huì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，一切工作都以效益作為追求目標(biāo)。在追求檔案管理工作的高效化的過(guò)程中，使用速度快，精確度高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理已成為企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)于單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高管理的效率和精確度，是檔案管理的要求。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，縮短了檔案整理分類(lèi)和檢索的時(shí)間，大大提升了工作效率。在進(jìn)行電子檔案的輸入時(shí)，為了保證檔案的安全，有必要建立計(jì)算機(jī)的防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)重要的檔案進(jìn)行紙質(zhì)備份。檔案管理可以根據(jù)自身的實(shí)際情況建設(shè)數(shù)字化檔案室，以數(shù)字化進(jìn)行檔案的輸入和輸出，有效對(duì)檔案進(jìn)行管理，縮短檔案管理的時(shí)間，提高單位管理工作的效率，有效實(shí)現(xiàn)各單位的信息共享。

二、風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)策分析

1.檔案管理信息化的平臺(tái)建設(shè)落后

現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，在針對(duì)檔案進(jìn)行一系列管理工作的同時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行使用。平臺(tái)建立是信息化過(guò)程最先進(jìn)行的一個(gè)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上檔案信息可實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。現(xiàn)階段我國(guó)實(shí)際檔案信息化需求落后于平臺(tái)建設(shè)的問(wèn)題普遍存在，平臺(tái)建設(shè)需要在大量資金投入以及技術(shù)支撐的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，風(fēng)險(xiǎn)較大。尤其是在不夠成熟的技術(shù)影響之下，平臺(tái)建設(shè)作用與價(jià)值不能得到最大限度的發(fā)揮。效果也不是很明顯，這些都會(huì)對(duì)檔案信息管理工作造成較為不利的影響。

2.檔案信息軟件本身存在著缺陷

經(jīng)過(guò)相關(guān)調(diào)查與分析可以發(fā)現(xiàn)，還有多種不可避免的缺陷存在于現(xiàn)階段檔案信息管理軟件當(dāng)中，軟件使用難度較大，因此檔案信息化過(guò)程對(duì)使用人員提出較高要求。一方面必須設(shè)立的專(zhuān)門(mén)檔案管理人員對(duì)軟件進(jìn)行應(yīng)用，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件操作方法的全面熟悉與掌握。在使用軟件的同時(shí)，經(jīng)常會(huì)有實(shí)際操作能力與工作之間出現(xiàn)不相符的狀況。尤其是在進(jìn)行檔案整理時(shí)會(huì)有大量消耗計(jì)算機(jī)資源的問(wèn)題出現(xiàn)，結(jié)果其不能實(shí)現(xiàn)與相關(guān)工作要求的符合。這些信息軟件操作與檔案管理?xiàng)l例之間呈現(xiàn)出一種相違背的狀態(tài)，更改電子歸檔數(shù)據(jù)即可對(duì)其進(jìn)行直觀體現(xiàn)。

3.檔案信息管理人員的操作水平低

檔案管理信息化要求相關(guān)人員要具備相應(yīng)的能力，在利用軟件進(jìn)行信息管理時(shí)，極易出現(xiàn)管理人員的實(shí)際操作能力較差，工作效率低下的情況。同時(shí)由于傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行的是手工作業(yè)，在信息化中，部分人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想觀念滯后于時(shí)代的需求。

4.檔案管理信息化中電子數(shù)據(jù)更改較容易，安全性較差

在檔案管理信息化過(guò)程中，有些管理軟件允許對(duì)電子歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。還有些安全性較低的管理軟件容易受到黑客的攻擊，出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的情況，在進(jìn)行檔案管理時(shí)就有較大的安全隱患。

三、措施建議

1.加強(qiáng)信息化的平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

進(jìn)行檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)防范，前提是要建立良好的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，減少檔案管理成本，提高工作效率。在進(jìn)行檔案管理中，面臨的重要的問(wèn)題就是缺乏科學(xué)的管理觀念。改進(jìn)傳統(tǒng)的管理觀念，強(qiáng)化科學(xué)化檔案管理觀念，推進(jìn)檔案管理工作的高效發(fā)展。實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作的目標(biāo)；同時(shí)，檔案管理人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)單位的相關(guān)政策、歷史文化，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。

2.建設(shè)信息化安全防護(hù)系統(tǒng)

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要強(qiáng)化安全意識(shí)，加強(qiáng)信息化安全防護(hù)系統(tǒng)的建立；在進(jìn)行檔案管理信息軟件的使用上，構(gòu)建防火墻，對(duì)檔案的核心信息進(jìn)行保護(hù)，建立多層保護(hù)模式；對(duì)管理人員的身份進(jìn)行核實(shí)，對(duì)檔案核心數(shù)據(jù)加密保護(hù)，最大程度的保護(hù)檔案數(shù)據(jù)；另外，對(duì)于重要的資料妥善保管進(jìn)行備份，避免丟失。

3.制定檔案管理信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)及安全法規(guī)

強(qiáng)化檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)的建設(shè)，做到有法可依，有據(jù)可循。對(duì)于檔案管理中的一些違規(guī)行為進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案收集、檔案整理、檔案歸類(lèi)等檔案管理信息的系統(tǒng)化。加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。落實(shí)相關(guān)政策，首先要建立檔案信息化管理的監(jiān)督部門(mén)，對(duì)檔案信息化管理的工作流程進(jìn)行監(jiān)管、檢查，將監(jiān)督管理工作作為日常工作提上議程；接著要建立檔案管理的考核制度，進(jìn)行檔案管理工作的考核，進(jìn)行獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)管理人員的工作主觀能動(dòng)性，提高工作效率，推進(jìn)科學(xué)化檔案管理的進(jìn)程。

4.進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)的培養(yǎng)，提高管理人員的實(shí)際操作水平

檔案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人員的實(shí)際操作水平，改變管理人員的固有觀念，用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行管理，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期信息培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的信息安全意識(shí)。開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，聘任相關(guān)的專(zhuān)家，定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理的信息技術(shù)培訓(xùn)，傳授檔案信息化管理的方法和知識(shí)，提高管理人員的基本素質(zhì)。結(jié)合多種形式開(kāi)展培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)管理人員的學(xué)習(xí)興趣，以便在工作中更好的應(yīng)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)可以進(jìn)行優(yōu)秀單位檔案管理的學(xué)習(xí)活動(dòng)，吸收借鑒優(yōu)秀單位的管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

結(jié)語(yǔ)：

在提高檔案管理工作效率方面，檔案管理工作信息化起著相當(dāng)重要的作用，可保障管理工作的有序性。在實(shí)際針對(duì)檔案的管理信息制度性建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化的過(guò)程當(dāng)中，我們需要針對(duì)管理人員，信息技術(shù)的應(yīng)用水平進(jìn)行不斷提升。同時(shí)也要從監(jiān)督、檢查以及檔案管理信息化技術(shù)著手保障管理工作的信息化。在此過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展要求之間也呈現(xiàn)出一種相符合的狀態(tài)。

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