行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

劉福華

摘要：我國(guó)事業(yè)單位在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展較為迅速的形勢(shì)下也發(fā)生了變革，這些在事業(yè)單位的行政體制、結(jié)構(gòu)體系和機(jī)構(gòu)管理等方面都可以體現(xiàn)出來。想要保證行政事業(yè)單位在這種改革下可以正常的運(yùn)行發(fā)展，就一定要做好單位內(nèi)部的管理工作。檔案管理是內(nèi)部管理中的重要組成部分，其對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部管理工作有著決定性的作用。單位管理人員需要了解檔案管理工作的重要性，并在原來管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能促進(jìn)行政事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理工作；重要性；創(chuàng)新模式

一、行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

行政事業(yè)單位在運(yùn)行的過程中需要掌握單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)職能的有效落實(shí)。并在職能落實(shí)的工作中做好監(jiān)督管理工作，以此提升管理水平。行政事業(yè)單位在發(fā)展的過程中主要注重的就是對(duì)人們的服務(wù)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，不光要保證服務(wù)效率，還要保證檔案管理工作的質(zhì)量，這對(duì)單位整體管理水平的提升有著促進(jìn)作用。行政事業(yè)單位管理水平的提升是事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的前提，只有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理才能達(dá)到這一目標(biāo)。有關(guān)單位需要制定規(guī)范化的管理制度，科學(xué)設(shè)置管理內(nèi)容，對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)性的管理，才能將檔案的作用充分發(fā)揮出來。

二、目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1、重視程度不高

雖然我們國(guó)家針對(duì)檔案管理工作制定了法律法規(guī)，但是許多行政事業(yè)單位在發(fā)展的過程中并沒有嚴(yán)格貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中，對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)中重視度不高。在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，也只是敷衍了事，不了解檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性，這就無法保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不能將檔案工作的真正作用發(fā)揮出來。如果檔案工作一直保持這種狀態(tài)，就會(huì)出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，對(duì)單位未來的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。

2、檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

許多行政事業(yè)單位的檔案管理工作都忽視了基礎(chǔ)性的作業(yè)，對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中行為不規(guī)范。雖然制定了檔案管理制度，卻沒有按照制度中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，相關(guān)制度得不到有效的落實(shí)就會(huì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作中的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平得不到保證，就會(huì)出現(xiàn)檔案資料混亂、丟失、損壞的現(xiàn)象。而且行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作人員的行為也沒有進(jìn)行監(jiān)督和管理工作，檔案管理工作不符合國(guó)家的管理標(biāo)準(zhǔn)，在后續(xù)的工作中也就會(huì)引發(fā)一些列的問題。

3、檔案管理的設(shè)施比較落后

行政事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理沒有引起足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡(jiǎn)陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會(huì)影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。

4、檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位中檔案管理工作的質(zhì)量與工作人員的素質(zhì)水平有著密切的關(guān)系，目前一些單位中的工作人員，其對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的掌握比較差，綜合素質(zhì)水平有待提升，在實(shí)際工作中不能對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，而且單位的檔案管理工作人員還總出現(xiàn)崗位調(diào)動(dòng)的情況，這都會(huì)影響檔案管理工作的運(yùn)行和發(fā)展。

三、行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式思考

1、建立完善的檔案管理制度

要想保證行政事業(yè)單位中檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，則需要對(duì)檔案管理工作的規(guī)章制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善工作，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，建立一個(gè)科學(xué)、合理的管理制度，制度在制定的過程中也需要從實(shí)際落實(shí)的效果進(jìn)行考慮，保證制度的實(shí)用性和可操作性，確保其在應(yīng)用的過程中可以保證檔案工作的質(zhì)量，并將檔案的真正作用發(fā)揮出來；檔案管理制度的制定要保證對(duì)各級(jí)人員的平等約束，不光要員工的行為進(jìn)行管理，還需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人員的行為進(jìn)行約束，確保整個(gè)單位都可以嚴(yán)格按照規(guī)章制度來開展各項(xiàng)工作；也可以建立獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合工作人員的實(shí)際工作情況來進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，這樣可以對(duì)工作人員的行為起到一個(gè)約束的作用，同時(shí)也可以激發(fā)工作人員對(duì)工作的熱情。

2、重視管理工作，提升素質(zhì)水平

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，保證該項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)宣力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，讓單位員工感受到該項(xiàng)工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，提升自身的工作水平。這就需要行政事業(yè)單位重視對(duì)人才的培養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)、高水平的隊(duì)伍，做好檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，還需要結(jié)合實(shí)際的工作內(nèi)容，建立完善的考核制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的全方位管理。在這種環(huán)境下，工作人員也會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有效提升了單位整體的檔案工作質(zhì)量和管理水平。

3、信息技術(shù)的有效應(yīng)用

當(dāng)前是信息化時(shí)代，許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備都應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，已經(jīng)融入到了人們的日常生活中，為人們的生活提供了極大的便利。檔案管理工作想要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也需要將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，不但可以提升工作效率，也可以減少工作人員的壓力。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是該領(lǐng)域未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)合理應(yīng)用到檔案工作中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，將檔案資料的內(nèi)在價(jià)值充分挖掘出來，而且還可以提高檔案資料的應(yīng)用年限，其對(duì)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展有著非常重要的作用。想要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，行政事業(yè)單位中的各部門信息一定要保證精準(zhǔn)性，這樣才能保證檔案信息資料的準(zhǔn)確性；還要建立信息管理平臺(tái)，讓各部門的工作人員在進(jìn)行信息的錄入和查詢時(shí)更加方便快捷；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以各種類型的信息轉(zhuǎn)化，豐富了檔案資料的形式；在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中不斷檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案更多的服務(wù)功能開發(fā)出來，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4、做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作

行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫(kù)房選址和建造問題上，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫(kù)房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫(kù)房的門窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫(kù)房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫(kù)房看管和巡視，無關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫(kù)房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

結(jié)語(yǔ)：

檔案管理作為行政事業(yè)單位中的重要組成部分，需要積極地采取現(xiàn)代化的技術(shù)手段，給予很好的技術(shù)支持，才能使得管理上升到一定的高度，只有加強(qiáng)更進(jìn)一步的管理，才能使得管理達(dá)到一定的高度，檔案管理要注重改善方式方法，注重運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，提升工作的效率，要加強(qiáng)注重檔案管理的引入，才能使得管理走向信息化，促進(jìn)行政事業(yè)單位更快、更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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