數(shù)字時(shí)代機(jī)關(guān)電子文件檔案管理利用分析

摘 要：本文全面分析了現(xiàn)代數(shù)字化時(shí)代發(fā)展情況下，機(jī)關(guān)電子文件檔案數(shù)字化管理的利用現(xiàn)狀，并且針對性地寫明了其中存在的主要問題，有效地結(jié)合了當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代所擁有的新型觀念、新思想與新技術(shù)，提出了一體化管理模式，并提出了明確的文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)電子文件；數(shù)字化管理；檔案管理

中圖分類號(hào)：G276；TP399 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2018）08-0023-03

Abstract：In this paper，the present situation of the digital management of the electronic file archives in the modern digital era is analyzed，and the main problems in the digital management of the electronic files are described，and the new ideas，new ideas and new technologies have been effectively combined with the current digital era，and the integrated management model is put forward. And put forward a clear standard of document management.

Keywords：organ electronic documents；digital management；file management

0 引 言

伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐漸進(jìn)入到全新的數(shù)字時(shí)代。數(shù)字化管理成為了當(dāng)代電子文件及檔案記錄管理的主要形式，電子文件作為我國當(dāng)今社會(huì)各類人群在進(jìn)行管理活動(dòng)當(dāng)中的重要工具之一，其數(shù)量與記錄的形式也在不斷地增多。因此，數(shù)字時(shí)代下機(jī)關(guān)電子文件及檔案的有效管理措施及利用分析成為了目前討論最為火熱的話題。

1 電子文件檔案管理利用的現(xiàn)狀及問題

伴隨著我國現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)到來，我國各機(jī)關(guān)電子文件檔案的管理工作人員需要運(yùn)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)與法規(guī)制度也在不斷地提升當(dāng)中，各機(jī)關(guān)電子文件檔案的管理工作人員即將面臨無紙化純電子檔案數(shù)字化管理的時(shí)代。而此項(xiàng)管理技術(shù)目前還并不成熟，其中存在的主要問題有：

1.1 文檔文職機(jī)制所造成的管理效率低

行政機(jī)關(guān)的文件與檔案的管理工作分為兩條管理工作流程線，在相關(guān)工作人員進(jìn)行管理的過程當(dāng)中文件管理工作是先進(jìn)行的，該項(xiàng)管理大多數(shù)用作于相關(guān)工作人員對于辦公室與秘書機(jī)構(gòu)等進(jìn)行監(jiān)管，其主要的管理職責(zé)是為公文的正常運(yùn)轉(zhuǎn)做出一定的保障。而對于檔案的管理，則是由機(jī)關(guān)當(dāng)中檔案室的管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，其職責(zé)是全面監(jiān)管指導(dǎo)同級(jí)及上級(jí)的檔案事業(yè)管理。伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，紙質(zhì)的檔案管理時(shí)代已經(jīng)逐漸被淘汰。但是，紙質(zhì)檔案管理過程當(dāng)中無論是文件還是檔案工作的界限都較為清晰，對于相關(guān)工作人員在實(shí)際的工作當(dāng)中非常有利。但對于現(xiàn)階段的數(shù)字化管理其自身擁有著大量的電子文件，從基本的文件開始、一步步到形成發(fā)送等都處于文件管理的范圍之內(nèi)，部分檔案室仍然使用著傳統(tǒng)的管理方式、相關(guān)管理工作人員對于自身的工作主要是針對電子文件及其所相對應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，而選用的管理系統(tǒng)多數(shù)都與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)擁有著一定程度的差距，從而導(dǎo)致在實(shí)際管理工作過程當(dāng)中，檔案管理信息系統(tǒng)對于相關(guān)電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)痕跡及數(shù)據(jù)歸檔的監(jiān)管工作沒有太大的效率。[1]

1.2 電子文件歸檔容易被忽視

文件及其檔案的起草者對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案擬文與傳統(tǒng)的歸檔方式擁有著一定程度的依賴性，從而影響了自身企業(yè)電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)及歸檔工作流程等問題。相關(guān)管理工作人員在使用傳統(tǒng)的歸檔手段進(jìn)行檔案管理，產(chǎn)生電子文檔的同時(shí)，其管理工作人員對于紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行掃描歸檔，由于紙質(zhì)文件檔案擁有著一定程度的憑證作用，從而導(dǎo)致電子文件檔案歸檔容易被忽視，并且現(xiàn)擁有歸檔流程所使用的軟件硬件設(shè)備配備機(jī)制及相關(guān)的制度研究進(jìn)展的較為緩慢，在線歸檔不夠完整，管理保存工作較為薄弱。檔案部門容易忽略檔案庫中的電子文件收集以及保存和歸檔，機(jī)關(guān)各檔案室仍然使用傳統(tǒng)所相對應(yīng)的電子檔案文件及紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，從而造成了資源重復(fù)性的浪費(fèi)。

1.3 缺少檔案數(shù)字化管理的規(guī)則政策

目前為止，在我國機(jī)關(guān)電子文件管理這項(xiàng)工作落實(shí)的過程當(dāng)中，相關(guān)管理工作人員多數(shù)都在根據(jù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式進(jìn)行參考工作，同時(shí)根據(jù)自身所擁有的實(shí)際需求進(jìn)行自發(fā)、分散性較強(qiáng)的實(shí)踐性探索，其長遠(yuǎn)及全局性的管理策略不夠全面充足，自身缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃方法的指導(dǎo)，從而嚴(yán)重地滯后于時(shí)代發(fā)展與我國當(dāng)今社會(huì)的需求，在我國各個(gè)部門的電子文件檔案數(shù)字化管理這一體系當(dāng)中，其結(jié)構(gòu)、技術(shù)、功能設(shè)計(jì)都擁有著很大的不同之處，很難實(shí)現(xiàn)信息共享與信息交換這一理念，在更大的范圍當(dāng)中相關(guān)工作人員很難做到統(tǒng)一進(jìn)行管理。檔案數(shù)字化管理加工流程如圖1所示。

在電子數(shù)字化管理時(shí)代，獲取信息是各類人群最為基本的權(quán)利，信息共享是人們最為基本的需求。在我國各地政府信息公開的前提下，可以完好地實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享這一基本理念，但是由于傳統(tǒng)的封閉式理念觀點(diǎn)及管理體系不夠完整、管理機(jī)制不夠健全等各方面因素，機(jī)關(guān)對于電子檔案資源的利用率較低從而導(dǎo)致了檔案信息資源共享較差。[2]

2 電子文件檔案管理的有效利用

2.1 建立文檔一體的全程管理制度

在電子文件進(jìn)行草擬以及傳輸、辦理與歸檔以及鑒定和整理同時(shí)還包括保管等利用流程都可以經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)施，相關(guān)管理工作人員需全方位考慮文件的具體流程，從而能夠?qū)崿F(xiàn)全程統(tǒng)一協(xié)調(diào)統(tǒng)一。各個(gè)級(jí)別的機(jī)關(guān)與文件以及各種檔案管理工作崗位應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一整理，因此根據(jù)電子文件的流程進(jìn)行分別負(fù)責(zé)收發(fā)電子文件的歸檔以及進(jìn)行實(shí)施管理工作，那么在職的工作人員應(yīng)該全面接受與政府有關(guān)的公文管理機(jī)構(gòu)以及檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并且還需要由相關(guān)工作人員進(jìn)行工作考察以及培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在進(jìn)行管理電子文件的同時(shí)會(huì)有長期保存價(jià)值的電子文件根據(jù)電子檔案的具體管理規(guī)定來嚴(yán)格進(jìn)行管理與保存；在一定條件下還可以創(chuàng)建與信息技術(shù)管理工作人員預(yù)計(jì)檔案管理工作人員，還有業(yè)務(wù)部管理工作人員來構(gòu)成“集中—分散”協(xié)同模式的組織機(jī)構(gòu)。各個(gè)級(jí)別以及各個(gè)部門的檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一管理文件以及檔案事務(wù)，從實(shí)質(zhì)上進(jìn)行制定電子文件整體管理有關(guān)的基本政策以及標(biāo)準(zhǔn)制度，針對電子文件在保存階段中進(jìn)行有效合理的管理。除此之外，一部分人提出創(chuàng)建區(qū)域式的電子文件管理基地，和機(jī)關(guān)部門相互結(jié)合，由此負(fù)責(zé)進(jìn)行研究與追查以及長期保存電子文件與檔案管理，給機(jī)關(guān)單位各個(gè)級(jí)別以及部門電子文件管理帶來了一個(gè)新的發(fā)展思路。

2.2 電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔

在現(xiàn)階段與政務(wù)相關(guān)的企業(yè)進(jìn)行辦公的OA系統(tǒng)推行得相對比較快的機(jī)關(guān)除了密件以及根據(jù)密件進(jìn)行管理的文件以外，其他的一般都是根據(jù)電子文件的模式經(jīng)過辦公系統(tǒng)來運(yùn)行。然而，從國際上的一些國家進(jìn)行分析以及探索來講，單套形式的歸檔已經(jīng)占據(jù)了主導(dǎo)地位?？墒且M(jìn)一步地促進(jìn)檔案歸檔制度，還面臨著電子文件能否長期穩(wěn)定的保存，在這方面的科學(xué)專業(yè)技術(shù)問題以及信息資源的安全隱患，同時(shí)還包括傳統(tǒng)形式的認(rèn)定等相關(guān)問題，還需要與具體實(shí)踐工作相互結(jié)合，以紙質(zhì)文件歸檔的電子制度，進(jìn)行歸檔以及查詢等工作都需要運(yùn)用電子檔案為先，紙質(zhì)形式的歸檔起到輔助作用。[3]

2.3 提升管理系統(tǒng)規(guī)劃

檔案文化的創(chuàng)建是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不能分開進(jìn)行，因此要進(jìn)一步制定相對比較詳細(xì)的系統(tǒng)規(guī)劃，不僅需要有計(jì)劃，同時(shí)還要有步驟。基層檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)部門以及有關(guān)管理機(jī)構(gòu)，需要從實(shí)質(zhì)上結(jié)合基層檔案的具體實(shí)踐工作，繼承以及借鑒民族和國際先進(jìn)的檔案管理文化創(chuàng)建經(jīng)驗(yàn)，建立與健全電子文件檔案管理制度。系統(tǒng)完善的電子文件檔案管理制度是各個(gè)部門電子文件檔案管理工作規(guī)范開展的基礎(chǔ)，因此各個(gè)部門必須要進(jìn)一步建立與健全電子文件檔案管理制度，只有這樣，才能有效促進(jìn)電子文件檔案管理工作的順利開展。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多部門的電子文件檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，在很大程度上影響了電子文件檔案管理的質(zhì)量。例如很多部門缺乏專業(yè)的電子文件檔案管理人才，部門的電子檔案文件管理工作只是由部門內(nèi)部的其他人員來兼職，但是這些人員的技能素質(zhì)無法滿足現(xiàn)代化電子文件檔案管理的要求，在很大程度上影響了電子文件檔案管理工作的質(zhì)量。一方面，要進(jìn)一步完善電子文件管理責(zé)任制度，將部門電子文件管理責(zé)任落實(shí)到各位職工，有效防止電子文件檔案管理工作中相互推諉責(zé)任現(xiàn)象的出現(xiàn)，進(jìn)而有效提高電子文件檔案管理水平。另一方面，各個(gè)部門還必須要建立電子文件檔案管理監(jiān)督制度，組織專門的人員負(fù)責(zé)監(jiān)督電子文件檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件檔案管理中的不足，并且及時(shí)采取解決措施。同時(shí)，提高其他文化事業(yè)管理部門之間的具體合作，從根本上廣泛征集與收藏，整理出反映地方發(fā)展歷史以及文化特色的檔案，進(jìn)行編輯與研究精品化，充分發(fā)揮文化的具體功能，提高檔案的文化品味，從實(shí)質(zhì)上體現(xiàn)社會(huì)化與服務(wù)化的特點(diǎn)使其更加簡潔便利。[4]

3 結(jié) 論

綜上所述，伴隨著我國現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，相關(guān)信息化的管理技術(shù)也在如此情形下不斷地被推進(jìn)發(fā)展，電子文件檔案也進(jìn)入到人們的日常生活當(dāng)中，并且逐漸被重視起來，但由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化較多，相關(guān)工作人員的文件檔案數(shù)字化管理工作也被提出了更高的要求。檔案數(shù)字化管理建設(shè)的過程當(dāng)中，相關(guān)工作人員要全面地考慮到其中存在的問題并且針對其問題提出相應(yīng)的解決措施，必須主動(dòng)加強(qiáng)對于檔案數(shù)字化的管理，只有這樣才能夠?qū)﹄娮游募n案的安全程度做出一定的保障。同時(shí)，相關(guān)單位也要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)與定期考核培訓(xùn)，不斷完善檔案管理制度，只有這樣才能夠有效地提高電子文件檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 董文弢.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)研究——以蘇州市機(jī)關(guān)文檔管理中心為例 [J].中國檔案，2017（11）：44-45.

[2] 趙淑梅.數(shù)字時(shí)代我國檔案保護(hù)技術(shù)發(fā)展趨勢——基于1987-2015年國家檔案局優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)的統(tǒng)計(jì)分析 [J].檔案學(xué)通訊，2017（2）：72-76.

[3] 丁德勝.數(shù)字檔案室在檔案信息化建設(shè)中的價(jià)值與前景——從機(jī)關(guān)角度探討電子文件/電子檔案管理權(quán)責(zé)、思路與方法 [J].中國檔案，2018（2）：30-33.

[4] 蔣幼林.數(shù)字時(shí)代背景之下供電企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的過程中應(yīng)當(dāng)注意到的問題 [J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（8）：285.

作者簡介：馮治霞（1970.07-），女，漢族，河南鶴壁人，檔案助理，畢業(yè)于中共中央市委黨校，本科。研究方向：檔案管理。