強(qiáng)化檔案意識完善檔案管理工作的實(shí)踐策略

宋光鑫 孫小虎

摘要：城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的珍貴資源，也是城市建設(shè)發(fā)展的切實(shí)記載。隨著城建事業(yè)的快速發(fā)展，城建檔案管理也出現(xiàn)了很多需要解決的問題。本文結(jié)合城建檔案管理的現(xiàn)狀，探析現(xiàn)在檔案管理存在的問題，并提出詳細(xì)的方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；檔案管理；信息化

城建檔案管理還存在很多需要處理的問題，以至于現(xiàn)在城建檔案的管理處于不利的境地。城建檔案管理的問題，關(guān)鍵是因?yàn)楝F(xiàn)在檔案管理制度不健全、城建檔案管理的信息化不強(qiáng)以及城建檔案管理工作不標(biāo)準(zhǔn)。

一、城建檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理法制建設(shè)不健全

檔案管理制度不夠健全，造成了城建檔案管理的局面不利。在城建檔案管理上，城建檔案管理制度需要進(jìn)一步完善，檔案管理制度的不健全嚴(yán)重制約城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年 1 月 1 日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實(shí)施，在法律條款上為城建檔案工作提供了幫助，擴(kuò)大了城建檔案的服務(wù)區(qū)域。例如，城市鄉(xiāng)村都包含在了城建檔案的服務(wù)內(nèi)，只不過相對應(yīng)的詳細(xì)細(xì)節(jié)問題還沒有制定和完善。此外，城建檔案管理人員的法律認(rèn)知不高，造成了城建檔案使用用途發(fā)展過慢，也讓城建檔案管理的制度不完善。

（二）城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。詳細(xì)分析，造成城建檔案管理信息化薄弱的原因主要有：首先，城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念需要改變。在城建檔案管理信息化的建設(shè)中，由于管理員工對信息化的認(rèn)知不夠，造成了在城建檔案管理上沒有有效使用信息化的能力，對信息化城建檔案的管理工作造成了不良影響；其次，城建檔案管理信息化的設(shè)備使用較少。在城建檔案管理工作上，由于信息化建設(shè)所需要的硬件投入不夠，造成城建檔案管理的設(shè)備落后；此外，城建檔案管理所使用的軟件開發(fā)時間太久。對城建檔案管理的信息化建設(shè)來說，使用的軟件是不可或缺的一項(xiàng)，現(xiàn)在的城建檔案管理所使用的軟件已不能達(dá)到現(xiàn)在檔案管理的需求。

（三）城建檔案管理工作不規(guī)范

在城建檔案管理上，城建檔案管理工作不標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集時，來自的地方不一致。在城建檔案管理的工作中，檔案材料的收集部分還不夠完善。同時，在管理資料上，專業(yè)部門里面收集的檔案多一點(diǎn)，外面的收集比較少，所以檔案資料會出現(xiàn)漏掉、沒有收集的現(xiàn)象。在檔案文件管理部分，城建檔案工作也有很多不合理的部分。只會一味收集，不會更有效的管理這些資料，造成檔案管理的人力物力浪費(fèi)。所以，必須要加強(qiáng)城建檔案管理

二、完善強(qiáng)化檔案管理

（一）穩(wěn)定城建檔案管理制度

城建的檔案管理是一個非常重要的技術(shù)型管理工作，各工作涉及很多方面，各個管理領(lǐng)導(dǎo)人員都要重視這個工作，讓城建的檔案管理工作能夠標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)、科學(xué)。中國城建檔案工作的發(fā)展是基于城市建設(shè)的發(fā)展，并且城建事業(yè)也依賴于城建檔案的發(fā)展，與城建檔案一起發(fā)展?，F(xiàn)在和以后的很長一些時間，中國的城建檔案工作需要保證和穩(wěn)定現(xiàn)在的管理職務(wù)，然后再更好的強(qiáng)化城建檔案制度的建立，完善城建檔案工作部門，鞏固城建檔案工作團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化城建檔案工作的專業(yè)技術(shù)能力，盡力提升城建檔案工作的現(xiàn)代化管理能力，為城市的建設(shè)與社會發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）優(yōu)化城建檔案管理方法

如今，現(xiàn)在是信息時代，檔案管理工作也與時俱進(jìn)，使用信息化管理。隨著信息技術(shù)在城市建設(shè)與管理活動上的普及，城建文件已經(jīng)從老舊的紙張資料變成了信息化文件，檔案管理也從實(shí)體檔案變成了數(shù)字檔案，在檔案管理的方法上也不只是單純收集、歸檔、保管了，變成了利用信息資源的管理來分析得到的資源原始的數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)化的出現(xiàn)也取代了以往面對面的服務(wù)。所以，用老舊的記載方式的管理檔案的方法已不能滿足現(xiàn)代城建檔案工作的發(fā)展和城建的發(fā)展需求，一定要快速促進(jìn)檔案管理從舊有的方式向科技型方式轉(zhuǎn)化。我們一定要加強(qiáng)自身的科技觀點(diǎn)，重視檔案的信息化管理，著重使用現(xiàn)代信息化技術(shù)，改變老舊的工作方式與載體方式，整體提升檔案管理的技術(shù)能力。詳細(xì)的工作要利用數(shù)字信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案部門、數(shù)字檔案館以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)，主動推進(jìn)檔案管理方式的改革創(chuàng)新。

（三）強(qiáng)化城建檔案服務(wù)功能

檔案管理要使用、參考原有的檔案，促進(jìn)城市的發(fā)展以及人們生活的方便。強(qiáng)化城建檔案網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建，成立更加標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案目錄中心，利用電腦網(wǎng)絡(luò)目錄中心，讓城建檔案中不同部門以及不同的管理人員都可以盡快了解館內(nèi)的工作信息、城建檔案信息和城建工作信息等，從而能夠給城建檔案館的工作提供參考意見，給城市建設(shè)供應(yīng)更有效的信息咨詢服務(wù)。城建檔案館要把城建檔案資料的宣揚(yáng)當(dāng)作主要職責(zé)，把重要的精神用在社會溝通上，能夠讓社會上的人們使用城建檔案，讓檔案資料能夠運(yùn)用在實(shí)際的生活中，強(qiáng)化檔案作用。比如，利用成立“城建檔案信息咨詢交流網(wǎng)絡(luò)”等方式，把城建檔案涉及的部分連接起來，經(jīng)過管理部門之間、管理人員之間的定期溝通交流的方式，強(qiáng)化相互之間的工作聯(lián)系、資料交流，促進(jìn)城建檔案的資料使用。

（四）提高城建檔案人員的素質(zhì)

檔案管理人員不僅要了解城市建設(shè)的知識，還要了解檔案管理的知識；不僅要擁有檔案管理需要的基本知識，還要熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)和先進(jìn)優(yōu)秀的管理技術(shù)，并要擁有通盤籌劃、細(xì)心耐心、勇于創(chuàng)新的品質(zhì)。所以，城建檔案部門要快速習(xí)慣現(xiàn)代時期的需求，重視政治理論知識以及業(yè)務(wù)知識與技術(shù)能力等部分的學(xué)習(xí)，要提升自己主動去學(xué)習(xí)的能力、更加有效的去學(xué)習(xí)以及堅(jiān)持學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，成立學(xué)習(xí)類的檔案管理團(tuán)隊(duì)。堅(jiān)持“人才是第一資源”的理念，努力成立科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才團(tuán)隊(duì)，為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。

三、結(jié)語

城建檔案管理是一個綜合的系統(tǒng)項(xiàng)目，擁有長期與復(fù)雜的特點(diǎn)。中國的城建檔案管理工作和城建檔案管理制度不可分割。在進(jìn)行城建檔案管理工作時，要完善城建檔案管理制度建設(shè)、健全城建檔案的信息化管理、規(guī)范城建檔案管理整理工作，不斷探索更有效的城建檔案管理方式，更好地推動城建檔案管理能力的提升，從而促進(jìn)城建檔案管理工作的開展。

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