信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的策略研究

王保洋 王萃

摘要：城建檔案是一種重要信息資源，做好城建檔案工作的最終目的在于利用城建檔案信息服務于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理。其重要性正在得到實踐，只有搞活城建檔案工作，提高城建檔案信息資源利用率，將服務的重點放在社會各方面的需求上來，才能滿足城市建設發(fā)展的需求。本文首先概述了當前我國利用城建檔案的狀況，進而提出了信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的幾條有效策略。

關鍵詞：城建檔案；利用；信息化

城建檔案記錄著城市建設發(fā)展的全過程，是進行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理工作的重要基礎資料。隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，城市建設日新月異，形成的城建檔案不斷增多，社會各界利用城建檔案的也越來越多，這給城建檔案館的工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何在新形勢下應用現(xiàn)代科學技術管理和利用好城建檔案，讓城建檔案有效地為社會服務，這就是擺在檔案工作者面前的新課題。

一、當前我國利用城建檔案的狀況

（一）利用城建檔案已由單一化向多樣化延伸

目前，社會各界利用城建檔案已呈多樣化、多層次化趨勢，一是為城市建設、規(guī)劃提供詳細數(shù)據(jù)、為領導決策提供可靠依據(jù)。二是為工程項目中的建設、施工、監(jiān)理提供質(zhì)量保障的查詢。三是為城市地下管線開挖單位提供原始數(shù)據(jù)。四是為施工企業(yè)申報資質(zhì)提交資料查詢。五是為業(yè)主進行房屋買賣、房屋裝修、房屋維權(quán)等提供原始圖紙或數(shù)據(jù)等。

（二）城建檔案開發(fā)利用中存在的主要問題

城建檔案館原接收的建設用地、規(guī)劃審批、工程設計方案和報建、工程驗收等檔案資料還停留在原始的整理、保管上，缺乏信息觀，在管理體制和工作機制方面未能適應快速發(fā)展的城市建設需要，面對城建檔案利用現(xiàn)狀工作存在諸多不利因素。

一是公民對于利用城建檔案解決問題的認識比較淡薄，對城建檔案館的性質(zhì)、工作不十分清楚，檔案的價值作用了解甚少。因此，公民缺乏利用城建檔案解決問題的積極性。二是城建檔案館的館藏檔案不夠豐富，類型目錄不齊全，建設工程檔案類量多，市政設施、道路、橋梁方面的檔案較少，地下管線檔案就更缺乏。檔案載體以紙質(zhì)為主，聲像檔案甚少。這些都直接影響了當今城建檔案利用者的需求。三是服務的質(zhì)量和方式也影響著城建檔案的利用。如傳統(tǒng)的手工檢索方法，缺乏用現(xiàn)代信息技術管理檔案，就會直接影響著城建檔案的利用率。缺乏高素質(zhì)和掌握現(xiàn)代信息技術的檔案管理員，也對檔案利用有一定的制約。

二、信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的策略

（一）要加強城建檔案利用工作的基礎建設

一是加快電子檔案收集管理步伐。隨著信息技術和電子政務的發(fā)展，電子檔案將是館藏數(shù)字城建檔案信息新的主要來源。根據(jù)電子檔案管理要求，實現(xiàn)電子檔案管理的高效化，設計開發(fā)或改造原有辦公自動化系統(tǒng)，為電子檔案形成、積累、整理、歸檔提供平臺。二是加快現(xiàn)有館藏城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設，積極推進對一些重要內(nèi)容、利用頻率高的檔案資源的數(shù)字化進程，加強對重要檔案的保護，以提高城建檔案利用效率。

（二）規(guī)范城建檔案的管理

一是做好城建檔案資料的收集工作。收集資料是開展城建檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，收集工作做得好壞直接影響著城建檔案的開發(fā)與利用，收集工作的一個基本要求就是必須做到檔案資料完整齊全。另一個是多精得當。所謂多，是指檔案名稱類型齊全、載體多樣；所謂精，是指室藏檔案要有保存價值，皆是精品。二是做好城建檔案的整理、鑒定工作。整理工作具有承上啟下的作用，在此項工作中，檔案人員必須要熟練地掌握和運用城建檔案的分類方法和分類原則，鑒定準確，統(tǒng)計全面，做到仔細認真、精益求精，以便保證今后檔案利用工作中的查全率、查準率。三是做好城建檔案的保管工作。城建檔案的保管工作是檔案收集、整理（鑒定、統(tǒng)計）和利用工作的橋梁和紐帶，檔案資料保管的質(zhì)量直接影響到城建檔案的壽命及利用效率和效益，保管工作中的一點點疏忽和粗心大意都將給經(jīng)營管理和經(jīng)濟建設帶來不可估量的損失，反之會給單位和部門增加效益。

（三）分析和掌握利用者的心理做好城建檔案利用工作

利用是城建檔案工作的根本目的和主要任務，更是服務于社會的直接體現(xiàn)。要搞好城建檔案的利用工作，除了檔案人員的努力工作外，在很大程度上取決于對利用者的了解。如果檔案人員不了解利用者，特別是不了解他們的心理狀況，檔案利用工作就很難取得好的成效。所謂利用者的心理狀況，就是利用者在利用檔案的全過程所產(chǎn)生的情感、意志和表現(xiàn)出的心理特征，它是因時而易、因事而變、因人而異的復雜的心理狀態(tài)。針對利用者不同的心理，檔案管理人員必須深入細致地了解查檔者的心理需求，掌握利用者的心理，才能使城建檔案利用工作滿足利用者的需求，收到事半功倍的效果。

（四）變被動為主動，積極創(chuàng)造條件為各方面提供服務

城建檔案的利用率越高，就越體現(xiàn)其價值，發(fā)揮的作用也就越大，人們對城建檔案的認識就會加強，從而促進檔案資源的開發(fā)利用。因此，檔案工作人員要跳出以往保守的思維，積極創(chuàng)造條件，主動提供服務。在新的形勢下檔案工作者應迅速實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，不能僅僅滿足于開發(fā)原始檔案，要將綜合整理的城建檔案信息加工成“產(chǎn)品”為社會服務。

（五）做好城建檔案利用的信息反饋工作

信息反饋的收集是提高城建檔案利用效率的一項非常重要的工作。檔案工作人員可以對利用者采用書面或電話等方式收集反饋信息，或與有關單位和人員建立信息互動關系，及時掌握利用工作中出現(xiàn)的新問題新動向、需要充實完善的館藏資料和館藏資料利用價值挖掘開發(fā)等信息內(nèi)容，借以進行研究和探索城建檔案利用工作的規(guī)律，以便更好地改進城建檔案利用工作，不斷提高檔案利用效率。

三、結(jié)語

城建檔案利用，是檔案工作中的立足點和最終歸宿，是檔案工作的根本目的。城建檔案的收集和整理、鑒定、編目、保管等各項基礎工作都要體現(xiàn)和貫穿利用這一思想，善于運用利用觀點來處理各項基礎業(yè)務工作，充分發(fā)揮城建檔案的經(jīng)濟效益和社會效益，勇于探索，讓城建檔案有效地為社會服務。

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