城建檔案的電子信息化管理問題探析

仝純 王保洋

摘要：隨著現代經濟的不斷發(fā)展與城市化進程的加快，城市建設成為現代社會建設的重要組成部分。城建檔案實際就是城市建設相關活動的真實記錄，在發(fā)展中，需要對檔案進行分析與核實，從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而，目前很多市政府都沒有認識到城建檔案管理的重要性，只是單純的將其作為資料保存檔案館，而且多數檔案保存都基本等于封存。在城市的發(fā)展與建設過程中，基本上不會對這部分檔案進行利用，這就使得檔案信息無用化嚴重。同在我國傳統(tǒng)的城建檔案管理上，其管理理念與方式落后，有效信息不能及時提取與整合，自然也就無法對之進行利用。在當前社會發(fā)展下，人們開始認識到檔案利用的重要性。且檔案管理理念與方式也趨于現代化，電子信息化管理在城建檔案的保存中運用相對普及。文章針對城建檔案的內涵與特點進行概述，并就城建檔案的作用加以明確，從側面烘托出城建檔案電子信息化管理的重要性，就其實現過程中存在的不足加以明確，提出解決措施，希望能夠為我國城市建設的檔案保存與利用作出一定的貢獻，而促進城市建設的現代化發(fā)展。

關鍵詞：城建檔案；電子信息化管理；現狀；策略

城建檔案是城市在建設中所形成的檔案資料，其中既包含記錄性文件也包含一系列合同與規(guī)章。對城建檔案的管理能有效地提高其城市建設中的資料參考，從而確保其在發(fā)展中的一些決策符合城市現狀。而現代社會科學技術的不斷發(fā)展，使得檔案管理也趨于現代化，城建檔案電子信息化管理模式逐漸引起社會各界的關注。受到傳統(tǒng)檔案管理的限制，城建檔案電子信息化管理的實現在多個方面均存在問題。使得其管理的秩序與安全有所缺損。為進一步實現城建檔案的保存與利用，必須就其電子信息化管理的實現進行研究，對其中不足加以彌補，從而促進檔案管理質量提升，更好的為社會服務。

一、城建檔案電子信息化管理的必然性

城建檔案對于一個城市的發(fā)展具有十分重要的作用，而城建檔案的特點決定了其管理工作的開展難度大，且內容復雜多樣化。因為傳統(tǒng)的管理形式很容易出現偏差。隨著現代化科學技術的發(fā)展，人們逐漸意識到信息化管理技術在檔案管理中的優(yōu)勢，從而開始在城建檔案管理中引入電子信息化管理，希望能夠實現其管理的高效性與資源利用的最大化，為城市建設提供積極作用。

二、城建檔案電子信息化管理的應用特點

（一）存儲形式的多元化

在城市建設的過程中，其存在著多種合同或者文件，城市的穩(wěn)定發(fā)展與相關部門的運行都具有十分重要的作用。而在傳統(tǒng)的檔案管理中，多是對實體資料進行收集，并且以文件夾等形式，將其進行保存。這種儲存形式相對單一，且受到破壞的可能性較高。同時，實體化的資料一旦保存的時間過長，就很容易被侵蝕，從而存在檔案丟失的可能。而電子信息化管理技術，其打破了這種單一的存儲形式。利用云計算、計算機技術、信息化技術等，優(yōu)化城建檔案的存儲，使得其保存方式多樣化。在整個檔案的存儲過程中，其不僅具有實體還有數據庫。就算數據庫或者實體檔案丟失，其整體檔案依舊存在。

（二）信息處理的準確性與及時性

檔案不是單純的信息收存，而是發(fā)展記錄。其中包含了城市發(fā)展中的一些規(guī)章制度與發(fā)展方案。也就是說，城建的檔案其中不乏一些可用的信息。然而，城建檔案本身的信息具有內容多、種類豐富等特點，如果使用者要從整個檔案中去尋找可用信息，其尋找的難度較大，且獲取的信息可使用性較小，且浪費時間。電子信息化管理其本身是以一個系統(tǒng)存在，在檔案錄入后，其系統(tǒng)中的數據處理模塊就會對城建檔案中的信息進行歸類，并對其中的一些有用信息進行自我歸檔。在城建檔案運用的過程中，使用者只需要進行對應的搜索，便可以獲得有用的檔案資源。這就打破了傳統(tǒng)檔案利用的費時費力現象，從而實現了檔案利用的高效性。

（三）檔案信息的共享性

在我國當前存在的城建檔案管理，多是以實體管理為主，也就是這種管理模式的信息支撐范圍有限。而一般來說，城建檔案信息也多是對本城市的發(fā)展有用。然而，在城市化進程不斷加快的景下，越來越多的城市在建設中借鑒其他城市的發(fā)展經驗，以期望能夠實現其發(fā)展最佳化。因此，其需要對城建檔案中的信息進行了解。但是，實體化的城建檔案管理模式，其無法實現信息共享，自然在檔案的傳播與利用上，就會有一定的主體限制。城建檔案電子信息化管理的提出，有效地打破了城建檔案的地域限制，其會創(chuàng)建對應的網絡系統(tǒng)，從而使得信息具有共享平臺。

三、城建檔案電子信息化管理不足與對策

（一）城建檔案管理重視度

目前，我國多數城市在建設的過程中，都沒能正確的認識城建檔案電子信息化管理的重要性，使得其在相關工作的安排上，缺乏對這部分的人員配置與工作設定。這就使得城建檔案管理在落實上存在明顯的不足。針對該種問題，城建相關部門必須要正確的認識到其在城建工作中形成的檔案與資料對于后續(xù)工作實施的重要性，端正相關部門對城建檔案的認知，從而方能確保其在各項資源的配置上，符合城建檔案電子信息化管理的基本要求。

（二）城建檔案管理理念

城建所涉及的部門較多，這就使得城建檔案管理的復雜性較強。而在當前的城建檔案管理中，其仍舊沿用最為傳統(tǒng)的一些管理理念，也就是沒有明確的將城建檔案與傳統(tǒng)檔案區(qū)分開來。自然，在相關制度的制定與落實上，也缺乏對應的適用性。尤其是電子信息化管理策略提出以后，傳統(tǒng)管理理念基本上無法使用。針對該種現象，必須要對城建檔案管理理念進行更新。在電子信息化檔案管理的推進過程中，對應的檔案管理人員需要充分認識到檔案管理的價值，并且將檔案管理的環(huán)境與以往環(huán)境進行對比，以保證其管理理念的更新。

（三）城建檔案管理人員素質

電子信息化檔案管理對于管理者的素質要求相對較高，無論是在檔案管理人員的管理知識上，還是在相應設備的操作上，傳統(tǒng)的檔案管理人員基本上都無法適用。這就使得電子信息化城建檔案管理的實現存在一定的缺失。對此，市政部門可以創(chuàng)設對應的培訓機構，針對所有城建部門的檔案管理人員進行電子信息化檔案管理知識與技能的培訓。涉及城建檔案管理理念的更新問題，也必須要以人員為基礎，從而使得管理人員素質得到根本性提升，在整個管理過程中無論是操作能力還是管理意識都有所加強。

（四）城建檔案管理設備

城建部門較多，城建檔案分布也相對較散，而不同的城建部門，其基礎條件不同。對于其城建檔案的管理要求與管理配置也存在一定的差異。城建檔案電子信息化的提出，于很多城建單位而言，基本上沒有對應的硬件設備作為保障，在實現上也存在一定的缺失。針對該種現象，可以適當的針對各個城建部門的檔案管理設備進行了解，并且適當的對其進行資源的統(tǒng)籌，使得城建檔案管理設備相對而言能夠區(qū)域平均化，保證城建檔案管理水平提升。

（五）城建信息查詢系統(tǒng)

目前，多數城建部門的城建檔案都只是對內開放，而相關單位需要對其信息進行使用時，基本上無法查詢，這就會使得越來越多的部門無法認識到城建檔案管理的有效性。在城建檔案電子信息化管理實現的背景下，可以創(chuàng)設對應的城建信息查詢系統(tǒng)，使得區(qū)域內的城建信息都能夠在該平臺上查詢，為城建檔案管理的作用進行證明，使得城市建設中的各個部分都能夠及時的獲取信息并將其作為參考，從而促進城建質量，推動現代化城市建設的進程。

四、結束語

城建是一個綜合性的名詞，其中包含的內容相對較多，城建單位也相對廣泛，且類型多樣化，這些因素使得城建檔案管理難度較大，管理內容較多。而傳統(tǒng)的城建檔案管理忽略了其檔案性質與特點，在管理時，沒有對其后期的利用價值加以重視，使得其管理存在較強的片面性。城建檔案電子信息化管理是檔案管理發(fā)展到一定程度的必然趨勢，因此，必須要就城建檔案電子信息化管理的實現進行研究。希望能夠有效地利用電子信息化技術，使得我國檔案管理人員素質提升，檔案利用效率提高，為城建部門管理工作提供更為有利的參考。

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