新時期檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)探討

張廷勇 朱松泉

【摘要】：本文圍繞新時期檢查機關(guān)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)議題進行了探討，概述了檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)容，分析了檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)與利用的現(xiàn)狀，論述了新時期加強檢查機關(guān)檔案信息化建設(shè)的有效建議和積極對策，供相關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】：檢查機關(guān) 檔案管理 信息化

1引言

黨的十八大以來，我國的檔案事業(yè)取得了巨大的進展，不僅體現(xiàn)在檔案館的建筑面積越來越大，已經(jīng)超過了800萬平方米，同時也體現(xiàn)在檔案館的館藏數(shù)量明顯增加，超過了6.5億卷。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會已經(jīng)從互聯(lián)網(wǎng)時代開始進入到數(shù)據(jù)時代。對于檔案管理工作來說，為了更好地適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的要求，必須加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化技術(shù)為核心的現(xiàn)代化檔案管理體系。

2檔案現(xiàn)代化管理概述

檔案現(xiàn)代化管理主要指的是基于現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機技術(shù)等發(fā)展起來的一種新型的檔案管理手段。檔案的現(xiàn)代化管理體系不僅包含檔案管理的自動化，如自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計、自動借閱、自動管理等等；同時還包含檔案信息的多元化，檔案信息傳輸?shù)谋憬莼瑱n案信息存儲的大容量化，檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息管理的有序化等等。檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施和管理手段的應(yīng)用，不僅大大提高了檔案的管理質(zhì)量和管理效率，同時有效降低了人員的工作量和機構(gòu)的運營成本，因而得到了機關(guān)及企業(yè)的迅速普及應(yīng)用。

3檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)與利用現(xiàn)狀

檢察機關(guān)的檔案管理工作對于檢察機關(guān)的日常開展工作，總結(jié)經(jīng)驗以及理論研究具有十分重要的作用，加快促進檔案的信息化建設(shè)不僅使檔案管理工作水平的提升，同時也是檢察機關(guān)整體管理水平的重要體現(xiàn)。目前，在檢察機關(guān)的檔案信息化建設(shè)過程中，仍然還有一些問題或不足。

一是檔案信息化管理的設(shè)備設(shè)施不完善。部分檢查機關(guān)的檔案管理設(shè)施還并不能滿足現(xiàn)代信息化管理的要求，在配套設(shè)施上還需要進一步完善，尤其是一些陳舊的設(shè)備需要加快改造升級。

二是檔案信息化管理制度需要加快修正和補充完善。對于現(xiàn)代信息化管理來說，管理的流程及工作內(nèi)容都與傳統(tǒng)的檔案管理流程和內(nèi)容有所差別，而部分檢察機關(guān)的檔案信息化管理制度還剛剛建立，很多內(nèi)容細則不夠完善，在科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性方面還有待優(yōu)化。

三是檔案的信息化數(shù)據(jù)管理的安全性還不夠。隨著數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案資料也從傳統(tǒng)的庫房文檔中逐漸轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。而網(wǎng)絡(luò)的安全性直接決定了檔案資料的安全性。目前進一步強化檔案資料的安全性和保密性管理是檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)工作中需要加緊強化的地方。

四是檔案管理工作人員對相關(guān)的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)掌握理解不深，實操技能有待提升。檔案管理工作人員的管理理念仍舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理理念中，對于現(xiàn)代管理新理念、新技術(shù)、新設(shè)備接受能力不強，學(xué)習(xí)動力不足，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)過程中，各項管理工作推進緩慢，開展和實施效果不夠理想。

這些問題都需要檢察機關(guān)檔案管理部門及工作人員正視，積極采取措施來改善和優(yōu)化。

4新時期加強檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)的有效對策

（一）做好檔案信息化建設(shè)的短中長期規(guī)劃

對于檢察機關(guān)的檔案信息化建設(shè)而言，該工作并不是一蹴而就的，而是一項長期的不斷優(yōu)化的系統(tǒng)性工作。為此，檔案管理部門必須根據(jù)檢察機關(guān)的實際情況做好檔案信息化建設(shè)的短中長期規(guī)劃方案，并以此來分步驟有條理的實施完成。通過軟硬件的完善升級，原有庫存檔案的信息化數(shù)據(jù)化，完善檔案信息化的管理流程，加快信息化檔案的利用共享，逐漸形成檔案信息化管理越來越完善的體系，實現(xiàn)最終的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入

檔案信息化建設(shè)過程中，不論是管理人員的補充，還是檔案信息化設(shè)備及軟件的改善升級，都需要資金的支持。因此檢查機關(guān)應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，應(yīng)根據(jù)檔案信息化管理的要求，將一些陳舊的檔案管理設(shè)施進行改造升級，采用先進的檔案管理軟件，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。另一方面，應(yīng)該及時針對現(xiàn)代信息化檔案管理的崗位要求，從社會上吸收一些年輕的優(yōu)秀人才，納入到檔案信息化建設(shè)及管理工作中，為檔案信息化建設(shè)和管理工作配備充足的人力資源。通過軟硬件設(shè)施以及人員的儲備，保障檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)和后續(xù)的管理工作能夠順利有效的開展。

（三）強化提升信息化檔案的安全性

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的最大區(qū)別在于檔案的管理模式發(fā)生了根本改變，即從紙質(zhì)的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變成電子化的檔案管理模式。而在電子化的檔案管理過程中，檔案的安全性和保密性也面臨更大的挑戰(zhàn)，信息網(wǎng)絡(luò)一方面建立了更多的連接，提高了檔案管理的效率，另一方面也因為連接的廣泛性和便捷性為檔案的安全性埋下了更多的危險隱患。為提高信息化檔案的安全性，管理部門應(yīng)制定嚴(yán)謹?shù)臋n案保密制度，檔案安全管理制度，責(zé)任問究制度，形成較完善的管理制度體系，規(guī)范工作人員的行為。另外，應(yīng)配合自動監(jiān)控設(shè)備，全面提升檔案設(shè)施和檔案資料的監(jiān)管覆蓋度，避免出現(xiàn)檔案安全監(jiān)管的漏洞。

（四）提高檔案工作人員的信息化管理技術(shù)水平

由于很多在崗的檔案工作人員長期以來都是以傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式來進行檔案管理工作的，對于一些新的檔案管理技術(shù)，尤其是應(yīng)用操作技術(shù)不熟悉。作為檔案管理部門應(yīng)重點對這部分工作人員進行培訓(xùn)，針對管理理念、業(yè)務(wù)流程、實操技能等進行專業(yè)培訓(xùn)，同時配合崗位的實際績效考核，盡快提升檔案工作隊伍的整體技能和素質(zhì)，保障檔案信息化建設(shè)的實施進度和實施效果。

5結(jié)語

我國的檔案信息化建設(shè)進程正在不斷加快，在這一形勢下，檢查機關(guān)也應(yīng)及時跟上步伐，深入學(xué)習(xí)和貫徹《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，通過采取更加優(yōu)化的策略來進一步強化和提升檢查機關(guān)檔案信息化建設(shè)的水平，為檔案信息資源的開發(fā)、利用、共享創(chuàng)造積極條件，使檢查機關(guān)檔案資源能夠發(fā)揮出更多的社會效能。

【參考文獻】

【1】新時期基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對策分析，賈海娜，《卷宗》，2016（8）

【2】廣東省東菀市人民檢察院·檢察機關(guān)檔案工作的研究，廣東省東菀市人民檢察院辦公室課題組，《中國檢查管》，2012（10）