探討文書檔案管理中存在的問題與相應(yīng)措施

卜旭濤

摘要：隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電腦的普及以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)如今的文書檔案管理工作在各大單位管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，怎樣實現(xiàn)對文書檔案管理工作的有效提升成了目前各個單位管理工作中的一個熱點話題。鑒于此，本文先對文書檔案管理工作中存在的一些不足現(xiàn)象進行了分析，然后針對性地提出了一系列解決對策，以期可以為相關(guān)人士提供一定的參考與幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理中；存在問題；相應(yīng)措施

一、文書檔案管理工作中存在的不足

（一）文書工作與檔案管理存在銜接脫節(jié)現(xiàn)象

檔案管理和文書工作兩者之間存在著非常緊密的聯(lián)系，但同時又有著一定的本質(zhì)區(qū)別，只有做好兩者之間統(tǒng)一協(xié)調(diào)關(guān)系才能實現(xiàn)對文書檔案的有效管理，這就要求在具體管理過程中，最好實行分體式的管理模式，這種管理模式可以將檔案管理和文書工作進行有效的統(tǒng)一結(jié)合，相比較而言，這種管理體制還是比較科學(xué)的，可是在實際管理過程中，難免會對檔案管理和文書工作在一定程度上造成分離，這樣在某些方面就很容易出現(xiàn)銜接不到位現(xiàn)象的發(fā)生。發(fā)生這種現(xiàn)象的主要原因就是在對文書檔案進行具體管理過程中，部分工作人員并沒有樹立起嚴格的檔案管理意識，還存在部分工作人員并不是從事文秘工作的，也不具備相關(guān)的專業(yè)知識，從而使得兩者之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，大大降低了文書檔案的管理成效。

（二）領(lǐng)導(dǎo)部門對文書檔案管理工作缺乏認識

就我國目前的情況來看，部分單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有對文書檔案管理工作引起足夠的重視，總是存在一部分領(lǐng)導(dǎo)沒有將文書檔案管理工作落到實處。他們總是將檔案管理工作想象地過于簡單化，認為檔案管理工作只是簡單地對各項資料進行收集、整理與保存，其實這是一種錯誤的想法，嚴重影響著檔案實際管理效果。

（三）缺乏培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)急待提高

很多單位檔案管理人員在上崗之前并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和教育，所以也就對檔案的立卷、分類等各項技能不能熟練掌握，達不到文書檔案管理工作的實際需求。除此之外，還有部分人員無證上崗，在實際工作過程中也沒有及時參加相關(guān)的繼續(xù)教育，這部分工作人員只是對相關(guān)的檔案管理概念有一定程度的了解和掌握，但是在具體操作過程中并沒有對自身的知識進行及時的更新，總是采用一些非常陳舊的管理方法，跟不上時代發(fā)展的步伐。甚至還有少部分單位存在用文秘人員來兼職文書檔案管理工作崗位，從而大大增加了文秘人員的工作量，他們不僅要負責(zé)文字的綜合、文件的收發(fā)以及各種宣傳工作，還的負責(zé)文書檔案管理，精力不足的情況下就很容易出現(xiàn)收集工作不夠及時、范圍不明確或者是很難分辨材料的真?zhèn)?，大大降低了文書檔案管理效率和水平。

二、優(yōu)化文書檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理的重視程度

想要提升工作人員對文書檔案管理工作的重視度就應(yīng)該在單位內(nèi)部組織一定的宣傳活動，最好采用多種多樣的宣傳方式，也可以對國家相關(guān)文書管理法律和規(guī)定進行一定的宣傳。通過宣傳讓領(lǐng)導(dǎo)階層和管理人員對該項工作引起重視，并意識到文書檔案管理工作的重要性。另外，還應(yīng)該適當(dāng)增加在這方面的資金支持。

（二）完善管理工作環(huán)節(jié)

文書檔案管理工作所涉及的部門相對比較多，這就需要各個部門之間應(yīng)該加強聯(lián)系與溝通，具體可以從以下幾個方面來進行著手：首先，領(lǐng)導(dǎo)階層人員應(yīng)該定期到基層部門對檔案資料進行收集、分析與處理，及時了解實際情況和其中存在的問題并采取相應(yīng)的處理措施；其次，領(lǐng)導(dǎo)階層的相關(guān)管理人員還應(yīng)該及時和部門之間進行協(xié)商與溝通，從而更好地控制檔案的收集和整理動向，進一步有效降低各種問題的發(fā)生，比如資料遺失或者是檔案歸檔不夠及時等；再次，對檔案管理過程中的每一個環(huán)節(jié)的管理進行不斷地完善和補充，從而使管理工作更加規(guī)范化。比如，為文書檔案管理人員制定一定的規(guī)范化管理制度和流程，從而可以更好地確保整個文書檔案資料收集、整理和處理過程的規(guī)范化。

（三）文書工作和檔案工作規(guī)范化銜接

檔案管理工作和文書工作兩者之間存在非常緊密的聯(lián)系，想要實現(xiàn)對其的有效管理就應(yīng)該做好兩者之間的銜接，具體可以從以下兩個方面來進行著手：首先，在對文書進行處理的時候，應(yīng)該嚴格按照相關(guān)的操作流程來進行，對立卷歸檔要進行科學(xué)分類，這就需要對相關(guān)的工作人員進行一定的培訓(xùn)和教育，不斷提升他們的處理技術(shù)水平和效率；其次，對一些細節(jié)問題也應(yīng)該引起重視，例如，文書格式、材質(zhì)、紙張版式以及紙面的清潔度都必須按照統(tǒng)一的模式，同時還應(yīng)該不斷提升工作人員的責(zé)任意識，做好兩者之間的有效銜接，從而大大提升文書檔案管理效率和管理質(zhì)量。

（四）加強人才培訓(xùn)力度，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)的時候可以采取一些幾種措施：首先，定期為文書檔案管理人員組織一定的培訓(xùn)教育活動，最好是采用多渠道、多層次、多手段以及多形式的培訓(xùn)模式，從而可以更好地幫助工作人員對一些前沿的法規(guī)和政策進行及時的了解和掌握，同時還應(yīng)該不斷提升管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)，充分調(diào)動他們在實際工作中的熱情和積極性；其次，招聘一些具有較高技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)的人才，做好文書檔案管理人才的帶頭作用；再次，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，將其信息化技術(shù)充分應(yīng)用到文書檔案管理工作中也可以有效提升管理效率和管理質(zhì)量。

總而言之，文書檔案管理水平的高低直接影響著整個企業(yè)檔案資料的完整性，由此可以看出這個崗位的重要性，在實際管理過程中，相關(guān)的工作人員一定要做好對檔案資料的收集、整理以及分類工作，并做好各個部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，從而更好地確保整個單位的穩(wěn)健發(fā)展。

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（作者單位：北方工程設(shè)計研究院有限公司）