高校二級學(xué)院科研成果電子檔案歸整實用技巧

姜春曉，張 杰

(南京信息工程大學(xué)大氣科學(xué)學(xué)院，江蘇 南京 210044)

科研工作是衡量高校整體實力和影響力的最重要標(biāo)志，二級學(xué)院是高校各類科研活動的具體執(zhí)行單位，學(xué)院科研檔案管理與科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、職稱評定、考核獎勵等息息相關(guān).大部分二級學(xué)院基本是按照自己的工作習(xí)慣整理科研檔案，缺少統(tǒng)一的規(guī)范要求，整理不夠系統(tǒng)，缺失情況嚴(yán)重，忽視個性材料和電子材料的收集[1].隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)與應(yīng)用，產(chǎn)生了電子檔案，電子文件是依賴計算機(jī)數(shù)字設(shè)備、傳輸和處理的文件.電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求[2].與學(xué)?？蒲邢到y(tǒng)相比，科研檔案電子化具有資料全面、極易查找、攜帶方便等諸多優(yōu)點(diǎn)，二級學(xué)院科研秘書有義務(wù)科學(xué)、有序、規(guī)范地歸納整理好學(xué)院科研電子檔案.筆者是科研秘書，所在的二級學(xué)院擁有國家一流學(xué)科，對科研檔案的全面立體、系統(tǒng)完整、快速易查等方面有著更高需求和要求，筆者僅以自己十幾年來從事科研管理工作總結(jié)出的部分科研電子檔案實用管理方法和技巧拋磚引玉，與同行切磋共勉.

科研檔案是科學(xué)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源[3].二級學(xué)院科研電子檔案管理工作分為科研項目管理、科研成果管理、科研團(tuán)隊管理、教師個人科研相關(guān)檔案管理、科研文件管理、學(xué)術(shù)交流管理、科研考核管理等多科目，不同學(xué)校和學(xué)科的科研電子檔案也會各有特色和差異.由于篇幅有限，本文主要詳細(xì)介紹最重要的科研成果和科研項目電子檔案管理方法.

1 先將科研電子檔案分為若干個大類文件夾

大類文件夾要根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)來分類，由于文科、工科和理科所側(cè)重的科研結(jié)果不同，文件夾分類各有不同.筆者所在學(xué)院的學(xué)科屬于理科范疇，科研偏重基礎(chǔ)理論研究.根據(jù)實際科研工作情況，首先將科研電子檔案分為“項目”、“成果”、“團(tuán)隊”、“會議”、……(“其他”主要放暫時無法分類的文件)等若干個大類文件夾(圖1)，考慮到文章篇幅，本文僅探討科研成果和科研項目電子檔案管理技巧.考慮到重要性和使用頻率，筆者將科研項目和科研成果一起歸放在“學(xué)院科研成果”文件夾里，為了讓“學(xué)院科研成果”文件夾能在文件夾列表中排第一位，筆者特意在文件夾名稱前加了“1”.

2 在大類文件夾下，按需再分出多級文件夾

圖1 科研電子檔案一級文件夾舉例

科研電子檔案一級文件夾是由多個文件夾組成的(圖1)，其下屬各級文件夾應(yīng)該以合理有序、環(huán)環(huán)相扣、夾中有夾、管用皆宜為分類原則，這樣在方便管理和使用的同時，兼具有系統(tǒng)、全面和保密性較強(qiáng)等特點(diǎn).

圖2 文件夾分類明細(xì)——以第二級文件夾中的“學(xué)院科研成果”為例

大類文件夾下面再如何逐級分出多層文件夾非常重要，平時在科研電子檔案管理工作中要注意總結(jié)經(jīng)驗，找出規(guī)律，發(fā)現(xiàn)錯誤及時調(diào)整，根據(jù)實際工作情況增減文件夾，做到分類明確、條理清晰、頁面整潔，這樣既方便保存和查找，完整性和保密性也相對更強(qiáng)些.

每一個大類文件夾(這里指二級文件夾)內(nèi)都應(yīng)設(shè)有一個Excel匯總表，將與之相關(guān)的要素都列在標(biāo)題行里，利用Excel表格強(qiáng)大的篩選、排序等功能，可以快速方便地查找目標(biāo)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，姓名、年代、題目、經(jīng)費(fèi)等都可作為標(biāo)題行的題頭，還可根據(jù)任務(wù)和工作需要隨時添加“列”統(tǒng)計數(shù)據(jù).

在二級學(xué)院的科研電子檔案管理中，最重要也最常用到的是“科研成果”和“科研項目”文件夾.打開“學(xué)院科研成果”文件夾(圖2)，可以看見其下級文件夾分為“專著”、“論文”、“項目”、“專利”和“科研獎”等幾大類文件夾，這幾個文件夾下再細(xì)分如圖2所示：

2.1 “專著”文件夾

其下分出“專著掃描件”文件夾和 “歷年專著匯總表”.“專著掃描件”文件夾內(nèi)存有按專著書名建立的子文件夾，每個子文件夾內(nèi)存有相關(guān)專著的封面、版權(quán)頁、致謝頁、目錄頁和封底等掃描件，建議給每個專著子文件夾加個序號，與“歷年專著匯總表”(圖3)的序號相對應(yīng)，方便查找.“歷年專著匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖3)內(nèi)逐條登記學(xué)院教師歷年來出版的專著、譯著和教材等.

序號著作名稱出版社名稱出版社級別著作性質(zhì)出版年份總字?jǐn)?shù)學(xué)校署名第一作者第二作者第三作者第四作者第五作者第六作者個人完成的字?jǐn)?shù)

2.2 “論文”文件夾

其下可分出“已發(fā)表的電子版SCI論文”文件夾、“期刊分級標(biāo)準(zhǔn)”文件夾和“歷年發(fā)表論文匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖4).

圖4 歷年發(fā)表論文匯總表標(biāo)題行

2.2.1 “已發(fā)SCI論文電子版”文件夾

其下是按年度建立的子文件夾，內(nèi)存歷年學(xué)院教師發(fā)表的所有SCI論文PDF電子版，建議每篇論文加個序號，與“歷年發(fā)表論文匯總表”中的序號一一對應(yīng)，方便查找.

2.2.2 “期刊分級標(biāo)準(zhǔn)”文件夾

其下再分出“中文核心期刊”子文件夾和“SCI期刊”子文件夾，其中“中文核心期刊”文件夾內(nèi)內(nèi)存歷年“北大核心期刊目錄”和“科技核心期刊目錄”等；“SCI期刊”文件夾下分出“SCI影響因子”、“SCI分區(qū)表”和“SCI源刊”等文件夾，內(nèi)存歷年相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或可實時查看的網(wǎng)址鏈接和密碼等.

2.2.3 歷年發(fā)表論文匯總表

二級學(xué)院在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、學(xué)科評估、教師考核、學(xué)院總結(jié)、職稱評定等許多工作中都要查找科研論文明細(xì)，統(tǒng)計各類論文數(shù)量，有時候還急著要結(jié)果.有了“歷年發(fā)表論文匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖4)，平時查找和統(tǒng)計論文非常方便.由于一般情況下，每年發(fā)表論文的數(shù)量較多，所以建議每年一個Excel“發(fā)表論文匯總表”，合并組成一個Excel“歷年發(fā)表論文匯總表”.

2.3 “項目”文件夾

其下可分出縱向“項目申報”、“項目實施”、“項目結(jié)題”、各類“項目合同”、各類“項目經(jīng)費(fèi)”和“項目實施過程備忘錄”等子文件夾，以及一個“歷年獲批項目匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖5，包括所有縱向和橫向項目).

圖5 歷年項目匯總表標(biāo)題行

2.3.1 “項目申報”文件夾

其下按縱向項目的申報年度分出多個子文件夾，每個子文件夾下再以具體縱向項目類別命名若干個文件夾，如“國家自然科學(xué)基金”、“省自然科學(xué)基金”等，每個項目類別文件夾里存有相關(guān)項目當(dāng)年申報期間的通知、申報書、匯總表、評審過程和獲批公示等材料.

由于每年國家自然科學(xué)基金項目申報較多，準(zhǔn)備時間長，過程步驟多，所以在“國家自然科學(xué)基金”文件夾下還存有 “科技處通知”、“項目評審”、“首輪初稿”、“第二輪稿”和“最終稿”等子文件夾，以及申報結(jié)束后從國家自然科學(xué)基金項目申報系統(tǒng)導(dǎo)出的當(dāng)年“項目申報統(tǒng)計情況匯總”等.

2.3.2 “項目實施”文件夾

其下按年度分出子文件夾，再按當(dāng)年實施檢查的縱向項目名稱命名下一級文件夾，如“國家自然科學(xué)基金”、“省自然科學(xué)基金”等.每個項目類別文件夾里保存當(dāng)年項目實施情況檢查的相關(guān)通知、檢查表和匯總表等.

2.3.3 “項目結(jié)題”文件夾

其下按年度分出子文件夾，再按當(dāng)年應(yīng)結(jié)題縱向項目名稱命名下一級文件夾，如“國家自然科學(xué)基金”、“省自然科學(xué)基金”等.每個項目名稱文件夾里保存當(dāng)年項目結(jié)題的相關(guān)通知、成果統(tǒng)計表、驗收委員會名單、驗收意見、延期申請和匯總表等.

2.3.4 “項目合同”文件夾

其下是“歷年獲批項目合同匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖6)，以及按項目類別分出的子文件夾，如“國家自然科學(xué)基金”、“省自然科學(xué)基金”等.“項目類別”文件夾內(nèi)存所有歷年獲批項目的項目合同或批文掃描件.對于獲批數(shù)量較少的大項目(如國家科技支撐項目、973項目、國家重點(diǎn)研發(fā)項目等)，可以不按項目獲批年度分出下一級文件夾，而直接在項目類別文件夾下以獲批項目主持人姓名命名下一級文件夾，內(nèi)存獲批項目的合同和批文等完整掃描件.

圖6 歷年獲批項目合同匯總表標(biāo)題行

2.3.5 “項目經(jīng)費(fèi)”文件夾

主要保存項目實施過程中的經(jīng)費(fèi)調(diào)賬和經(jīng)費(fèi)結(jié)算，以及項目經(jīng)費(fèi)到賬明細(xì)，該文件夾下分出“經(jīng)費(fèi)調(diào)賬”和“經(jīng)費(fèi)結(jié)算”文件夾，以及“歷年經(jīng)費(fèi)到賬匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖7).

圖7 歷年經(jīng)費(fèi)到賬匯總表標(biāo)題行

2.3.6 “項目備忘錄”文件夾

主要是用來對各類科研項目實施全過程進(jìn)行備忘記錄，詳細(xì)記錄要求、步驟、時間、出處等細(xì)節(jié)，按項目類別(如“國家重點(diǎn)研發(fā)項目”、“行業(yè)專項項目”、“國家自然科學(xué)基金”、“省自然科學(xué)基金”等)分別記錄，以word文檔形式逐一記錄保存.

2.3.7 歷年獲批項目匯總表

二級學(xué)院在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、學(xué)科評估、教師考核、學(xué)院總結(jié)、職稱評定等許多工作中都要查找科研項目明細(xì)，統(tǒng)計各類項目數(shù)量和項目合同總經(jīng)費(fèi)等，有時候還急著要結(jié)果，有了“歷年獲批項目匯總表”(該表標(biāo)題行見圖5)，這個問題迎刃而解.筆者還在該表格最后加了一列“在研年度”，如假設(shè)某項目的研究期限是2018-2021，就在該項目所在行的“在研年度”格內(nèi)填“18、19、20、21”，這樣就可以在“在研年度”這一列里利用Excel表格的篩選功能來篩選具體某年的項目有哪些、始于某年的項目有哪些、某年結(jié)題的項目有哪些等等.

2.4“專利”文件夾

其下可分出“獲批專利掃描件”子文件夾和“歷年獲批專利匯總表”(具體與“專著”文件夾的方法類似).“獲批專利掃描件”文件夾下可分出“發(fā)明專利”、“實用新型”、“軟件著作權(quán)”等文件夾，內(nèi)存相關(guān)專利證書掃描件.歷年獲批專利匯總表(該Excel表標(biāo)題行見圖8)逐條登記學(xué)院教師和學(xué)生歷年來獲批的軟件著作權(quán)、新型實用發(fā)明專利、發(fā)明專利等.

圖8 歷年獲批專利匯總表標(biāo)題行

2.5 “科研獎”文件夾

其下可分出“科研獎申報”、“獲獎證書掃描”文件夾，以及“歷年獲科研獎匯總表”等.

2.5.1 “科研獎勵申報”文件夾

其下按申報年度命名的子文件夾，每個年度文件夾下是以當(dāng)年申報各類科研獎名稱命名的文件夾，內(nèi)存相關(guān)獎項申報的通知、組織過程、申報書、評審公示等.

2.5.2 “獲獎證書掃描”文件夾

在其下按申報年度命名的子文件夾內(nèi)保存當(dāng)年獲批的科研獎證書掃描件，同一個獲獎項目有時會包括單位獲獎證書和個人獲獎證書，能收齊的最好都加以保存.

2.5.3 歷年獲科研獎匯總表(該Excel表標(biāo)題行見圖9)

在該表格內(nèi)逐條登記學(xué)院教師歷年獲批的科研獎勵、人才獎勵等，結(jié)合Excel表格的排序和篩選等功能，方便查找所需信息和數(shù)據(jù).

圖9 歷年獲科研獎匯總表標(biāo)題行

3 需配套的相關(guān)紙質(zhì)檔案部分

在保存科研電子檔案的同時，所有科研成果(如專著、論文、項目、專利、獲獎等)匯總表都應(yīng)存有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案材料與其序號一一對應(yīng).

3.1 專著

及時將每本專著的封面、版權(quán)頁、致謝頁、目錄頁和封底等原件復(fù)印，將與其相對應(yīng)的“歷年專著匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖3)的序號標(biāo)注在每本專著復(fù)印件首頁的右上角，把所有專著復(fù)印件順序放在一起，用燕尾夾夾好臨時保存.當(dāng)紙質(zhì)文檔累計達(dá)到一定厚度時(以方便翻閱、復(fù)印的厚度為宜)，打印與之對應(yīng)的“歷年專著匯總表”做目錄，封面上打印“專著復(fù)印件”和“序號**～**”等字樣，將紙質(zhì)復(fù)印件裝訂成冊后，在書脊上標(biāo)注與封面相同的字樣，以便查找.

3.2 論文

應(yīng)在當(dāng)年論文全部發(fā)表見刊后(大約在第二年五六月份)，將當(dāng)年“已發(fā)表論文匯總表” (該Excel表標(biāo)題行見圖4)按論文題目重新排序，將論文復(fù)印件(含封面、目錄、首頁、項目資助頁等)按重新排序的當(dāng)年“已發(fā)表論文匯總表”排序，按恰當(dāng)厚度將全年論文分裝成若干冊(以方便翻閱和復(fù)印的厚度為宜，同時盡量將同一字母或漢字開頭的論文放在同一冊里)，將每冊所有論文對應(yīng)的“已發(fā)表論文匯總表”作為目錄，封面寫上“**學(xué)院****年論文匯總”、“共*冊 第*冊”、“*”～“*”(指這冊第一篇論文的首字～最后一篇論文的首字，每篇論文的首字有可能是標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字、英文字母或漢字)(圖10)，并在書脊上標(biāo)注同樣內(nèi)容(圖11、圖12)，以便查找.

圖10 已發(fā)表論文匯總裝訂本封面

圖11 已發(fā)表論文匯總裝訂本書脊

3.3 項目

及時將歷年獲批項目合同或批文原件復(fù)印，將與其對應(yīng)的“歷年獲批項目合同匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖6)的序號標(biāo)注在每份項目合同復(fù)印件首頁的右上角，把所有項目合同復(fù)印件順序放在一起，用燕尾夾夾好臨時保存.當(dāng)紙質(zhì)文檔累計達(dá)到一定厚度時(以方便翻閱、復(fù)印的厚度為宜)，打印與之對應(yīng)的“歷年獲批項目合同匯總表”作目錄，封面上打印“項目合同”和“序號**～**”等字樣(圖13)，將紙質(zhì)復(fù)印件裝訂成冊后，在書脊上標(biāo)注與封面相同的字樣(圖14)，以便查找.

圖13 項目合同裝訂冊封面

圖14 項目合同裝訂冊書脊

3.4 專利

及時將每份發(fā)明專利、實用新型專利和軟件著作權(quán)證書原件復(fù)印，將與其相對應(yīng)的“歷年獲批專利匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖8)的序號標(biāo)注在每份專利復(fù)印件首頁的右上角，把所有專利復(fù)印件順序放在一起，用燕尾夾夾好臨時保存.當(dāng)紙質(zhì)文檔累計達(dá)到一定厚度時(以方便翻閱、復(fù)印的厚度為宜)，打印與之對應(yīng)的“歷年獲批專利匯總表”做目錄，封面上打印“專利證書復(fù)印件”和“序號**～**”等字樣，將紙質(zhì)復(fù)印件裝訂成冊后，在書脊上標(biāo)注與封面相同的字樣，以便查找.

3.5 獲獎

及時將每個獲批獎項的單位獲獎證書和個人獲獎證書等原件復(fù)印，將與其相對應(yīng)的“歷年獲科研獎匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖9)的序號標(biāo)在每個獲獎項目復(fù)印件首頁的右上角，把所有獲獎證書復(fù)印件順序放在一起，用燕尾夾夾好臨時保存.當(dāng)紙質(zhì)文檔累計達(dá)到一定厚度時(以方便翻閱、復(fù)印的厚度為宜)，用相關(guān)“歷年獲科研獎匯總表”做目錄，封面寫“科研獲獎證書復(fù)印件”和“序號**～**”等字樣，將紙質(zhì)復(fù)印件裝訂成冊后，在書脊上標(biāo)注與封面相同的字樣，以便查找.

4 掌握原則，靈活運(yùn)用

圖15 辦公總目錄

各級科研電子檔案文件夾在設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的情況下，只要方便使用，都可以靈活運(yùn)用.重要的匯總表(如“歷年發(fā)表論文匯總表”、“歷年獲批項目匯總表”等)隨時可根據(jù)需要調(diào)整Excel表標(biāo)題行，增加統(tǒng)計內(nèi)容.例如，因近幾年筆者所在學(xué)院獲“江蘇高校優(yōu)勢學(xué)科建設(shè)工程資助項目”資助，要統(tǒng)計該項目資助論文發(fā)表的情況，故在“歷年發(fā)表論文匯總表”(該Excel表標(biāo)題行見圖4)標(biāo)題行里加了一列“PAPD”(該項目資助的英文縮寫)；學(xué)科評估需要統(tǒng)計本單位的通訊作者，又在標(biāo)題行里加了一列“通訊作者”.

從以往工作經(jīng)驗來看，科研電子檔案管理更適合多級文件夾分類保存.筆者平時使用的“辦公總目錄”(圖15)表面上看，信息量極大的“科研電子檔案”僅是一個普普通通的文件夾“科研”，但打開“科研”文件夾后卻別有洞天(打開文件夾順序為：圖15“科研”文件夾→圖1“學(xué)院科研成果”文件夾→圖2)，一層層打開后更是內(nèi)容豐富，直觀特點(diǎn)是層層嵌套、外小里大、以點(diǎn)帶面、保密規(guī)范.按照這種方式保存科研管理電子檔案，開始可能會遇到些小麻煩，但只要平時注意摸索規(guī)律，遇到不妥或不方便，可隨時增減和調(diào)整(但要注意保持規(guī)律性，不能隨意調(diào)整)，磨合一段時間后就能靈活運(yùn)用，形成適合自己的保存方式和風(fēng)格，管理和使用起來也會得心應(yīng)手，快速方便.