淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

張橋生

摘要：作為我國(guó)信息資源管理體系中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，檔案管理工作能夠使我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展得更加順暢，能夠有效推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新改革。順應(yīng)信息化建設(shè)的潮流，檔案管理工作也要從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，迎合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，使檔案管理工作能夠和信息化建設(shè)二者融為一體，使檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的創(chuàng)新和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；工作創(chuàng)新；創(chuàng)新途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）012-0164-01

一、信息化檔案管理工作

（一）信息化檔案管理工作的概念

所謂信息化檔案管理工作，也就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，輔之以信息科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案管理工作同互聯(lián)網(wǎng)二者相融合，再根據(jù)計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)資料等進(jìn)行有效搜集整理，使后期更加方便的利用，更好的為人民和國(guó)家服務(wù)。也就是說(shuō)，信息時(shí)代下的檔案管理工作其實(shí)是一種人工向智能轉(zhuǎn)換的模式，它能夠更加方便和快捷，能夠提高工作效率。信息化檔案管理工作主要包括四方面內(nèi)容：檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、細(xì)則規(guī)范建設(shè)、資源管理建設(shè)、系統(tǒng)軟件開發(fā)建設(shè)。

1.在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，要將具有現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化這三點(diǎn)為特征的資源平臺(tái)作為基礎(chǔ)，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)和國(guó)家的聯(lián)動(dòng)，最終形成一個(gè)分級(jí)制管理的信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺(tái)。

2.在細(xì)則規(guī)范建設(shè)方面，要以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，并結(jié)合我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)去制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.在資源管理建設(shè)方面，要將各檔案管理資源進(jìn)行高效整合，以建立一個(gè)具有詳細(xì)內(nèi)容的檔案管理中心為最終目標(biāo)。

4.在系統(tǒng)軟件開發(fā)建設(shè)方面，要將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)作為建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，將軟件功能進(jìn)行綜合設(shè)置最終來(lái)提高系統(tǒng)軟件的實(shí)效性。

（二）將檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的必要性

在信息時(shí)代下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作由人工化向智能化的轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)信息化方案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件自動(dòng)收集和上傳，這種模式突破了傳統(tǒng)的管理的局限性，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化服務(wù)手段，能夠建立起自動(dòng)上傳以及自動(dòng)歸檔的電子文件的工作程序，使工作人員能夠在第一時(shí)間內(nèi)得到所需的檔案信息。同時(shí)，檔案管理工作的創(chuàng)新，表明它能夠順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，能夠滿足信息化社會(huì)發(fā)展下人們的需要。數(shù)字化檔案室能使人們方便、及時(shí)、快捷、準(zhǔn)確地獲得信息，突破了傳統(tǒng)檔案提供利用方式。隨著檔案室查詢資料人員的增多，維護(hù)好公民自身的合法利益適應(yīng)了新形勢(shì)的發(fā)展需要。

二、傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷

（一）檔案運(yùn)輸過(guò)于困難

檔案不是只有紙制品類型，還有包含絲帛等材質(zhì)的檔案。在運(yùn)輸過(guò)程中，如果稍有不慎導(dǎo)致產(chǎn)生碰撞現(xiàn)象的發(fā)生，將會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重的損害，影響檔案的使用。

（二）保存過(guò)程比較困難

傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)信息資源的保存太過(guò)于簡(jiǎn)單，同保存常應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式一樣，但是這些材質(zhì)的檔案對(duì)存放的環(huán)境有相當(dāng)高的要求，它不同于紙制品檔案，如果長(zhǎng)期存放在陰暗潮濕或者陽(yáng)光充足的地方就容易造成氧化和腐爛現(xiàn)象，最終會(huì)使信息資源受損。

（三）護(hù)理過(guò)程比較復(fù)雜

利用傳統(tǒng)方式對(duì)檔案進(jìn)行管理的護(hù)理中，其過(guò)程非常復(fù)雜，耗費(fèi)的人力和物力較大，時(shí)間也過(guò)于冗長(zhǎng)。

（四）在利用過(guò)程中難度系數(shù)高

檔案管理過(guò)程中有大量的信息資源，即使工作人員耗費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行整理編輯，也不會(huì)將所有信息進(jìn)行完全歸類。在使用過(guò)程中，工作人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間去進(jìn)行查找。如果遇到孤本現(xiàn)象，就更加棘手。不僅要對(duì)孤本進(jìn)行謄寫，還要進(jìn)行修復(fù)，在這個(gè)過(guò)程中耗時(shí)耗力，嚴(yán)重降低檔案資源的利用率。

三、信息時(shí)代下進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的主要途徑

（一）信息化檔案管理理念要?jiǎng)?chuàng)新

信息化檔案管理工作理念能夠?yàn)樾畔r(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定扎實(shí)的理念基礎(chǔ)，同時(shí)，管理理念還能夠?qū)θ粘Ｖ泄芾砉ぷ鬟M(jìn)行正確的思想指導(dǎo)，能夠引導(dǎo)檔案管理工作向數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展。在日常的檔案管理工作中，管理人員要堅(jiān)持將科學(xué)發(fā)展觀作為一切工作的指導(dǎo)思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要能夠?qū)⑿畔⒒瘜?duì)提高檔案管理工作質(zhì)量的重要作用有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員還要轉(zhuǎn)變思想，樹立創(chuàng)新意識(shí)，不能因循守舊。要敢于進(jìn)行拼搏和研發(fā)，要與時(shí)俱進(jìn)，使管理理念跟上發(fā)展的步伐，在管理工作中，提高管理的時(shí)效性，利用它更好的為人民服務(wù)。

（二）將信息化檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化

要以信息時(shí)代為背景，進(jìn)一步優(yōu)化信息化檔案管理模式，為創(chuàng)新發(fā)展新時(shí)期的檔案管理工作奠定好基礎(chǔ)。首先，相關(guān)管理人員要做好觀念轉(zhuǎn)變，要將檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，使服務(wù)水平和質(zhì)量有進(jìn)一步提升。其次，由于傳統(tǒng)化的檔案管理模式過(guò)于分散，管理系統(tǒng)無(wú)法滿足各階層的需求。所以，檔案資料一定要高效整合，統(tǒng)一管理，根據(jù)不同單位，不同類型進(jìn)行模塊劃分，使管理程序做到最簡(jiǎn)。最后，要對(duì)管理系統(tǒng)的規(guī)范處理做進(jìn)一步強(qiáng)化管理，要使相關(guān)管理人員能夠明確檔案管理工作的各項(xiàng)細(xì)則，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，要進(jìn)行規(guī)范化處理，使信息化檔案管理模式進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)。

（三）構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

在檔案管理方面，要將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作二者進(jìn)行緊密結(jié)合，堅(jiān)持一切從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持循序漸進(jìn)工作原則，使二者能夠協(xié)調(diào)工作，最終使信息化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)由初級(jí)到高級(jí)的轉(zhuǎn)變。在構(gòu)建資料庫(kù)過(guò)程中，要成立綜合性檔案管理資料庫(kù)以及分級(jí)化檔案管理資料庫(kù)，利用二者協(xié)調(diào)工作，共同形成信息化檔案管理平臺(tái)，全面提高檔案管理工作的效率和管理水平，將信息化檔案管理進(jìn)行全新升級(jí)。另外，相關(guān)管理人員的思維要進(jìn)行創(chuàng)新，建立一個(gè)共享化的檔案平臺(tái)，使各個(gè)單位的資源都可以做到有效共享，減少檔案管理的繁瑣性，打破傳統(tǒng)檔案下的時(shí)間和空間的限制。值得注意的是，在平臺(tái)建立的過(guò)程中，要構(gòu)建信息化檔案管理反饋機(jī)制，將工作過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋，最終使檔案管理資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，檔案管理工作也應(yīng)該抓住發(fā)展機(jī)遇，并且不斷增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性。在現(xiàn)階段，創(chuàng)新檔案管理工作已經(jīng)是每個(gè)檔案管理工作人員的奮斗目標(biāo)，也是檔案管理工作的創(chuàng)新的發(fā)展方向。檔案管理人員一定要解放思想、更新觀念，要敢于創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案信息管理的地位，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。