辦公室現(xiàn)場(chǎng)管理優(yōu)化研究

陳杰

摘要：現(xiàn)場(chǎng)管理是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理，提高工作效率的基本方法，企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理水平的高低就直接關(guān)系到企業(yè)的整體實(shí)力。在辦公室現(xiàn)場(chǎng)管理中，運(yùn)用“5S”管理方法可以提升企業(yè)的效率和管理水平，從而提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)場(chǎng)管理；5S；企業(yè)效率

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）018-0113-01

一、相關(guān)理論綜述

凡是企業(yè)用來(lái)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的場(chǎng)所，都稱之為現(xiàn)場(chǎng)。如廠區(qū)、車間、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸線路、辦公室以及營(yíng)銷場(chǎng)所等?，F(xiàn)場(chǎng)管理就是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)要素進(jìn)行管理和優(yōu)化，以提高效率和目標(biāo)。現(xiàn)場(chǎng)管理的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

1.消除浪費(fèi)。必須實(shí)現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，布局合理，速度更快，成本降低，質(zhì)量提升為目的。

2.落實(shí)現(xiàn)場(chǎng)管理職責(zé)，解決現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題。對(duì)于負(fù)責(zé)任的工作人員，身體和精神健康和工作安全，好的工作狀態(tài)非常重要，如果工作中帶著不好心情也會(huì)給工作帶來(lái)不良影響。管理責(zé)任確認(rèn)通過(guò)簡(jiǎn)單的方法，讓每個(gè)人都可以判斷現(xiàn)場(chǎng)的正常狀態(tài)，并按照標(biāo)準(zhǔn)方法快速解決異常情況。同時(shí)，對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的異常問(wèn)題進(jìn)行防范，從而進(jìn)一步提高現(xiàn)場(chǎng)管理水平。

3.合理應(yīng)用每位成員。即使每個(gè)人的能力都很好，但是如果沒(méi)有良好的配合，來(lái)充分發(fā)揮集體的力量，只運(yùn)用個(gè)人的戰(zhàn)斗力，完全不利于完成任務(wù)，也就不可能完成任務(wù)。班組長(zhǎng)應(yīng)掌握每一位員工的特點(diǎn)，掌握他在現(xiàn)場(chǎng)的組織和作用，現(xiàn)場(chǎng)管理的目標(biāo)是完成當(dāng)前和未來(lái)的生產(chǎn)任務(wù)，這就要求團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)必須建立一個(gè)合理有效的現(xiàn)場(chǎng)管理組織，發(fā)揮所有員工的現(xiàn)場(chǎng)智慧和能力，走向奮斗的共同目標(biāo)，這是班組長(zhǎng)的主要任務(wù)。

4.治理現(xiàn)場(chǎng)。創(chuàng)造地面整潔、生產(chǎn)秩序井然，物流暢通，將生產(chǎn)人員、物資和設(shè)備協(xié)調(diào)到最佳狀態(tài)的良好作業(yè)（工作）環(huán)境，是現(xiàn)場(chǎng)管理的重要工作，同時(shí)也是作業(yè)時(shí)不可缺少的前提條件。

二、案例分析

針對(duì)辦公室現(xiàn)場(chǎng)管理案例的優(yōu)化，本文以四川某數(shù)據(jù)資訊公司為例。改公司是為客戶提供大型各類檔案、工程圖紙、各類票據(jù)、縮微膠片、古籍、圖書(shū)期刊等文獻(xiàn)資料的海量數(shù)字化加工服務(wù)。案例分析的該辦公室進(jìn)行檔案檔案服務(wù)工作大致流程包括，檔案熨平、整理、編頁(yè)、掃描、圖片處理、編纂目錄和裝訂成冊(cè)幾個(gè)步驟。

1.現(xiàn)場(chǎng)管理問(wèn)題

在整個(gè)流程中，公司并沒(méi)有專門按照優(yōu)化意識(shí)去安排現(xiàn)場(chǎng)的運(yùn)作，通過(guò)觀察發(fā)現(xiàn)并總結(jié)該公司辦公室運(yùn)作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

（1）在整個(gè)辦公室，現(xiàn)場(chǎng)的管理工作非常混亂，設(shè)備堆放混亂，檔案暫存無(wú)序，如暫存檔案的箱子堆放在過(guò)道里。

（2）現(xiàn)場(chǎng)存在安全隱患。各種物件肆意擺放，燒水壺，飲水機(jī)與插線板隨意擺放，飲水機(jī)旁漏在底板上的水沒(méi)有清理。工作地面的電源線混亂不堪，在過(guò)道被踢來(lái)踢去。

（3）工作效率低。用來(lái)轉(zhuǎn)移檔案的可滑動(dòng)的小柜子堆滿了檔案，需要用到柜子轉(zhuǎn)移檔案時(shí)再來(lái)清理，檔案年份較多，但是并沒(méi)有按照年號(hào)進(jìn)行分類擺放，十分浪費(fèi)精力和時(shí)間，降低了工作效率。

2.改進(jìn)建議

整個(gè)辦公室非常混亂，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)，認(rèn)為可以從如下幾點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)。

（1）采用5s（整頓、整理、清掃、清潔和素養(yǎng)）對(duì)辦公室和工作臺(tái)進(jìn)行改進(jìn)。首先清理過(guò)道，將暫存檔案的箱子放在同一個(gè)地方，整齊擺放；其次，整理工作地旁和飲水機(jī)旁的電源線和插線板，避免出現(xiàn)安全隱患。清理運(yùn)輸柜里的檔案，方便取用柜子時(shí)而不必清理堆放的檔案，并且沒(méi)有放在柜子里的檔案應(yīng)該堆放整理，按照年號(hào)合理擺放。

（2）定置管理

首先，編纂目錄工序的檔案是放在電腦主機(jī)上的，這樣不僅導(dǎo)致工作臺(tái)混亂，還不符合雙手作業(yè)原則。電腦主機(jī)應(yīng)該放好，檔案應(yīng)該規(guī)劃位置，放在桌面上雙手應(yīng)取得地方。其次，規(guī)劃辦公室區(qū)域，固定每個(gè)物件的擺放位置。辦公室出現(xiàn)過(guò)老鼠咬壞檔案的情況，究其原因是因?yàn)?，員工中午休息使直接在自己的工作臺(tái)就餐，沒(méi)有打掃干凈，還有員工在辦公室吃零食的情況，這種情況應(yīng)該不允許發(fā)生。對(duì)于就餐問(wèn)題，應(yīng)該在飲水機(jī)的角落專門劃分一個(gè)就餐桌，飲水就餐在同一個(gè)地方，飯后打掃干凈，保持整個(gè)辦公室的清潔衛(wèi)生。

（3）目視管理

在整個(gè)檔案處理的流程中，降低效率最大的因素就是尋找檔案，某一年的檔案在哪一個(gè)箱子，沒(méi)有在箱子上貼上標(biāo)簽，應(yīng)該將檔案按年號(hào)放在固定的箱子里。在辦公室里，柜子與箱子都混合放著處理過(guò)和未處理過(guò)的檔案，應(yīng)該用柜子來(lái)儲(chǔ)存處理過(guò)的檔案，箱子用來(lái)暫存未處理完的檔案。在柜子的隔層上都貼上年號(hào)標(biāo)簽，便于尋找檔案。

（4）ECRS優(yōu)化原則

ECRS分析法工業(yè)工程學(xué)優(yōu)化方法，用于對(duì)運(yùn)作流程進(jìn)行優(yōu)化，以減少不必要的工序，達(dá)到更高的生產(chǎn)效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（combine）、調(diào)整順序（Rearrange）、簡(jiǎn)化（simplify）。該辦公室的優(yōu)化有如下幾個(gè)方面。

合并：在原有工作中，熨平的節(jié)拍較快，因?yàn)橛行┵Y料并不需要熨平，而后續(xù)流程節(jié)拍相對(duì)較慢，可以采用合并原則，將熨平與整理合并在同一個(gè)工位；

取消：取消原工序流程中編頁(yè)和掃描之后的兩項(xiàng)檢查工作。由于在圖片處理階段時(shí)，是一張一張?zhí)幚韴D片的，完全有充分的時(shí)間檢查編頁(yè)是否出現(xiàn)問(wèn)題，并且由于頁(yè)碼與圖片名稱一樣，很容易檢查出來(lái)是否有漏掃的頁(yè)碼。

簡(jiǎn)化：在掃描、圖片處理和編纂目錄都需要用到計(jì)算機(jī)操作，掃描人將掃描出來(lái)的原始圖片交至計(jì)算機(jī)主機(jī)，圖片處理人員又將主機(jī)里待處理的原始文件復(fù)制到自己的計(jì)算機(jī)，處理完成后提交再次提交到主機(jī)，整個(gè)步驟異常繁瑣，傳遞文件通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)交互，但是圖片存儲(chǔ)空間大，多次復(fù)制占用時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致效率底下。簡(jiǎn)化建議是對(duì)辦公室主機(jī)進(jìn)行遠(yuǎn)程控制，掃描人員將原始圖片掃描到主機(jī)，圖片處理人員遠(yuǎn)程控制主機(jī)，直接對(duì)掃描圖片進(jìn)行處理。這個(gè)過(guò)程都是在主機(jī)上進(jìn)行的，沒(méi)有原來(lái)繁瑣的復(fù)制或者提交過(guò)程。

三、結(jié)語(yǔ)

運(yùn)用工業(yè)工程的5S管理、定制管理、目視管理和ECRS優(yōu)化原則，對(duì)以四川某數(shù)據(jù)資訊公司的檔案處理辦公進(jìn)行優(yōu)化，大大提高了工作效率，并且避免了不必要的安全隱患，從而快速完成企業(yè)目標(biāo)。