歷史檔案數(shù)字化和電子檔案庫(kù)房建設(shè)實(shí)探

陳世雄

摘 要：本文圍繞福建院歷史檔案數(shù)字化及庫(kù)房建設(shè)實(shí)際，探討歷史檔案數(shù)字化加工及電子檔案庫(kù)房建設(shè)做法，特別對(duì)福建院利用現(xiàn)在有限庫(kù)房，來完成數(shù)字化工作及最后用作電子檔案庫(kù)房的思路，可供其他檔案部門參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;數(shù)字檔案;電子文件;電子載體 ;電子檔案庫(kù)房

一、前言

中國(guó)電建集團(tuán)福建省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司（以下簡(jiǎn)稱福建院）館藏歷史檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)運(yùn)行后的檔案中心重要工作之一。檔案數(shù)字化按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

館藏歷史檔案數(shù)字化工作外包已經(jīng)是許多企業(yè)的通用做法。福建院的館藏?cái)?shù)字化加工采用自主加工和外包加工結(jié)合方式進(jìn)行。該院提供監(jiān)管人員及加工場(chǎng)所。管理人員按照工作計(jì)劃開展必要監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正和調(diào)整;承擔(dān)加工的服務(wù)公司上門提供檔案數(shù)字化加工服務(wù)。這種加工服務(wù)方式高效率又靈活方便，并滿足院保密安全性要求。福建院為歷史檔案數(shù)字化提供的場(chǎng)所，在檔案部門獨(dú)立、封閉的建筑內(nèi)，加工場(chǎng)所的前期建設(shè)所符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求，也是電子檔案庫(kù)房的基本要求，因此，將來也可過渡作為電子檔案庫(kù)房，真正實(shí)現(xiàn)一所兩用、減少加工場(chǎng)所和庫(kù)房建設(shè)造價(jià)的目的。

二、歷史檔案數(shù)字化加工

（一）歷史檔案數(shù)字化總體規(guī)劃

確定數(shù)字化檔案加工的范圍，提出檔案數(shù)字化加工安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)，制定相關(guān)制度，確定人員、費(fèi)用、安全、保密、進(jìn)度及最終驗(yàn)收交接安排。

（二）人員安排

成立由分管院領(lǐng)導(dǎo)參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)，加工服務(wù)機(jī)構(gòu)法人具備境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人并為境內(nèi)公民，具有工商管理部門核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明。簽有符合國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況滿足承擔(dān)加工項(xiàng)目的要求。相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件不存在違約行為、安全事故等不良記錄。

（三）建立歷史檔案數(shù)字化安全保密制度

與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。

（四）制訂檔案數(shù)字化加工過程管理、實(shí)體交接、數(shù)字化成果驗(yàn)收、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)操作規(guī)程規(guī)定

建立檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目管理檔案，記錄實(shí)施檔案數(shù)字化項(xiàng)目的全過程。專人監(jiān)管保密、安全措施落實(shí)情況，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕加工人員擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。

（五）數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理

1.數(shù)字化加工場(chǎng)所在檔案部門獨(dú)立、封閉的建筑內(nèi)。符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

2.配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角。

3.配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。切斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

4.設(shè)立數(shù)字化工作人員存放隨身物品專用儲(chǔ)物箱柜，與檔案裝具分區(qū)放置，不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì);嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。

5.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

6.檔案部門指定專人經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。保管視頻監(jiān)控系統(tǒng)并定期檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

（六）數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

1.檔案數(shù)字化加工過程使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，少量使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備，檔案部門對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行必要的安全檢查。

2.硬件類如計(jì)算機(jī)、掃描儀用技術(shù)手段封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，象USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSl接口、光驅(qū)接口等，對(duì)封閉的裝置或端口定期檢查。

3.檔案數(shù)字化加工使用正版軟件。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件使用通過國(guó)家安全認(rèn)證的國(guó)產(chǎn)品牌產(chǎn)品。不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

4.加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

5.數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)具備權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信患流向等信息。具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

6.加工設(shè)備由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)送外維修要辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

（七）檔案實(shí)體的安全管理

1.擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的進(jìn)行登記與處理，對(duì)檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

2.按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與加工接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

3.加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

4.建立檔案加工流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

5.檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6.正在加工的檔案必須每天入庫(kù)（柜），不得在加工工位上留存過夜。要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

（八）檔案數(shù)字化成果移交驗(yàn)收收與設(shè)備處理的安全管理

1.對(duì)加工介質(zhì)、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收，保證安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收合格。

2.數(shù)字化成果通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性合格檢測(cè)，雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

3.數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

4.對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

5.數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

三、電子檔案及載體

（一）電子檔案

電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，并可在網(wǎng)上傳送的文件。如CAD電子文件、圖像文件、文本文件等。電子文件形成者提交最終版電子文件，并對(duì)電子文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、有效性負(fù)責(zé)。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件形成指導(dǎo)工作，負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、整理、歸檔、利用工作，確保本單位形成的項(xiàng)目文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。電子文件積累過程中應(yīng)及時(shí)備份，防止信息丟失。電子文件歸檔指記載在電子介質(zhì)上的電子文件作為檔案歸入檔案部門保管。

（二）電子檔案載體及管理

1.按照電子檔案保管環(huán)境和管理制度要求，檔案部門及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記建帳，建立機(jī)讀目錄，并對(duì)電子檔案定期檢查。定期在光盤上做A、B兩套備份，異地存儲(chǔ)，一套封存保管，一套供查閱使用。

2.歸檔的電子文件在其生命周期內(nèi)一定要保持電子檔案的完整性、有效性、安全性，嚴(yán)禁帶有計(jì)算機(jī)病毒，不得加密。在符合軟、硬件平臺(tái)的條件下，保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。電子檔案刻錄到只讀光盤上進(jìn)行存儲(chǔ)。一般電子文件要實(shí)時(shí)歸檔。

3.歸檔光盤使用只讀盤片，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽(yáng)光直接照射。

4.光盤存放在防磁材料柜中，注意防震、防塵、防光、防潮、防火、遠(yuǎn)離熱源和強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。

5.電子檔案每2年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查。檢查載體有無劃傷，是否可用，是否清潔。檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否正確讀出電子文件如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，及時(shí)拷貝，如軟、硬件平臺(tái)發(fā)生改變，通知計(jì)算機(jī)中心及時(shí)轉(zhuǎn)換。檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要登記。

（三）電子檔案的利用

1.電子檔案借用：存檔光盤不外借，只能在授權(quán)范圍內(nèi)以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并登記。利用者不得擅自?fù)制電子檔案。

2.電子檔案保密：利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，必須要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

3.電子檔案統(tǒng)計(jì)：檔案部門及時(shí)按年度對(duì)電子文件的歸檔及電子檔案的更改、管理、保護(hù)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

4.電子檔案鑒定：主要是對(duì)已到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定，鑒定已到保管期限的電子檔案是否還有利用價(jià)值。

5.電子檔案銷毀：根據(jù)保管期限要求，經(jīng)專家鑒定確無保存價(jià)值的電子檔案，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審批后方可銷毀。在銷毀過程中應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)過機(jī)密信息的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行徹底銷毀，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機(jī)密信息徹底清除。

四、電子檔案庫(kù)房建設(shè)及管理要求

檔案庫(kù)房建設(shè)和管理堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針和“安全防范，科學(xué)管理，利用方便”的原則。為確保檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命，檔案庫(kù)房庫(kù)房要求鐵門、鐵窗、鐵柜、窗戶掛有窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)配備空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、去濕設(shè)備和濕度計(jì)、溫度計(jì)。要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，防止陽(yáng)光和強(qiáng)光直接照射，具備安全防護(hù)、溫濕度控制。檔案庫(kù)房有蟲霉防治措施，放置驅(qū)蟲藥物，并定期更換，建立定期蟲霉檢查機(jī)制，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處理。嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕和有毒物品。保持庫(kù)房、設(shè)備清潔、干燥、衛(wèi)生和安全。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)備要求排列整齊合理，檔案分類整齊排放。庫(kù)房設(shè)置便于排架檢索的路標(biāo)，字體清晰美觀。對(duì)超過保管期限的檔案，一般每5年造冊(cè)登記一次，并經(jīng)院鑒定小組批準(zhǔn)后處理，以減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)。

電子檔案載體存入防磁柜，并放在電子檔案庫(kù)房。電子檔案庫(kù)房保持整潔和良好的通風(fēng)。溫度一般不超過28℃，相對(duì)濕度在65%左右;特殊介質(zhì)保管溫度不得超過20℃，相對(duì)濕度在40%左右。

五、結(jié)語(yǔ)

福建院歷史檔案數(shù)字化加工嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范，執(zhí)行行業(yè)、國(guó)家檔案局、中電建數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)驗(yàn)收要求中對(duì)歷史檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。電子檔案庫(kù)房參照省檔案局、行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。福建院將原來檔案底圖庫(kù)房調(diào)整改造，前期土建、電氣完工后，作為歷史檔案數(shù)字化加工操作間，按相關(guān)加工要求添設(shè)設(shè)備，推進(jìn)歷史檔案數(shù)字化加工工作完成。歷史檔案數(shù)字化完成后，添設(shè)防磁柜等設(shè)備，后期真正用作電子檔案庫(kù)房。福建院歷史檔案數(shù)字化和電子檔案庫(kù)房建設(shè)舉措滿足電子檔案庫(kù)房環(huán)境和技術(shù)指標(biāo)要求，節(jié)省了費(fèi)用，充分利用了場(chǎng)地，符合安全防范，科學(xué)管理，利用方便原則，可供其他檔案部門參考。