醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應(yīng)用分析

陰璐瑤

[摘 要]醫(yī)院辦公室檔案屬于醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，而醫(yī)院辦公室內(nèi)檔案管理活動是醫(yī)院經(jīng)營過程必不可少的一環(huán)?；诖?，文章首先介紹了醫(yī)院辦公室文檔工作的特征，其次從使用角度著手，介紹了醫(yī)院辦公室檔案管理過程存在的不足，并提出了有效的處理措施。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；辦公室；特征；應(yīng)用分析；措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.29.124

醫(yī)院辦公室檔案處理經(jīng)歷了長期的發(fā)展，并在持續(xù)的實踐階段得到逐漸完善，為了促進醫(yī)院的更好經(jīng)營，使之更好為社會提供服務(wù)，就需要對其加強研究，確定其處理過程存在的問題，通過進一步優(yōu)化來提高應(yīng)用效果。

1 醫(yī)院辦公室信息管理的基本特征

1.1 內(nèi)容較多

隨著科技的進步，醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理也在逐漸完善，管理的種類非常復(fù)雜，醫(yī)院辦公室文檔管理的種類也表現(xiàn)出了多元化的特征。其主要內(nèi)容有：一是醫(yī)院內(nèi)管理機制、總結(jié)、設(shè)計、業(yè)務(wù)條例等專業(yè)指導(dǎo)性信息，這類信息在醫(yī)院更新?lián)Q代與職員流動階段起到了顯著作用；二是醫(yī)院組織和參與的會議信息文件和照片等資料；三是上級部門傳達的信息，例如國家衛(wèi)計委發(fā)布的條例機制，需要醫(yī)院落實的法律法規(guī)等；四是關(guān)于醫(yī)院核心事件的信息，例如贏得的榮譽以及其他文件，例如醫(yī)院的簽發(fā)文件、醫(yī)生選聘、晉升記錄檔案，醫(yī)療矛盾記錄文件以及其他常規(guī)業(yè)務(wù)中自然出現(xiàn)的、有價值的信息資料。

1.2 模式多元化

醫(yī)院檔案信息不局限于一種模式，主要包含三種：一是文字文檔。其是最常見的檔案模式，記錄手段是以往的紙質(zhì)檔案，涉及的內(nèi)容很多，主要有人事、會計、病歷等，還有雜志、報刊等關(guān)于醫(yī)療常識內(nèi)容，這是檔案的重要形式。二是聲像文檔。這類文檔就是圖片、音頻、視頻等聲像信息，例如在會議與相關(guān)活動中形成的圖片與錄像和在電視廣播等媒介中關(guān)于醫(yī)療常識的報道，或是專家訪問等。這類文檔具有還原場景、直觀性學習等特征，在醫(yī)院辦公室文檔管理過程中也有較大作用。三是網(wǎng)絡(luò)檔案。當前是一個互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的社會，網(wǎng)絡(luò)資料傳遞快、容量很大，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)藥常識的宣傳與普及不能忽略網(wǎng)絡(luò)媒介所起到的作用，而在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的各類形式的文檔就是網(wǎng)絡(luò)文檔。

1.3 文檔管理的技術(shù)性

隨著時代的發(fā)展和進步，醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理也開始朝著現(xiàn)代化的趨勢發(fā)展，用科學的技術(shù)來提高檔案管理的實際效果，既降低了辦公室文檔管理的負擔，還規(guī)避了不必要的勞動力和物力資源耗費。

2 醫(yī)院辦公室文檔管理問題

2.1 文檔管理觀念薄弱

目前，大多數(shù)檔案管理者的管理觀念弱化，在認知上存在誤差，更別說科學地使用檔案資料，就連什么是文檔都不清楚，其是檔案管理活動被忽略的直接因素，醫(yī)院應(yīng)促使每個科室的員工形成查閱檔案并立即歸檔的良好習慣。

2.2 相關(guān)機制不健全

在實際操作中，很多醫(yī)院編制了制度及規(guī)章，但根本目的在于應(yīng)付上級考察，檔案管理并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值，僅僅是表面化功夫，管理工作沒有得到貫徹落實。[1]而且還會產(chǎn)生制度沒有及時更新的情況，以往所建立的規(guī)章制度已無法與現(xiàn)實情況相結(jié)合。另外，很多醫(yī)院會直接用國家發(fā)布的規(guī)章機制用作自身內(nèi)部管理體制，并沒有因地制宜地加以優(yōu)化，所以在實際工作中難以得到順利實行。

2.3 文檔管理者素質(zhì)偏低

群眾思想中存在一個普遍的誤區(qū)就是，檔案管理屬于一項十分簡單及機械化的任務(wù)，所有人都能夠勝任。很多醫(yī)院也堅持這一不科學的觀念，造成很多檔案管理者并不是專門的人才，其缺少專業(yè)的理論，對很多問題均是一知半解，該種現(xiàn)象對于醫(yī)院文檔管理產(chǎn)生了較大的阻礙。[2]同時，因為沒有準確認識到醫(yī)院文檔管理的關(guān)鍵性，很多檔案管理者的責任觀念薄弱，服務(wù)態(tài)度不好，如此就會導(dǎo)致在具體操作中沒有妥善解決交接任務(wù)，沒有根據(jù)要求進行核實等情況，導(dǎo)致檔案管理過程頻繁產(chǎn)生紕漏。

2.4 硬件設(shè)備陳舊

很多醫(yī)院至今依舊采用以往的手段來開展文檔管理業(yè)務(wù)，沒有引入先進的設(shè)施，這導(dǎo)致檔案管理的效率大幅度降低。許多醫(yī)院內(nèi)文檔管理的模式仍然是錄入電腦中該種陳舊的模式，無論是在檔案錄入或者在查詢環(huán)節(jié)均需要消耗大量的時間及人力且效果還不佳。[3]另外，在很多地方醫(yī)院的文檔管理工作中，甚至還沒有建立專業(yè)的辦公室，由此發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院管理過程對檔案管理工作是十分忽略的。

2.5 檔案采集與規(guī)章不標準

醫(yī)院辦公室文檔包含每個臨床科室、后勤組織和與外界單位簽訂的文檔。由于缺少足夠的檔案管理人才，臨床每個科室的檔案無法及時采集，或是各科室的文檔的記錄環(huán)節(jié)存在各種各樣的問題，這些均極大影響到文檔的質(zhì)量。

3 醫(yī)院辦公室文檔管理策略

3.1 制定完善的制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

在醫(yī)院的常規(guī)經(jīng)營中，需要醫(yī)院及領(lǐng)導(dǎo)對文檔管理的科室引起重視。如此，首先就要加大資金投入，這樣方可更好展開規(guī)劃，建立健全檔案管理形式；其次，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合國家發(fā)布的規(guī)章機制，對于醫(yī)院的基本特征實現(xiàn)細化與重構(gòu)，優(yōu)化醫(yī)院文檔管理規(guī)章機制，使之內(nèi)容系統(tǒng)化、體制化、標準化；最后，要為文檔管理的職位分配專門的人才，改變醫(yī)院模式，把原來的分散管理改變成集中管理，如此能夠提升檔案管理工作的效率，促進資源整合。盡量把文檔管理改變成一個完全獨立、標準、完整的體系。

3.2 提升文檔管理者的綜合素質(zhì)

在文檔管理過程中，需定期對文檔管理者加強培訓，使工作人員的理論知識得到更新，提升其專業(yè)技能。另外，要鼓勵文檔管理者到外面參加實踐培訓，和他人進行互動交流。文檔管理者提高自身理論及能力的時候，要把文檔數(shù)字化管理的學習當作重點，擴展視野，提高業(yè)務(wù)競爭水平，使得醫(yī)院內(nèi)文檔管理活動能在市場上占據(jù)領(lǐng)先地位。[4]此外，還應(yīng)當提高文檔管理職責的軟素質(zhì)，即職業(yè)道德及責任心，由于存在無法規(guī)避的現(xiàn)實因素，管理者的工作常常被忽略，再加之檔案管理的功能是為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、傳輸信息，未直接創(chuàng)造經(jīng)濟財富，所以文檔管理者會默默承受這些壓力，用自己高尚的職業(yè)素養(yǎng)及責任感來為該項工作創(chuàng)造效益。

3.3 注重數(shù)字化管理

數(shù)字化的檔案管理屬于社會發(fā)展的潮流及趨勢，醫(yī)院應(yīng)當投入足夠的資金以配置相關(guān)的軟件及硬件設(shè)施，即是做好文檔管理活動的基礎(chǔ)條件。首先，應(yīng)當在辦公室內(nèi)配置現(xiàn)代化辦公設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、電腦、打印機等，用網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字系統(tǒng)創(chuàng)建醫(yī)院文檔管理平臺。另外，還要提高文檔管理的穩(wěn)定性，避免產(chǎn)生病毒侵襲、數(shù)據(jù)丟失和盜竊等問題。[5]在數(shù)據(jù)共享上，需注意對應(yīng)用者設(shè)置一定的權(quán)限，確保文檔資料的安全性。同時，還要注意科學對待文檔管理工作的數(shù)字化，數(shù)字化不是根本的目的，其是支持檔案管理活動開展的有效途徑，并不是指在文檔管理過程所遇到的全部的問題都可以用數(shù)字化手段處理，其是促使檔案采集、傳遞、處理等環(huán)節(jié)更為方便，滿足群眾要求的技術(shù)，無法完全依賴于數(shù)字化手段。

4 結(jié) 論

綜上所述，檔案管理屬于一項和現(xiàn)實息息相關(guān)的任務(wù)，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計劃未來。醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理要引起重視，這是促進醫(yī)療事業(yè)建設(shè)必不可少的工作。醫(yī)院要對檔案管理加強研究，掌握企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，用科學的技術(shù)方式及現(xiàn)代化手段，對文檔管理加以建設(shè)與發(fā)展，使之能夠發(fā)揮出宣傳教育，提高醫(yī)院在患者心中的信賴度、提高知名度、為醫(yī)療界的科研及學術(shù)探究帶來依據(jù)，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理的作用。

參考文獻：

[1]黨志蔚.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析與討論[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：120.

[2]李斯琪.醫(yī)院辦公室檔案管理人員職業(yè)視野拓展的路徑思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：110.

[3]曹會忠.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：113.

[4]張澄橙.數(shù)字化時代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料，2016，17（4）：82-83.

[5]嚴莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：94，96.