公文格式易出現(xiàn)問題解析

摘要：為了使公文寫作和處理工作更加科學(xué)，以保證公文具有高質(zhì)量，公文運(yùn)行高效率，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》出臺的同時，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》正式實施?！陡袷健穼M成公文格式的18個要素做了明確規(guī)定，但在實際寫作中很多機(jī)關(guān)單位還是出現(xiàn)一些問題，現(xiàn)梳理出幾大類，進(jìn)行解讀分析，避免其他單位出現(xiàn)類似問題。

關(guān)鍵詞：公文格式；問題解析

2012年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），從2012年7月1日起執(zhí)行，該《條例》對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制和公文辦理等方面做出了明確的規(guī)定。同年6月《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）正式實施，《格式》對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定，這樣就確保了公文的表現(xiàn)形式的統(tǒng)一性和規(guī)范化。

公文強(qiáng)調(diào)格式的統(tǒng)一和規(guī)范，主要是為了使公文寫作和處理工作更加科學(xué)，以保證公文具有高質(zhì)量，公文運(yùn)行高效率?！稐l例》中明確規(guī)定：“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成”。

在實際寫作過程中，對于公文格式的18個組成要素，很多機(jī)關(guān)尤其是基層單位，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題，簡單梳理一些共性問題：

一、發(fā)文字號不規(guī)范

公文版頭包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人6個要素，在這6個要素中，出現(xiàn)問題最多的是發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號組成，比如：××市人民政府辦公廳關(guān)于做好××××工作的通知，發(fā)文字號的正確寫法是市政辦發(fā)（發(fā)文機(jī)關(guān)代字）﹝××﹞（年份）××號（發(fā)文順序號）。常見的錯誤主要表現(xiàn)在：一是年份書寫不規(guī)范。把2017年寫成17，不夠完整準(zhǔn)確；二是年份外面使用[××]中括號、（××）小括號等。不夠規(guī)范，正確的寫法是使用﹝××﹞六角括號；三是發(fā)文順序號寫作不規(guī)范。把3號寫成003號或者第3號。

二、文種使用不規(guī)范

在文種選擇和使用方面，出現(xiàn)的問題比較多。一是生造文種。按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，法定運(yùn)行的文種包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要這15種。也就是說選擇發(fā)文的文種時，不能在這15種之外，但是在實際寫作中，一些機(jī)關(guān)單位使用了計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案等非法定文種，由于這些文種無法按照正常的流程獨立運(yùn)行，很難正常進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，工作的效率受到嚴(yán)重影響。比如：××市人民政府關(guān)于××年××工作的實施方案，這種寫法顯然是不規(guī)范的，因為實施方案不是法定文種，不能獨立運(yùn)行，應(yīng)該修改為：××市人民政府關(guān)于印發(fā)××年××工作的實施方案的通知。

二是疊用文種?！稐l例》中規(guī)范的15個文種，每一個的適用范圍和作用效力都是不盡相同的，在實際寫作時要依據(jù)發(fā)文的目的和意圖，認(rèn)真的選擇最為貼切的文種，不能把兩個不同作用的文種疊加在一起使用。比如關(guān)于××××的請示函、關(guān)于××××的通知的通知等。錯誤頻率最高的是關(guān)于××××的請示報告，請示和報告都是上行文，上級接到此文以后無法確定到底是請示的事項還是報告的事項，不能正確處理。因為，二者的行文目的和回復(fù)形式是不同的，《條例》中明確請示的適用范圍是向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)。所以請示通常是請求上級批準(zhǔn)、解決和指示，需要上級以批復(fù)的形式給予明確的答復(fù)，一個請示必須用一個批復(fù)回復(fù)；《條例》中明確報告的適用范圍是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告屬于請閱件，上級通常會以閱存的方式處理。

三、標(biāo)題寫作不規(guī)范

標(biāo)題是公文內(nèi)容的提煉概括，是用最簡練的語言概括出公文核心的內(nèi)容，讓收文者通過閱讀標(biāo)題，清楚文件的基本內(nèi)容。完整的公文標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個部分。比如：××市××局關(guān)于做好××××工作的通知，其中××市××局是發(fā)文機(jī)關(guān)，關(guān)于做好××××工作是事由，通知是文種。在實際寫作中容易出現(xiàn)的問題是標(biāo)題要素不完整，有的機(jī)關(guān)單位發(fā)文只寫事由和文種，有的只寫文種，隨意的省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，這樣的寫法不利于收文者掌握公文基本的內(nèi)容，影響工作效率。

四、正文寫作不規(guī)范

公文的主體部分最核心的要素是正文，正文寫作是寫作者對于公文主題的把握、框架的搭建、材料的分析以及語言運(yùn)用的綜合體現(xiàn)。正文里涵蓋的要點是方方面面的。一是引文。正文寫作經(jīng)常需要引用上級或相關(guān)的文件作為依據(jù)，比如在一份批復(fù)的開頭部分這樣寫道：“××府發(fā)﹝××﹞××號《關(guān)于××的請示》收悉”，這種寫法不規(guī)范，應(yīng)該修改為：“《××縣人民政府關(guān)于××的請示》（×政發(fā)﹝××﹞××號）收悉”。引文的正確寫法是先引文件名，再引文號。

二是結(jié)構(gòu)層次序號。公文正文內(nèi)容比較復(fù)雜時，需要劃分結(jié)構(gòu)層次，《格式》中明確指出：公文正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。實際寫作過程中，最常出現(xiàn)的是錯誤寫法是“（一）、”或“1、”。

三是附件說明。《格式》中明確指出：“附件在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊”。實際寫作過程中，最常出現(xiàn)的是錯誤寫法是附件后加標(biāo)點符號。

作者簡介：李彬（1980.2），女，遼寧沈陽人，遼寧行政學(xué)院，公共管理教研部，副教授，研究方向：公文寫作。