淺議企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)及管理

王慧

現(xiàn)代企業(yè)每年都要投入大量的資金和精力開展針對(duì)企業(yè)員工的各類培訓(xùn)活動(dòng)，以提高自身的人力資源水平，提升企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的開發(fā)、實(shí)施和評(píng)估過程會(huì)產(chǎn)生大量的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，這些寶貴的數(shù)據(jù)資料要及時(shí)的整理歸檔，以便為今后的數(shù)據(jù)查詢、培訓(xùn)管理、新項(xiàng)目開發(fā)和培訓(xùn)科研服務(wù)，同時(shí)我們把這一數(shù)據(jù)、資料搜集、整理、歸檔的過程稱之為培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理。培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容比較豐富，它包括文書檔案、聲像檔案和培訓(xùn)實(shí)施檔案等。其中，項(xiàng)目實(shí)施檔案是項(xiàng)目檔案構(gòu)成的主體，主要包括培訓(xùn)管理、學(xué)員管理、師資選配、培訓(xùn)教學(xué)、培訓(xùn)服務(wù)等材料。項(xiàng)目檔案對(duì)培訓(xùn)教學(xué)、科研乃至其它環(huán)節(jié)工作都具有重要而深遠(yuǎn)的意義。因此，企業(yè)的各級(jí)各類培訓(xùn)中心應(yīng)充分認(rèn)識(shí)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的意義、特點(diǎn)，對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理引起足夠的重視，真正把在培訓(xùn)管理、培訓(xùn)活動(dòng)中形成的文件材料完整地立卷歸檔，以促進(jìn)培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作的深入開展。

一、實(shí)施培訓(xùn)項(xiàng)目檔案工作的意義

1、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案是培訓(xùn)中心對(duì)每一培訓(xùn)項(xiàng)目開發(fā)、實(shí)施、評(píng)估全過程所形成并已處理完畢存檔的文件材料，它反映著被完成的每一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的真實(shí)情況和實(shí)際價(jià)值，同時(shí)也反映著企業(yè)培訓(xùn)中心培訓(xùn)工作的狀況，是培訓(xùn)中心過去一切教學(xué)工作活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是培訓(xùn)項(xiàng)目的重要財(cái)富之一，有利于科學(xué)地總結(jié)過去經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，少走彎路。

2、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案信息對(duì)于培訓(xùn)中心培訓(xùn)管理、培訓(xùn)教學(xué)科研以及其它培訓(xùn)工作高質(zhì)量進(jìn)行具有重要的指導(dǎo)、預(yù)測(cè)作用。它是一種知識(shí)寶庫，一種信息資源，因此，培訓(xùn)中心中具體實(shí)施培訓(xùn)項(xiàng)目的部門要安排專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目開發(fā)、培訓(xùn)教學(xué)、學(xué)員管理、培訓(xùn)服務(wù)等信息資源、數(shù)據(jù)、資料的整理歸檔工作，廣泛地、主動(dòng)地、迅速地、準(zhǔn)確地提供高質(zhì)量的、系統(tǒng)的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案信息，充分發(fā)揮培訓(xùn)項(xiàng)目檔案應(yīng)有作用。

3、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案真實(shí)地記錄了培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施的內(nèi)容、方法、途徑和效果，是衡量一所培訓(xùn)中心規(guī)范化管理程度和培訓(xùn)教學(xué)工作水平的重要標(biāo)志。它既能反映培訓(xùn)中心培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量，又是對(duì)培訓(xùn)中心進(jìn)行各類考核、評(píng)估的重要依據(jù)。所以，如不注意平時(shí)檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時(shí)歸檔，那么培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施的情況和培訓(xùn)中心所取得的成績就得不到真實(shí)的反映。

二、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的分類

培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容豐富，按其內(nèi)容大體分為項(xiàng)目開發(fā)、項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目評(píng)估三大類。

1、項(xiàng)目開發(fā)類。主要包括（1）上級(jí)培訓(xùn)主管部門下達(dá)的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)項(xiàng)目教學(xué)質(zhì)量管理及要求檢查等方面的文件。（2）培訓(xùn)項(xiàng)目需求調(diào)研方案、提綱、問卷、量表，調(diào)研數(shù)據(jù)分析及需求調(diào)研報(bào)告等。（3）項(xiàng)目實(shí)施方案。主要包括：項(xiàng)目名稱、實(shí)施時(shí)間、實(shí)施地點(diǎn)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)目的、培訓(xùn)內(nèi)容、課時(shí)安排、師資匹配、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)硬軟件、相關(guān)的管理規(guī)定、守則等。各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、課程進(jìn)度等。

2、項(xiàng)目實(shí)施類。包括學(xué)員報(bào)到名單、學(xué)員考勤表、學(xué)員每課出勤率、學(xué)員請(qǐng)銷假情況、培訓(xùn)師課題教學(xué)基本情況、培訓(xùn)硬軟件服務(wù)情況等。

3、項(xiàng)目評(píng)估類。包括學(xué)員測(cè)評(píng)表、學(xué)員網(wǎng)絡(luò)測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)、學(xué)員結(jié)業(yè)考核成績、培訓(xùn)管理部門測(cè)評(píng)意見、訓(xùn)后隨訪記錄等。

三、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

培訓(xùn)項(xiàng)目檔案作為一種專業(yè)檔案，除具有一般檔案的屬性外，它還有其自身的特點(diǎn)。

1、周期不定。培訓(xùn)工作具有周期的不確定性。不同培訓(xùn)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備時(shí)間和實(shí)施時(shí)間有時(shí)相差很大，建檔周期不同，其所形成的檔案材料在內(nèi)容、數(shù)量上有很大差距，因此相關(guān)人員要及時(shí)搜集、及時(shí)建檔，才能保證培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和完整性。

2、內(nèi)容多樣。培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件材料內(nèi)容豐富、規(guī)格多樣。其制成材料除紙張外，還有錄音、錄相、照片、幻燈片軟盤、光盤等。紙質(zhì)檔案形式也比較復(fù)雜，有表比、文章、圖畫，大小、規(guī)格不一、印章方式也不統(tǒng)一。

3、性質(zhì)雙重。培訓(xùn)教學(xué)過程中形成的文件材料，既有文書檔案的性質(zhì)，如教學(xué)總結(jié)、學(xué)員管理等，又有科技檔案的性質(zhì)，如教師備課方案、學(xué)術(shù)論文、自編教材講義等。

培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的管理、歸檔是培訓(xùn)教學(xué)管理的重要工作，負(fù)責(zé)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理的人員應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，充分認(rèn)識(shí)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案工作的意義，在培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理過程中，認(rèn)真做好檔案的管理與歸檔，努力實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

四、做好培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理工作要注意的幾個(gè)方面

1、檔案的收集。在進(jìn)行文件材料的收集時(shí)，要確定專人，把各培訓(xùn)部門的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案材料收集齊全，并按照培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的不同類別分別存放，即把有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料相對(duì)集中。

2、檔案的分類與歸檔。培訓(xùn)項(xiàng)目檔案收集齊全之后，還要系統(tǒng)的分類組卷。分類必須遵循培訓(xùn)項(xiàng)目檔案形成的規(guī)律，盡量保持培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的完整性和系統(tǒng)性。分類要力求簡(jiǎn)明清楚，符合檔案管理規(guī)范。分類、組卷后，按照卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容擬寫答卷標(biāo)題，編寫時(shí)要結(jié)構(gòu)完整和簡(jiǎn)練。最后，編制檔案移交清冊(cè)向培訓(xùn)中心移交，然后由專職工作人員按不同的門類分別保存。

3、強(qiáng)化集中，統(tǒng)一管理。由于教學(xué)檔案的大部分不經(jīng)過文書收發(fā)登記，難以收集齊全，隨時(shí)有散失的可能。因此，需要按照歸類制度和集中統(tǒng)一管理檔案的要求，采取有效措施，把各種有關(guān)材料收集齊全，由專門人員集中、統(tǒng)一管理。

4、方便好用。做好教學(xué)檔案的整理、編目和開發(fā)利用工作，使培訓(xùn)項(xiàng)目檔案逐步成為貯存、搜集和利用的培訓(xùn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)、信息庫，并查詢方便。