煙草商業(yè)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的探討

喬昌偉 張黎梅 聶秀麗

【摘 要】對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)是十分重要的，其在煙草企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有不可替代的功能與優(yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)有利于將財(cái)務(wù)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合在一起，使得流程更加規(guī)范合理。本文分析了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的必要性，并給出了如何建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的意見(jiàn)，供大家參考。

【關(guān)鍵詞】煙草；煙草企業(yè)；財(cái)務(wù)；共享服務(wù)中心

對(duì)于一些大型煙草企業(yè)而言，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式將財(cái)務(wù)部門和人員分散在下屬機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)資源分散，溝通和管理成本增加。財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)集中化處理財(cái)務(wù)事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的統(tǒng)一化、集約化，在很大程度上降低了煙草企業(yè)的管理成本，并通過(guò)資源共享的方式使效率與效益最大化。煙草企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中，需要結(jié)合煙草企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行建設(shè)。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的必要性

（一）有利于煙草企業(yè)管控能力提升

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共享業(yè)務(wù)是由經(jīng)辦人在共享平臺(tái)發(fā)起的，其是隨機(jī)分配的，在經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化后，通過(guò)線上資金交易，并生成會(huì)計(jì)憑證，由此可以有效地避免人員徇私舞弊的行為。企業(yè)的財(cái)務(wù)人員或是決策層還可以在共享平臺(tái)查閱業(yè)務(wù)辦理的全過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)解決。另外財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可大大提升信息的流通效率，使得信息查閱起來(lái)更方便，信息庫(kù)的信息也更全面，數(shù)據(jù)能實(shí)時(shí)更新，一定程度削弱了監(jiān)管不力導(dǎo)致的不當(dāng)行為的負(fù)面影響，提升了煙草企業(yè)的辦事效率與管理控制能力。

（二）有利于保證財(cái)務(wù)工作效率的穩(wěn)步提升

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有利于使業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使數(shù)據(jù)得到了統(tǒng)一的管理。通過(guò)后臺(tái)功能可以方便信息間的交流與溝通，同時(shí)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，由此也方便了信息資源的共享與流通，在緩解工作人員壓力的同時(shí)大大提升了工作效率，并為財(cái)務(wù)人員提供了真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為客戶提供了準(zhǔn)確的交易信息。

二、煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)存在的挑戰(zhàn)

（一）模式選擇的問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享中心在本質(zhì)上仍然屬于財(cái)務(wù)管理體系，一些煙草企業(yè)將財(cái)務(wù)共享中心作為財(cái)務(wù)部的下屬機(jī)構(gòu)，一些煙草企業(yè)則將共享中心作為與獨(dú)立于財(cái)務(wù)部的同級(jí)別機(jī)構(gòu)。不同的模式有著不同的優(yōu)劣勢(shì)。將財(cái)務(wù)共享中心作為財(cái)務(wù)部的下屬機(jī)構(gòu)，有利于共享中心與財(cái)務(wù)部的交流與溝通，但不利于共享中心的專業(yè)化和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

（二）信息化和流程的問(wèn)題

現(xiàn)代大型煙草企業(yè)的分（子）公司往往分布在不同城市和區(qū)域，財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)共享節(jié)約了資源，但如果信息化水平不高，則可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)效率被嚴(yán)重拖累。同時(shí)，共享中心針對(duì)不同的分（子）公司和業(yè)務(wù)開(kāi)展業(yè)務(wù)，也更加注重流程和標(biāo)準(zhǔn)化，往往會(huì)在審批和程序上有著更嚴(yán)格的要求。原有的傳統(tǒng)模式下，存在問(wèn)題時(shí)經(jīng)辦人員可以直接和財(cái)務(wù)人員溝通，但共享中心下，如果流程設(shè)計(jì)不合理，可能會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域之間的人員大幅度增加溝通成本，影響業(yè)務(wù)效率。

（三）財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化

由于煙草企業(yè)涉及到多種業(yè)務(wù)，加上旗下分（子）公司的多樣化，其財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程各不相同。在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)時(shí)，由于各個(gè)分（子）公司的財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程各不相同，財(cái)務(wù)信息有不同的表達(dá)、搜集、傳遞方式，因此不利于整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的構(gòu)建。而且由于財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化，會(huì)給煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員留下巨大的操作空間，從而會(huì)為煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理埋下隱患，也會(huì)造成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)各操作流程的不統(tǒng)一，致使數(shù)據(jù)無(wú)法統(tǒng)一分析，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)應(yīng)有的作用無(wú)法發(fā)揮。

（四）財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)代大型煙草企業(yè)的分（子）公司通常延伸到各縣市區(qū)，業(yè)務(wù)繁冗復(fù)雜，管理構(gòu)建層次較多，從而使得煙草企業(yè)一線的財(cái)務(wù)人員增加，綜合素質(zhì)參差不齊，不利于財(cái)務(wù)管理水平的提升。同時(shí)，由于煙草企業(yè)業(yè)務(wù)繁多，不同的分（子）公司對(duì)日常業(yè)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的填制標(biāo)準(zhǔn)、粘貼標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)支撐依據(jù)等缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度來(lái)指導(dǎo)，致使相同業(yè)務(wù)的處理結(jié)果存在差異，直接影響了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，也為煙草企業(yè)內(nèi)部控制留下巨大隱患。

三、煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的思路

（一）明確財(cái)務(wù)共享中心的定位

煙草企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心與原有的財(cái)務(wù)部進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分，明確功能定位。以中國(guó)電信為例，該公司將財(cái)務(wù)共享中心作為與財(cái)務(wù)部下設(shè)的機(jī)構(gòu)，功能定位為該公司進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的責(zé)任部門，同時(shí)需要配合財(cái)務(wù)部做好財(cái)務(wù)管理工作。這樣做的目的主要是在共享中心建設(shè)初期，能夠得到財(cái)務(wù)部的有力協(xié)助，并和財(cái)務(wù)部一起，在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)進(jìn)行協(xié)同，有利于財(cái)務(wù)共享中心解決和處理發(fā)展中面臨的問(wèn)題。

（二）基于信息化不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

信息化是財(cái)務(wù)共享中心高效運(yùn)作的基礎(chǔ)。隨著越來(lái)越多的企業(yè)面向不同區(qū)域、甚至全球來(lái)開(kāi)展業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)共享中心對(duì)信息化的要求也越來(lái)越高。財(cái)務(wù)共享中心在建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)在影像設(shè)備、網(wǎng)上銀行、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等方面進(jìn)行系統(tǒng)化的打造，并在此基礎(chǔ)上盡量統(tǒng)一不同下屬單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)銷模板、審核流程等，做到共享活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化。特別是財(cái)務(wù)共享中心作為面向不同業(yè)務(wù)單位的部門，需要做好不同信息系統(tǒng)之間的信息聯(lián)接，比如做好網(wǎng)上銀行和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的對(duì)接，以減少查詢、解釋、溝通等活動(dòng)的時(shí)間，提高工作效率。

（三）健全財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

煙草企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)一定要注重將財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行健全，這樣才能夠?qū)⒇?cái)務(wù)共享服務(wù)流程達(dá)到真正的流程最優(yōu)化。財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)管理的核心就是流程再造，但該流程再造并不是傳統(tǒng)意義上的流程標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化通常是指流程達(dá)到規(guī)范化，它涵蓋財(cái)務(wù)處理環(huán)節(jié)操作的規(guī)范化、對(duì)用戶需求的響應(yīng)機(jī)制的規(guī)范化等。在落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)前，煙草企業(yè)通常會(huì)存在一套標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程，但是在落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過(guò)程中一定要將其信息化，才能保證整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息化建設(shè)。

（四）做好風(fēng)險(xiǎn)管理措施

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)首先加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督與控制，比如通過(guò)定期自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心在運(yùn)作中存在的問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題消除在萌芽狀態(tài)。其次，財(cái)務(wù)共享中心可以和相關(guān)部門配合來(lái)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，比如和審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、財(cái)務(wù)部門等對(duì)各環(huán)節(jié)的過(guò)程進(jìn)行抽查，讓各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)重視其經(jīng)手的業(yè)務(wù)，主動(dòng)降低問(wèn)題發(fā)生的概率。最后，財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)依托先進(jìn)的信息管理手段來(lái)控制好風(fēng)險(xiǎn)，讓財(cái)務(wù)共享中心的工作人員及時(shí)了解潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提高財(cái)務(wù)共享中心的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與管理水平。

（五）建立完善的員工激勵(lì)機(jī)制

財(cái)務(wù)共享中心的崗位在許多財(cái)務(wù)人員眼中僅僅只是一個(gè)會(huì)計(jì)核算員，因此一些財(cái)務(wù)員工的工作積極性并不高。面對(duì)此種情況，財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)加強(qiáng)員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)完善各類激勵(lì)手段，提高員工的待遇和工作滿意度，增強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心員工的職業(yè)素養(yǎng)，拓寬職業(yè)晉升渠道，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，就是為了更好的提升煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)工作水平，這是當(dāng)前實(shí)施垂直管理的煙草企業(yè)提高財(cái)務(wù)工作效率、防控資金風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑，也是今后需要重點(diǎn)研究的工作。

【參考文獻(xiàn)】

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