信息化背景下檔案管理模式改革的內容與策略

摘要：信息化背景下，檔案管理面臨著諸多機遇與挑戰(zhàn)，原有的檔案管理模式已無法滿足時代發(fā)展需求。檔案管理模式需根據社會發(fā)展不斷改革與創(chuàng)新，發(fā)揚優(yōu)勢，去除弊端，在確保檔案管理的高效性與安全性的同時，提高檔案管理的效率。本文就檔案管理模式改革的重點與策略進行論述。

關鍵詞：信息化；檔案管理；內容；策略

檔案管理是一個單位管理工作的重要組成部分，包括人事檔案管理、干部檔案管理、黨務檔案管理、財務檔案管理，工程檔案管理等等。信息化背景下，為適應檔案的管理面臨的諸多機遇與挑戰(zhàn)，確保檔案管理的高效性和安全性，提升檔案管理的效率和質量，原有檔案管理模式急需改革。

一、信息化背景下檔案管理面臨的機遇

互聯(lián)網的應用使檔管理的效率大大提高，與傳統(tǒng)的紙質檔案的管理相比，管理人員的任務大大降低，管理手段更為豐富，服務空間不斷得以拓展，檔案管理的時效性更強。 信息化背景下檔案管理面臨的機遇主要體現(xiàn)在三方面。

（一）檔案管理的技術手段更豐富

紙質檔案管理，資源消耗大，管理人員工作任務量大，記錄、整理到備檔等過程，均需要通過人工完成，這樣不僅檔案的準確度受到影響，而且容易出現(xiàn)失誤，造成錯誤。 計算機技術、互聯(lián)網技術的應用使得檔案管理的手段與傳統(tǒng)紙質檔案的管理過程中需要大量時間，檔案本身容易受到外界溫度、濕度等環(huán)境影響，容易丟失和缺損等問題相比，顯得更加多元化。信息存儲、調取、查看更為便捷，且檔案能以多種形式進行存儲，便于分類管理，降低了管理成本和工作強度，總之，檔案管理的技術手段越來越豐富。

（二）檔案管理的服務空間不斷拓展

互聯(lián)網時代，檔案信息的來源廣，信息量大大增加，紙質檔案已不能跟上信息增長的節(jié)奏，數字化資源占用的存儲空間也成倍增加。信息的增長使電子檔案的空間占用成本逐年增加，隨著信息化與互聯(lián)網技術的發(fā)展，檔案存儲以虛擬空間的形式出現(xiàn)，可大幅降低檔案占有空間，檔案室的實際占有面積和管理成本因此大大降低。同時，數字化檔案信息的整理、加工、調取與查閱突破了時間、空間的限制，電子信息技術，云處理技術的應用，使檔案管理的工作強度降低，更加高效和便捷，服務空間不斷拓展。

（三）檔案管理的時效性更為明顯

信息化背景下，電子檔案管理也與紙質檔案管理的方式不同。檔案管理模式逐漸適應互聯(lián)網技術的發(fā)展，檔案管理的實效性成為檔案管理的重要要求。檔案管理如果不能根據當前信息的變化而改變，則檔案的內容便失去了實際意義。基于互聯(lián)網的檔案管理通過計算機系統(tǒng)的操作就可以更改信息，檔案的信息更新更方便，且不會對原檔案造成影響，檔案存儲也更具有實際作用，實效性明顯提高。

二、檔案管理模式改革的內容與策略

檔案管理模式改革是一個不斷發(fā)展、漸進的過程。在信息化背景下，深入了解檔案管理工作的需求，通過檔案管理的理論創(chuàng)新與服務創(chuàng)新，有效提升檔案管理工作的效率與質量。

（一）完善檔案管理制度

檔案管理模式的改革，首先要樹立正確的檔案管理意識，提高檔案管理規(guī)范性。檔案管理工作內容繁瑣、信息數量龐大，在工作時，一是要在工作中定期進行培訓，嚴格要求工作人員要用心、細心、耐心；二是要及時、有效地對檔案內容進行登記備案，對檔案信息的管理進行記錄、編輯，建立完整的信息體系，提供檔案管理標準化體制；三是要確保檔案內容與登記目錄內容相匹配，保證工作流程合理；四是要確保檔案管理的準確性與完整性。通過嚴格的管理制度，保障檔案管理模式改革順利實施。

（二）加強數字化管理手段的應用。

檔案管理模式改革的重要內容是將原有的文字化信息轉變?yōu)榕c現(xiàn)代化發(fā)展相適應的數字化信息。數字化在檔案管理中的應用，改變了以往在進行檔案整理時，人力的浪費問題，能有效減少檔案管理人員因工作失誤導致檔案內容缺失的現(xiàn)象，還可以有效提高工作效率與質量，同時在檔案妥善保管方面也可發(fā)揮極大優(yōu)勢。而數字化的實現(xiàn)要求檔案管理人員具有相應的計算機使用能力，對常用辦公軟件比較熟練。因此強化計算機應用水平，采用最先進的檔案管理設備，對提高檔案管理效率，簡單化管理流程，提高檔案安全性具有重要意義。

（三）全面提升管理檔案人員素質和能力。

計算機檔案管理對新時期的檔案管理人員提出了新要求，如了解互聯(lián)網管理流程，樹立網絡管理安全意識等。在檔案管理模式改革中，綜合能力的提升，成為檔案管理的重要評價指標。通過檔案管理人員能力提升，提高檔案管理的效率與質量。因此，全面提升檔案管理人員的素質和能力，是檔案管理模式改革的重要內容。檔案管理人員的能力和素質主要表現(xiàn)在具有耐心、細心的品質，具有不怕繁瑣精神，具有相當的計算機應用能力和一定的創(chuàng)新精神與實踐能力。

（四）增強防患意識，加強網絡安全。

在數字化檔案管理過程中， 檔案管理存在諸多風險，由于檔案未備份、機械故障等原因造成的檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。另外由網絡技術環(huán)境和其防護措施不到位，重要信息被竊取的事件也時有發(fā)生。一旦檔案丟失或私密信息泄密將對單位的發(fā)展帶來重大影響。

加強網絡安全，需要管理人員在深入了解互聯(lián)網技術的基礎上，建立必要的防火墻，對系統(tǒng)進行定期殺毒防護，優(yōu)化網絡環(huán)境，防止黑客入侵。對使用者設定秘鑰，防止非相關人員使用檔案時造成信息丟失，以確保檔案信息安全。

三、結束語

檔案管理模式的改革是一個單位穩(wěn)步發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作必須保證其準確性與完整性。信息化背景下，檔案管理的技術手段更豐富，檔案管理的服務空間不斷拓展，檔案管理的時效性更為明顯。通過完善檔案管理制，加強數字化管理手段的應用，全面提升管理檔案人員素質和能力，增強防患意識，加強網絡安全等措施，豐富管理手段，拓展服務空間成為檔案管理模式改革的重要內容與有效策略。

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作者簡介：常艷（1975-），女，漢族，本科 ，館員，河南?？h人，湖北省漳河工程管理局辦公室，研究方向：檔案管理。