檔案管理規(guī)范化 服務(wù)意識(shí)常態(tài)化

摘要：檔案是人類(lèi)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證，是人類(lèi)智慧的濃縮精華，是文化傳承的重要保障。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性和持續(xù)性的工作，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和延續(xù)都離不開(kāi)檔案工作的管理。本文結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)析當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀，探討檔案服務(wù)意識(shí)，并提出提高綜合檔案管理和增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)的建議。作為一名合格的檔案管理者，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作，努力做到檔案管理規(guī)范化，檔案服務(wù)意識(shí)常態(tài)化。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；服務(wù)意識(shí)

引 言

近年來(lái)，檔案工作的規(guī)范管理和檔案服務(wù)意識(shí)越來(lái)越受到社會(huì)公眾和媒體網(wǎng)絡(luò)的關(guān)注，新形勢(shì)在賦予我們新的使命和新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為我們創(chuàng)造了前所未有的機(jī)遇。如何做好檔案管理工作，拓寬管理渠道，運(yùn)用到各行各業(yè)中去，是值得我們?nèi)パ芯亢退伎嫉恼n題。因此，我們需要轉(zhuǎn)變思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，把服務(wù)意識(shí)當(dāng)做一項(xiàng)常態(tài)化的日常工作，提高檔案工作的服務(wù)意識(shí)，把檔案管理和服務(wù)工作做到規(guī)范化，現(xiàn)代化、科學(xué)化。

1. 檔案管理和服務(wù)工作存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理規(guī)章制度不夠完善

有些單位雖然制定了檔案工作的規(guī)章制度，但并不完善，主要表現(xiàn)在：①檔案制度內(nèi)容不全。如檔案工作者崗位責(zé)任制，往往只明確了檔案工作者的任務(wù)和職責(zé)，卻缺少權(quán)限和考核制度，這樣的責(zé)任制形同“檔案工作者崗位職責(zé)”。②檔案管理制度按照其他單位現(xiàn)成制度依葫蘆畫(huà)瓢。制定檔案管理制度，參考相關(guān)管理制度本無(wú)可厚非，但有些單位為了省事，直接引用“拿來(lái)主義”，對(duì)其他單位的管理制度直接修改單位名稱(chēng)，全盤(pán)照搬。這種管理制度，往往不符合單位實(shí)際，不便于檔案管理工作的開(kāi)展。③檔案管理制度沒(méi)能及時(shí)更新。在檔案管理實(shí)際工作中，相關(guān)單位如果不及時(shí)對(duì)新問(wèn)題做總結(jié)分析，完善檔案規(guī)章制度，對(duì)已有的規(guī)章制度一味的守舊，多年一貫制，制度便不能起到規(guī)范管理行為的作用，也將失去它本身存在的意義。

1.2檔案管理工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著舉足輕重的作用。

然而，當(dāng)前檔案管理工作者中普遍存在的問(wèn)題有：（1）檔案管理工作者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。當(dāng)前許多檔案管理人員都缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理水平，檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)不足。（2）檔案管理工作者檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，相比之下，檔案管理工作的開(kāi)展略顯緩慢，檔案工作者對(duì)檔案的責(zé)任意識(shí)不夠，服務(wù)意識(shí)更是沒(méi)能跟上發(fā)展的節(jié)奏，制約了檔案工作的發(fā)展。

2. 規(guī)范檔案管理工作和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的舉措

2.1 加強(qiáng)檔案管理工作的主要做法

2.1.1建立健全檔案管理規(guī)章制度

為確保檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全的檔案管理規(guī)章制度，如制定《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案利用制度》、《庫(kù)房管理制度》、《各類(lèi)文件歸檔制度》、《歸檔范圍、分類(lèi)方案及保管期限表》等一系列規(guī)章制度，從檔案的收集完善、整理歸檔、保管統(tǒng)計(jì)、借閱利用和安全保密等多環(huán)節(jié)建立健全完善的制度和措施，將制度的落實(shí)情況納入檔案工作管理者的崗位責(zé)任進(jìn)行績(jī)效考核，使檔案工作行為得到進(jìn)一步的規(guī)范，提高了檔案的社會(huì)價(jià)值。

2.1.2積極推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作者自身文化素質(zhì)是保證工作質(zhì)量的先決條件。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位實(shí)際情況，建立檔案管理人員考核機(jī)制，不斷充實(shí)檔案管理后備人才，為檔案工作人員提供新案例、新理念、新方法，從而提高檔案綜合管理技術(shù)水平。

2.1.3強(qiáng)化鞏固檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

一是把好收集歸檔關(guān)。明確檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，認(rèn)真檢查和對(duì)照審查檔案案卷，對(duì)案卷中不規(guī)范的文件材料，進(jìn)行整理、分類(lèi)、組卷、編目和裝訂，及時(shí)補(bǔ)簽和搶救，保證案卷的質(zhì)量，確保了檔案的系統(tǒng)、完整和規(guī)范。

二是把好檔案整理關(guān)。在檔案整理過(guò)程中，我們嚴(yán)格按照省、市檔案局的有關(guān)規(guī)定和本單位制訂的檔案管理制度要求，對(duì)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案進(jìn)行了科學(xué)分類(lèi)。實(shí)現(xiàn)了綜合檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。

三是把好檔案保管關(guān)。始終堅(jiān)持做好庫(kù)房溫濕度記錄，及時(shí)進(jìn)行降溫和除濕操作，堅(jiān)持做好庫(kù)房衛(wèi)生，庫(kù)房裝具擺放整齊有序，庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)霉變、蟲(chóng)咬和亂堆放雜物等現(xiàn)象，入庫(kù)檔案保管齊全完整，未出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。

2.1.4 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對(duì)滯后。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，更快、更便捷地搞好檔案服務(wù)，是我們面對(duì)的緊迫問(wèn)題。我們以信息管理為突破，建立文檔一體化計(jì)算機(jī)管理，將各類(lèi)文書(shū)的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、借閱以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理、提供利用相互銜接，形成了一個(gè)有序的整體，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案室，真正做到檔案管理信息現(xiàn)代化。

2.2增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)的主要做法

2.2.1拓展服務(wù)觀念和服務(wù)方式

檔案作為一種參考依托，具有深刻的時(shí)代意義，代表著每一階段下的經(jīng)濟(jì)或社會(huì)水平，為當(dāng)代對(duì)比研究提供依據(jù)。檔案的效益在于其獨(dú)特的參考模式能為更多的社會(huì)領(lǐng)域提供參考價(jià)值，為社會(huì)提供更大的推動(dòng)效益。檔案工作的發(fā)展，要求我們?cè)诜?wù)上改變觀念，變換方式，創(chuàng)造多元化服務(wù)和精深服務(wù)并重的整體價(jià)值，提高整體部門(mén)的服務(wù)水平，提供更有意義的服務(wù)價(jià)值。

2.2.2一切以用戶為出發(fā)點(diǎn)的理念

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作的發(fā)展面臨著市場(chǎng)的嚴(yán)峻考驗(yàn)，我們必須從市場(chǎng)實(shí)際需求出發(fā)，制定檔案管理工作的服務(wù)目標(biāo)和宗旨，針對(duì)市場(chǎng)需求制定工作計(jì)劃，為更廣大群體提供服務(wù)。隨著電子科技產(chǎn)品的日益普及，電子檔案的呼聲日益高漲，社會(huì)更需要的是能要利用計(jì)算機(jī)更快捷便利地尋找到目標(biāo)檔案，這要求我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提供高新科技下更適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理模式，為用戶提供高質(zhì)量高水平的電子檔案和服務(wù)效益。

2.2.3強(qiáng)化檔案管理主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作人員掌握著該領(lǐng)域的知識(shí)資源，必須不斷提高思想意識(shí)才能以創(chuàng)造性的思維拓展更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)把主動(dòng)服務(wù)作為自身的工作準(zhǔn)則，積極主動(dòng)的從檔案使用者的角度出發(fā)，為其創(chuàng)造便利的服務(wù)條件，主動(dòng)提供檔案咨詢(xún)、答疑和查閱服務(wù)。檔案管理者的主動(dòng)服務(wù)，使檔案管理工作轉(zhuǎn)化成社會(huì)共享資源，從而使檔案管理工作產(chǎn)生積極的社會(huì)效益。

3.結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作既是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的重要事業(yè)，也是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展變化的一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程。作為檔案管理者，應(yīng)當(dāng)遵循檔案規(guī)章制度，做好檔案管理日常維護(hù)完善工作，在檔案管理過(guò)程中注重知識(shí)的積累和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，做到持之以恒、不怕艱辛，認(rèn)真負(fù)責(zé)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，不斷強(qiáng)化檔案管理中服務(wù)意識(shí)的重要性，端正檔案工作的服務(wù)態(tài)度，為檔案工作的開(kāi)展提供良好的發(fā)展環(huán)境，真正發(fā)揮檔案的服務(wù)利用價(jià)值。

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