公司采購業(yè)務管理的途徑分析

摘要：汽車市場競爭非常激烈的情況下，公司為保持產(chǎn)品成本具備一定的競爭力，要求加強采購管理工作更能有效地降低公司產(chǎn)品成本，在公司經(jīng)營戰(zhàn)略中已處于極其重要的核心地位，特別是2017年系公司“H7、X5、X6新品”將峻工、驗收和上市關健的一年，大力加強采購管理工作降低“H7、X5、X6新品”采購成本將是公司提高市場競爭力和提升收益水平的重要手段。

關鍵詞：采購；管理；運營效益

近年來，公司采購部整體管理水平雖然有了很大的提高，但在一些采購管理方面改善不多，與東風日產(chǎn)先進的采購管理水平相比有較大的差距。如：供應商管理不科學，零部件外協(xié)、外購的供應商點廣面散等問題依然存在；采購降成本方法不多，主要還是詢價和談判，對供應商配件成本測算和分析力度不夠，面對市場原材料漲價而引發(fā)的零部件價格上漲，由于缺乏市場分析和成本測算依據(jù)，控制力較弱；采購內(nèi)部管理制度不嚴密，缺少科學的采購程序及方法，還沒有完全建立價格資料、檔案管理制度以及采購管理決策分析模型；對外商務談判的整體能力還有很大的差距，特別是不注意方式，造成一些不良的影響；對于因價格原因引起的缺件仍然存在比較嚴重，解決手段有限；標桿采購成本管理還沒有完全確立，對標桿數(shù)據(jù)的分析需要進一步提升。如何加強內(nèi)部控制，提高采購管理水平，建議從以下幾個方面進行：

1 做好公司供應商的管理工作，建立二級供應商和潛在供應商隊伍，完善供應商等級評價管理機制

加強對供應商的管理是現(xiàn)公司采購工作中十分重要的環(huán)節(jié)，如何加強采購管理，主要包括以下幾方面：

（1）加強對供應商的認證工作，縮短優(yōu)勢供應商的引入周期。對供應商的認證應包括以下幾點：對供應商的調(diào)查不能以書面調(diào)查或現(xiàn)場參觀的方式對供應商的整體狀況作了解，應對其公司的成立時間，投資規(guī)模，市場占有，客戶分布，年營業(yè)額，利潤，管理系統(tǒng)，質(zhì)量系統(tǒng)，生產(chǎn)技術能力及特點等內(nèi)容進行細致分析，通過分析供應商的上述數(shù)據(jù)可以確定是否有必要繼續(xù)與其進行進一步合作，該項對公司“H7、X5、X6新品”的供應商認證尤為重要。

對供應商質(zhì)量體系的認證是供應商認證過程中相當重要的一步。通過加強對供應商的現(xiàn)場審核，對供應商的質(zhì)量體系的建立以及執(zhí)行的有效性作充分的考察。對那些已獲得ISO9002證書的供應商，則可參照 ISO9002的具體要求進行審核。審核過程中，應對其公司的的文件，生產(chǎn)流程，檢驗程序等以各種方式進行現(xiàn)場抽查，以確認其體系的有效性。加強供應商審核應集中在以下項目：物料的儲存與處理；糾正措施；對測試儀器的校驗；員工培訓；對文件的時效性的管理等。

對供應商的樣品進行測試是確定其在性能、質(zhì)量方面能滿足公司供貨的要求。通過加強對供應商生產(chǎn)的零部件測試，才能在批量供貨前確保其質(zhì)量符合公司的標準。

（2）對供應商的表現(xiàn)進行定期考核，考核內(nèi)容包括零部件質(zhì)量，交貨準時性，服務等。這主要是為了督促供應商在被認可合格后，在供貨過程中保持質(zhì)量的穩(wěn)定，交貨的及時，以及服務的水平，完善供應商等級評價管理機制，比較好的做法是根據(jù)考核結(jié)果把供應商分為若干級別。最高級別的是指在質(zhì)量，交貨，服務各方面都做得很好的供應商，也是公司在今后優(yōu)先采用的供應商，特別是在有多家供應商同時供貨的情況下，對那些經(jīng)常考核不及格的供應商則歸到最低級，如果在一定時期內(nèi)仍然無改進的話，則將其從供應商名單上剔除。

（3）加強對供應商的定期審核。供應商在被公司認證合格后，還需要定期進行復審。復審的周期可以是半年或一年。目的是為了及時了解供應商在生產(chǎn)，質(zhì)量，技術等方面的變化或改進，并根據(jù)此變化制定公司對該供應商未來的策略及計劃。例如，如果一個不斷成長發(fā)展中的供應商，將是公司今后優(yōu)先考慮的供應商。如果發(fā)現(xiàn)某個供應商內(nèi)部管理出現(xiàn)問題而呈現(xiàn)減產(chǎn)、廢品率大幅上升甚至公司倒閉的跡象，就要及時采取防范措施，以免因此影響公司采購體系的正常運作。

（4）加強與供應商進行定期的價格談判。根據(jù)不同的產(chǎn)品的成本構成特點和市場價格的變化趨勢，商務經(jīng)理需要制訂相應的價格談判周期。如鋼材類產(chǎn)品，市場價格每月或每季度都會波動，這就需要商務經(jīng)理能根據(jù)市場信息迅速作出反應。一個對市場價格信息收集較為完善的商務經(jīng)理，應該有一套針對采購的各種物品的特點而制訂的價格談判時間表，使得價格談判更加規(guī)范化、制度化。

（5）加強對供應商的選擇，是為了獲得更低的價格，更優(yōu)的質(zhì)量及更好的配套條件，所以必須建立二級供應商和潛在供應商隊伍。從前幾年開始，公司部分零部件主要以比價采購，經(jīng)多次招標以后，降價彈性空間減少不利于采購工作；另外部份供應商在價格上進行攻守同盟或找到與我們博弈的對策。此時需要對成本構成的理性分析及在對競品標桿分析的過程中，尋找更有實力的供應商，建立二級供應商和潛在供應商隊伍，以達到降成本目的。

2 加強采購員及商務經(jīng)理日常工作QCD改善管理

采購部的采購員及商務經(jīng)理在日常工作中，經(jīng)常與供應商打交道，所以必須加強采購員及商務經(jīng)理日常工作QCD改善管理，才能更好地完成采購及降成本工作：

（1）首先加強對采購員及商務經(jīng)理的工作職責和職業(yè)道德教育，并清楚地列出不同崗位的職責范圍及紀律要求。采購部根據(jù)采購的項目對采購員及商務經(jīng)理的工作內(nèi)容及時作出安排，在員工的工作授權的規(guī)定中，應規(guī)定不同級別的員工可以在業(yè)務活動中作出何種承諾或?qū)ο嚓P文件作出有效的批準。

（2）加強對采購員及商務經(jīng)理的業(yè)務培訓、考評和獎懲。對采購員及商務經(jīng)理的業(yè)務培訓和再教育是現(xiàn)代公司管理中不可確少的環(huán)節(jié)。其一組織安排通用性的培訓如：電腦軟件，時間管理，人際關系處理等。其二組織一些業(yè)務相關的培訓如：談判技巧，法律與合同，采購方式，公司產(chǎn)品特性等。其三組織相應的商務經(jīng)理學習汽車產(chǎn)品構造、制造工藝、材料特性以及成本核算、財務管理等相關基礎知識，學習一些工藝技術如：機加工計價方法，錘鍛件計價方法，模鍛件計價方法，熱處理計價方法等。

（3）每年年底對商務經(jīng)理的工作業(yè)績作出客觀考評，可從以下方面進行：1）商務經(jīng)理本年采購貢獻度測評。測評方法可以通過以下方式計算：

采購貢獻度=（本期價格-前期價格） X 本期采購數(shù)量

采購部應在年初為每一位商務經(jīng)理設定他在一年時間內(nèi)應獲得的采購貢獻度指標，并在每季度結(jié)束時作小結(jié)，在年度結(jié)束時作總結(jié)。這種做法是使商務經(jīng)理的目標明確清晰，更有的放矢地開展采購工作。

2）公司內(nèi)其它相關部門對采購員及商務經(jīng)理的評價，包括業(yè)務水平，工作態(tài)度，待人接物等。這方面的考評主要是考察采購員及商務經(jīng)理與其它相關部門如財會，質(zhì)量，生產(chǎn)，工藝等的協(xié)調(diào)能力。有利于促進采購員及商務經(jīng)理搞好內(nèi)部協(xié)調(diào)，減少摩擦。

通過對采購員及商務經(jīng)理的定期考評，可以使公司的經(jīng)營方針和策略能及時地貫徹到采購工作上。

3 建立采購價格信息資料、檔案管理制度及采購價格決策分析模型

加強涉及外部采購的文件和資料保管主要包括有：部門的規(guī)章制度，公司內(nèi)部文件，供應商檔案，供應商報價單，公司內(nèi)部購買申請單，訂單，合同等。加強內(nèi)部對于技術中心、生產(chǎn)部更改單進行分類保管，不允許在供應商入庫圖號與實際收料記帳圖號不一致的情形下進行采購業(yè)務操作。

加強對資料和價格文件的保存，不同類型有不同的要求。如，對訂單及合同的保管，通常要求五年以上；對一般來往商務核價清單則是兩年；對供應商的檔案則是根據(jù)業(yè)務開展情況而確定。對供應商檔案應有良好的可追溯性。一些重要的如技術中心、生產(chǎn)部更改單應作長期的保存，以避免出現(xiàn)因人員更換而業(yè)務脫節(jié)的情況，如，財會部在測算2016年技術方案和實際裝車成本方案過程中就發(fā)現(xiàn)：“H7、X5、X6新品”的技術更改方案和實際裝車方案與實際采購合同方案有不符的情況。

加強采購部的規(guī)章制度制定，應明確規(guī)定每一種采購文件的生效批準人以及保存期限，特別是對訂單，申購單，合同、商務核價清單等重要文件。同時應制定嚴格地價格成本文件和資料保密制度。對于與價格有關的不同性質(zhì)的資料確定不同的密級，對于與價格工作相關的人員提出保密方面的嚴格要求，達到保護公司商業(yè)秘密的目的。

建立采購價格決策分析模型降成本工具組合模式。具體內(nèi)容為機加工計價分析模型，錘鍛件計價分析模型，模鍛件計價分析模型，熱處理計價分析模型，比價分析模型、聯(lián)合技術CFT分析模型、市場調(diào)研分析模型等。例如：1、零部件機加工計價分析模型是指機械加工設備臺時價格的制定方法和計算程序；機械加工是機械產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的重要環(huán)節(jié)，是決定產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)劣的主要生產(chǎn)工序之一。合理制定機械加工分析模型，可以促進制造技術的進步，降低社會勞動消耗，提高企業(yè)和社會經(jīng)濟效益。2、錘鍛件計價分析模型是指制定鍛件的計價方法和基礎價格，并根據(jù)計價辦法和基礎價格來計算鍛件的具體成本。鍛件價格是依據(jù)鍛件的生產(chǎn)工藝特點以及鍛件的幾何形狀、內(nèi)在質(zhì)量、材質(zhì)等而確定。在日常工作中安排商務經(jīng)理對采購價格決策分析模型有選擇進行組合，使降成本工作思路得到拓寬，降成本技術得到標準化，有利于積累降成本的經(jīng)驗。

4 采用較好的標桿采購管理方法進行降成本：

標桿采購成本管理正是以采購為切入點，通過規(guī)范公司的采購行動，實施科學決策和有效控制，以質(zhì)量、價格、技術和服務為依據(jù)，在需要的時候、按需要的數(shù)量采購需要的物資，杜絕采購中的高價格和一切浪費。

標桿采購成本管理依托于標桿采購來實現(xiàn)，標桿采購要求建立健全公司采購體系，使采購工作規(guī)范化、制度化，建立決策透明機制，實行必要的招標采購，使隱蔽的信息公開化，防止暗箱操作，在保證質(zhì)量的前提下，使采購價格降到最低；以公正、公開的原則，來選擇好供應商，采用定向采購的方式，即對每一種所需的物料，按質(zhì)量、技術、服務和價格幾方面的競爭能力，來選擇供應商，并與之建立長期、互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關系，實現(xiàn)供應渠道的穩(wěn)定和低成本；通過與供應商簽訂在需要的時候提供需要的數(shù)量、需要的品種的物料協(xié)議，實施適時采購，得到縮短提前期、減少物料庫存。標桿采購使采購的每一環(huán)節(jié)、每一過程的成本實現(xiàn)了標桿化控制的目標，標桿成本管理思想得到了充分體現(xiàn)。例如：為了推進“H7、X5、X6新品”降成本工作，公司CFT降成本小組對競品標桿車型進行解剖、對比和分析。經(jīng)過拆解、測量等分析，完成采購降成本目標書，提出下半年采購降成本要求：指導開展設計優(yōu)化工作，并通過與供應商進行聯(lián)合開發(fā)， 進行部件材料替代及提高工藝水平，降低制造成本，通過以上努力，實現(xiàn)采購降成本目標。

總之，加強采購業(yè)務管理開展實施公司2017年采購降成本目標，完成公司“H7、X5、X6新品”任務，有助于采購部內(nèi)部員工更加感受到公司所承受的內(nèi)外部成本的雙重擠壓，有助于公司培育一種不斷成本改善、持續(xù)技術改進的文化，有助于更深層次挖掘公司降成本潛力，有助于公司系統(tǒng)地優(yōu)化內(nèi)部成本結(jié)構、提高現(xiàn)有資源利用率、提升核心競爭力，這對于公司完成2017年經(jīng)營目標和公司未來的健康發(fā)展至關重要。

作者簡介：王顯軍（1972—），男，本科，中級職稱，東風柳州汽車有限公司財會部商品利益科科長，研究方向：企業(yè)成本收益管控。