談檔案保密工作與檔案人員素質(zhì)

劉玲霞

摘 要：檔案作為一種歷史信息的承載主體，在我們的生活及工作中有著極為重要的作用。而檔案信息的保密工作尤為重要，檔案管理人員的素質(zhì)也是影響保密工作的重要因素。在高度信息化的今天，電子信息和電子檔案已然成為新的趨勢(shì)與潮流，為了適應(yīng)新時(shí)代的需求，本文將從檔案的保密及檔案人員的素質(zhì)提升為出發(fā)點(diǎn)，探析檔案管理中存在的問題以及應(yīng)對(duì)措施。希望能為檔案管理工作現(xiàn)代化以及檔案管理人員的具體工作提出可行性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案保密；檔案人員素質(zhì)

引言

檔案保密工作無論從國家層面還是個(gè)人層面來講都是非常重要的，在戰(zhàn)火紛飛的年代保密工作是勝利的保障，在和平年代保密工作是保障經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定、國家安全以及社會(huì)安定的基礎(chǔ)。目前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了舉世矚目的成就，檔案保密工作以及檔案人員素質(zhì)的提升都成了不可忽略的一個(gè)主題。尤其是在對(duì)外關(guān)系高度發(fā)展的今天，各種機(jī)密信息的保護(hù)工作在各種高科技手段的應(yīng)用下顯得日漸薄弱，而且網(wǎng)絡(luò)信息以及自動(dòng)化辦公的使用使檔案信息的管理工作更加困難。而且絕大部分的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知都不夠深刻，很多泄密問題都是由檔案管理人員的疏忽造成的。因此，為了適應(yīng)我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也為了維護(hù)國家的安全與穩(wěn)定，檔案管理工作的重要性就必須成為新時(shí)代的新命題。

一、如何做好檔案保密工作

檔案的保密工作并不是一個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)，而是涉及到檔案管理工作的整個(gè)生命周期，我們將從檔案的移交、查閱、利用、銷毀這四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行闡述如何做好檔案的保密工作。

1.1檔案移交中的保密工作

在檔案移交的過程中交接流程必須嚴(yán)密，移交人員必須遵守保密原則，即便離開崗位也要具備職業(yè)道德。檔案管理人員在檔案的移交過程中不僅需要高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，更要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。經(jīng)手的檔案無論是否有遺留工作都要有頭有尾，辦理清楚明了的手續(xù)。進(jìn)行監(jiān)交的人員也必須將保密工作做到位，嚴(yán)禁將監(jiān)交時(shí)獲得的信息對(duì)外泄露。交接工作應(yīng)該在一個(gè)安全性、保密性較高的環(huán)境下進(jìn)行，將要交接的資料進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和整理，交接要有規(guī)劃、有步驟，這樣不但能夠明確交接雙方的責(zé)任，也能提高交接的效率。

1.2檔案查閱中的保密工作

檔案的查閱應(yīng)該制定嚴(yán)格的查閱制度，查閱必須具備正規(guī)的查閱手續(xù)，而且必須經(jīng)過主管方的同意與批準(zhǔn)，檔案一般不允許出借，如果必須出借則應(yīng)該經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。對(duì)于絕密等級(jí)檔案的查閱在手續(xù)上要更加嚴(yán)格，而且檔案管理人員一定要遵守查閱制度，認(rèn)真的做好查閱資料的審核以及登記和簽批手續(xù)，不得擅自進(jìn)行查閱。在進(jìn)行檔案借閱時(shí)必須填寫借閱單，而且要在借閱檔案登記簿上進(jìn)行登記，要詳細(xì)的記明借閱的時(shí)間、名稱、檔案機(jī)密度、數(shù)量、借閱方式等。

1.3檔案使用過程中的保密工作

檔案的使用方式主要包括提供原件、復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引，查閱人在檔案的使用過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印，如需要進(jìn)行復(fù)印則必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和同意。如果存在對(duì)外提供檔案信息的情況，檔案管理人員的保密意識(shí)一定要更強(qiáng)，必須明確掌握什么是非公開檔案什么是公開檔案。對(duì)于非公開且保密程度高的檔案要進(jìn)行專門的管理和存放，而絕密檔案根據(jù)其保密程度的不同保密的時(shí)間也不盡相同，對(duì)于需要長久保密的國家檔案，沒有上級(jí)單位的批示任何人不得擅自解密。

1.4檔案銷毀中的保密工作

需要銷毀的檔案必須編制銷毀清冊(cè)，并報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門進(jìn)行書面批準(zhǔn)，經(jīng)過審批同意后才能組織銷毀工作，銷毀工作必須有專人監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽字。檔案銷毀過程中一定要防止檔案外泄，被銷毀的檔案的詳細(xì)資料要在全宗卷中保存并登記臺(tái)賬。

二、檔案人員在檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理人員保密意識(shí)淡薄

就目前我國的檔案管理工作來看，絕大多數(shù)的檔案管理人員存在保密意識(shí)不強(qiáng)的特點(diǎn)，尤其是一些企事業(yè)單位的檔案管理人員，不僅不知道《保密法》，更有甚者覺的保密工作繁瑣無用。而且很多相關(guān)方面的領(lǐng)導(dǎo)自身對(duì)檔案保密工作都沒有清晰的認(rèn)識(shí)，這都會(huì)威脅到檔案的安全管理工作。

2.2缺少對(duì)現(xiàn)代化保密技術(shù)的應(yīng)用

如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已非常發(fā)達(dá)，檔案管理工作不再局限于各類紙質(zhì)卷宗，很多單位已經(jīng)開始使用電子檔案。對(duì)于這些新型的檔案的保密工作其泄密的風(fēng)險(xiǎn)也比較大。許多高科技的竊密手段也考驗(yàn)著檔案的保密工作，加之我國的現(xiàn)代化保密技術(shù)研究起步較晚，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足如今的檔案保密工作。

2.3面對(duì)利益誘惑放棄保密工作

很多檔案管理人員在檔案管理工作中經(jīng)受不住各種誘惑，枉顧檔案保密要求，無法清晰界定保密與非保密，為了求取一己私利便置保密工作于不顧。為了眼前的利益完全忽視了國家的長遠(yuǎn)利益和安全，尤其是一些重要的檔案管理部門的工作人員，甚至用出賣檔案信息來獲取個(gè)人利益。

2.4檔案管理人員的保密無用思想

各類檔案都真實(shí)的記錄了社會(huì)各方面的發(fā)展過程，它是一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)發(fā)展水平最真實(shí)的寫照，尤其是一些涉密檔案，由于其關(guān)系到國家的各種機(jī)密所以審批程序一定要更加嚴(yán)格。但是很多檔案管理人員認(rèn)為所有的科學(xué)技術(shù)都是人類共有的財(cái)富，而且對(duì)本單位的保密工作不自信，覺的保密工作并沒有實(shí)際的效果和必要。

三、檔案管理人員素質(zhì)的提升

3.1檔案人員的素質(zhì)提升并不是一朝一夕能完成的，首先要讓檔案管理人員內(nèi)省，從自身的主觀能動(dòng)性出發(fā)自發(fā)的進(jìn)行自我提升。只有檔案管理人員自覺的進(jìn)行素質(zhì)提升，檔案的保密工作才能順利的進(jìn)行。檔案管理人員要根據(jù)自己的專業(yè)特點(diǎn)，不斷砥礪自身的職業(yè)素養(yǎng)。不但要具備樂于奉獻(xiàn)的精神，更要將主動(dòng)服務(wù)落實(shí)到日常的工作中去，只有具備了奉獻(xiàn)精神才能在面對(duì)繁雜的檔案和手續(xù)時(shí)不抱怨、不煩躁。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須明確自身職責(zé)并具備服務(wù)意識(shí)，才能保持良好的服務(wù)態(tài)度從而使檔案管理工作發(fā)揮其最大的效用。檔案的保密工作不僅細(xì)致而且繁雜，從檔案的收集、管理以及統(tǒng)計(jì)都需要檔案管理人員付出艱辛，檔案管理每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都影響著檔案的生命，只有精益求精不斷提升才能將檔案的保密工作做好。

3.2檔案管理人員素質(zhì)的提升除了其自身因素，也需要建立一套長效的人員素質(zhì)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)制。首先，建立一套檔案管理人員素質(zhì)評(píng)價(jià)體系，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作績(jī)效、履職情況進(jìn)行測(cè)評(píng)，通過對(duì)績(jī)效的考核可以綜合考評(píng)檔案管理人員的履職情況及綜合素質(zhì)。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行素質(zhì)測(cè)評(píng)體系，才能保障檔案管理人員自身素質(zhì)的提升；其次，要建立一個(gè)檔案管理人員終生學(xué)習(xí)的制度，當(dāng)今社會(huì)的方方面面都在發(fā)生著翻天覆地的變化，檔案保密工作對(duì)檔案管理人員的要求不再是單一的“管”，更需要檔案管理人員不斷的更新其已有的知識(shí)。這就需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及部門為檔案管理人員提供持續(xù)和科學(xué)的繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，不斷的促進(jìn)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性，不斷的拓展專業(yè)知識(shí)從而更加適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)需求。

結(jié)語

通過以上的分析我們不難看出，檔案保密工作以及檔案人員素質(zhì)的提升并不是一件簡(jiǎn)單的事情，它具有很高的戰(zhàn)略意義。檔案信息的安全不僅影響著國家的信息安全也是個(gè)人信息安全的保障，為了適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求，檔案的保密工作應(yīng)該更加科學(xué)化、安全化，而作為直接參與者的檔案管理人員，也要不斷的提升自身素質(zhì)，積極應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，從而更好的做好檔案保密工作。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源信息院）