關(guān)于高速公路工程檔案管理相關(guān)問題的探討

劉國強(qiáng)

摘要：本文主要對當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并針對這些問題提出了相應(yīng)有效的解決策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高速公路；工程檔案管理；問題；措施

高速公路施工過程中，會形成各類工程檔案，對這些檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，是相關(guān)人員目前最主要的工作。在對高速公路工程檔案進(jìn)行管理時，人們也面臨著許多問題，其中，如何有效控制并保證各參建單位在建設(shè)過程中形成規(guī)范、準(zhǔn)確的資料并及時進(jìn)行管理，是強(qiáng)化檔案管理工作最大的挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問題

（一）對資料整理工作重視不夠

相較于工程資料而言，工程建設(shè)工作作為一個建筑物是可以實際測量結(jié)果的，是社會各界人士都可以看得見的，它的各項衡量指標(biāo)都是明確的，更容易取得進(jìn)展。而工程資料相較于工程建設(shè)而言，更容易被忽視，常常等到工程驗收工作都要進(jìn)行的時候才想起資料問題，于是，工作人員開始補作業(yè)，趕進(jìn)度，導(dǎo)致很多資料難以取得想要的結(jié)果。

（二）對檔案管理的法律監(jiān)控不嚴(yán)

雖然我國有關(guān)于工程檔案方面的法律，交通行業(yè)主管部門也制定了一些規(guī)定，但這些規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)仍然不夠明確，不夠詳盡，不夠完美。這就導(dǎo)致參建單位對工程資料整理工作的重視不夠，采取應(yīng)付工作的態(tài)度，雖然各個參建單位也制定了一些資料管理方面的細(xì)則，但是這些細(xì)則還是不夠健全，導(dǎo)致資料的內(nèi)容、深度、詳細(xì)程度都有一定的欠缺，也很難保證文檔歸檔工作的有效進(jìn)行。

（三）對工程資料的管理規(guī)范不強(qiáng)

雖然在高速公路工程建設(shè)期間，各個階段相應(yīng)的資料都會準(zhǔn)備，但是這些資料更側(cè)重于日常性使用，而忽略了整項工程最后的環(huán)節(jié)，即資料的整理、編碼、歸檔工作，使得這些資料的規(guī)范性不強(qiáng)。

（四）缺乏全面人才

工程負(fù)責(zé)人，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人以及施工單位負(fù)責(zé)人對國家高速公路工程相關(guān)的檔案管理法了解不深，專業(yè)知識掌握嚴(yán)重不足，綜合素質(zhì)偏低。目前，施工方負(fù)責(zé)的檔案資料多由現(xiàn)場的技術(shù)人員完成，但是這一層面的作業(yè)人員普遍文化水平不高，而施工單位對其的培訓(xùn)力度不夠，重視不足，導(dǎo)致施工過程中產(chǎn)生的工程原始文件不規(guī)范、價值不高；監(jiān)理單位人員大多數(shù)都沒有參加過正規(guī)的國家監(jiān)理工程培訓(xùn)，持監(jiān)理工程資格證書的工作人員更是少之又少，使他們沒有與工作相匹配的專業(yè)能力，對現(xiàn)場簽證工作把關(guān)不嚴(yán)；雖然有一些工程單位專門配備了一些人員從事檔案管理工作，并且這些人員也具有檔案管理所需的專業(yè)知識，但他們又對工程建設(shè)方面的知識又掌握不夠，更有甚者對工程建設(shè)的知識一點都不了解，這就使得檔案管理與工程技術(shù)融合不到一起，導(dǎo)致高速公路工程建設(shè)與檔案資料管理的工作很難做好，極難開展。

二、做好高速公路檔案管理工作的對策

（一）制定高速公路檔案管理方面的法律

到現(xiàn)在為止，我國對于高速公路檔案管理方面的法規(guī)以及行業(yè)規(guī)定并沒有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)。對工程施工過程中產(chǎn)生的資料應(yīng)如何收集、整理、分類、存檔、編號以及裝訂等都沒有明確的要求，這對高速公路工程檔案管理方面的工作開展十分不利，為了保證檔案的完整與質(zhì)量，就必須制定一些章程從源頭上對資料的收集進(jìn)行要求，來保障檔案在形成過程中資料的完整、齊全、準(zhǔn)確、有價值。檔案在存儲過程中也要制定有關(guān)文檔編制、裝訂、編目、保管方面的相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，使高速公路檔案管理工作條理分明，保障檔案整理分類有章可循、有序進(jìn)行。達(dá)到高速工程項目檔案符合專項驗收的要求。

（二）遵守檔案管理權(quán)責(zé)分明

高速公路建設(shè)項目當(dāng)中不論是建設(shè)方、施工方還是監(jiān)理方都要建立健全項目檔案管理制度，要在制度中明確個人的職能，只有將責(zé)任落實到個人身上，檔案管理工作才會有序進(jìn)展，才能保證一項工作有人做、使大家能夠相互配合。

（三）保障施工資料時效性與真實性

高速公路建設(shè)項目檔案要求所有檔案的記錄一定是在工程建設(shè)過程當(dāng)中實際發(fā)生的，并且要保證記錄的時效性，即隨時發(fā)生隨時記錄而不是進(jìn)入項目結(jié)束期為了驗收要求，相關(guān)工作人員加班加點填制的各項資料，真實的材料是高速公路工程竣工驗收的關(guān)鍵，也是檢驗工程建設(shè)質(zhì)量的重點。工程資料的形成從施工原始記錄開始，其真實性體現(xiàn)在施工原始記錄所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄所表明時間跨度應(yīng)與分項工程的具體時間一致，現(xiàn)場完成施工記錄，隨之歸檔保存，不得進(jìn)行任何添加和修改。施工數(shù)據(jù)的完整性應(yīng)體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證，不強(qiáng)調(diào)一張圖表囊括所有施工信息。

（四）制定制約措施確保歸檔的資料完整

一項工程在開始之前，參與工程的各項隊伍應(yīng)該明確自己的權(quán)利和義務(wù)，分清自己的工作范圍，把項目文件材料的收集、整理、分類、歸檔，作為合同（協(xié)議）的重要內(nèi)容確定，明確參建各方應(yīng)該準(zhǔn)備哪些材料，又對材料有怎樣的質(zhì)量要求。同時，在工程建設(shè)發(fā)展當(dāng)中，作為工程的監(jiān)理單位，應(yīng)該嚴(yán)格堅守自己的工作職能，嚴(yán)格把控工程資料形成的各個環(huán)節(jié)，在工程貨款支付階段，也可以加強(qiáng)檔案管理?？梢詫①Y料是否完整、真實、齊全作為一項考量目標(biāo)，如果沒有達(dá)到約定的要求，比如高速公路工程檔案整理不到位、文件流于形式、毫無價值等監(jiān)理單位可以要求參建方限期改正后再支付，在簽訂合同之時可以將這項條款列入范圍，若未按約定完成，可以拒絕支付貨款。這樣在法律的干預(yù)下以及監(jiān)理單位的監(jiān)督下，保障工程資料的真實、完整、齊全這個目標(biāo)就不再遙不可及了。

（五）重視人才培養(yǎng)工作

只有提高檔案人員在工程建設(shè)方面的綜合素質(zhì)，才能使高速公路工程的檔案管理工作做得更好。當(dāng)前，工程檔案管理的工作人員關(guān)于專業(yè)方面的知識水平不夠，這在極大程度上給文件管理工作造成困難。可以采用人才培養(yǎng)方法對高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)束語

綜上所述，科學(xué)、精細(xì)化地進(jìn)行檔案管理，是保證高速公路正常使用的重要前提條件，也是高速公路發(fā)展的必備條件。在完善檔案管理工作中，相關(guān)人員要詳細(xì)地對工程檔案的問題進(jìn)行分析，并找到相應(yīng)解決策略，使檔案管理逐步趨向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量與效率口

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