辦公室文秘工作效率提高策略探討

侯偉偉

摘要：本文主要以辦公室文秘工作效率提高策略為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下辦公室文秘工作效率提高的重要性為主要依據(jù)，從注重對辦公室文秘進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)建完善的晉升考核制度、創(chuàng)建合理有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制、提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力這幾方面進(jìn)行深入探索與研究，其目的在于加強(qiáng)辦公室文秘工作效率，提升整個(gè)辦公室的工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；工作效率

辦公室在企業(yè)中的位置是非常重要的，其是處理中心，辦公室文秘的工作內(nèi)容繁瑣，工作量較大，因此，辦公室文秘工作水平和質(zhì)量直接影響著企業(yè)的管理和經(jīng)營。辦公室文秘工作效率的提高可以提升企業(yè)的整體競爭能力，并且在一定程度上也影響著企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。因此，企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過合理有效的策略，來提高辦公室文秘的工作效率。本文針對辦公室文秘工作效率提高策略進(jìn)行深入研究。

一、辦公室文秘工作效率提高的重要性

辦公室在企業(yè)中是非常重要的，其針對其他部門來講，具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)地位，是行政工作的主要地點(diǎn)[1]。在日常工作中，辦公室的工作量較大，并且工作環(huán)節(jié)較多，工作流程較為復(fù)雜。身為辦公室文秘，需要把工作情況及時(shí)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并且還要和下級(jí)部門進(jìn)行及時(shí)交流溝通，在工作過程中需要保證不能出現(xiàn)差錯(cuò)。辦公室文秘是各個(gè)部門之間信息的傳達(dá)者，需要對各個(gè)部門的工作內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)除了需要注重提高辦公室文秘工作效率以外，還需要注重員工之間的關(guān)系，只有員工之間關(guān)系和諧，才可以保證工作的順利開展。因此，想要有效提高辦公室工作效率，就需要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，從而保證其可以協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系，使企業(yè)中各個(gè)部門的整體工作效率有所提升。因此，提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。

二、辦公室文秘工作效率提高策略

（一）注重對辦公室文秘進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)

身為辦公室文秘，需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，加強(qiáng)對企業(yè)發(fā)展相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提升自身的認(rèn)知能力與知識(shí)儲(chǔ)備，只有這樣才可以保證自身的工作效率和質(zhì)量[2]。辦公室需要定期對文秘進(jìn)行培訓(xùn)，例如，培訓(xùn)文秘針對企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定、業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使文秘可以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用新的知識(shí)進(jìn)行文秘工作。并且辦公室還需要培養(yǎng)文秘職業(yè)精神，定期對其進(jìn)行職業(yè)精神的教育，使其具備良好的風(fēng)險(xiǎn)精神與服務(wù)意識(shí)，通過實(shí)際行動(dòng)對各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)，從而使其充分發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用。

（二）創(chuàng)建完善的晉升考核制度

創(chuàng)建完善的晉升考核制度有助于激起工作人員的熱情和積極主動(dòng)性，可以有效督促工作人員認(rèn)真仔細(xì)的完成工作，提升工作效率。因此，辦公室需要?jiǎng)?chuàng)建完善的晉升考核制度。首先，辦公室可以以半年或者是一年為一個(gè)周期，針對文秘完成工作的實(shí)際情況、和其他人相處的實(shí)際情況、是否按照相關(guān)規(guī)章制度工作的情況等進(jìn)行考核，最終經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員一起挑選出表現(xiàn)較為優(yōu)秀的文秘。其次針對挑選出來的文秘進(jìn)行全面的了解與考察，針對具有較強(qiáng)工作能力、綜合素養(yǎng)較高的文秘，可以將其輸入到提拔人員的信息庫中，為其晉升職位提供可靠的依據(jù)。此外，辦公室需要在實(shí)踐中對晉升考核制度不斷進(jìn)行完善，使晉升考核變得更加公正客觀，使表現(xiàn)突出的文秘可以得到重用，從而為單位做出更大、更多的貢獻(xiàn)。

（三）創(chuàng)建合理有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制

想要有效提高辦公室文秘工作效率，還需要?jiǎng)?chuàng)建合理有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。利益是工作人員行為的重要?jiǎng)恿?，如果沒有合理的利益或者利益設(shè)置不夠合理，工作人員會(huì)降低工作的積極主動(dòng)性，而適當(dāng)?shù)脑黾永?，可以激起工作人員的工作熱情和積極主動(dòng)性。在企業(yè)中，因?yàn)槊總€(gè)工作人員的綜合素養(yǎng)有所不同，因此在工作表現(xiàn)上就會(huì)存在一定的不同。如果針對工作表現(xiàn)良好和表現(xiàn)差的文秘給予一樣的待遇，那么會(huì)在一定程度上影響文秘的工作積極性。因此，需要針對工作表現(xiàn)良好的文秘給予一定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，針對工作表現(xiàn)差的文秘給予一定的懲罰，通過這樣的獎(jiǎng)懲機(jī)制，來激勵(lì)文秘全身心的投入到工作中。例如，針對工作表現(xiàn)良好的文秘，可以在待遇上給予一定的優(yōu)待，或者可以在年底評優(yōu)時(shí)給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)等等；針對工作表現(xiàn)差的文秘，可以適當(dāng)對其進(jìn)行崗位調(diào)整等等。合理有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，可以有助于激起文秘工作的積極主動(dòng)性，從而提升企業(yè)整體的工作效率，使企業(yè)工作環(huán)境充滿活力。

（四）提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力

在新時(shí)代背景下，企業(yè)對于辦公室文秘的要求越來越高，為了可以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)需要提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力[3]。企業(yè)想要長期穩(wěn)定發(fā)展就需要對工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。一般情況下，辦公室作為企業(yè)的主要部門，文秘長時(shí)間都處于精神緊張的情況，因此，大部分文秘在工作中都沒有足夠的活力。盡管在工作中非常認(rèn)真負(fù)責(zé)，可以及時(shí)根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求完成任務(wù)，但是在思想和行為方面沒有自身的見解。企業(yè)為了可以長期穩(wěn)定發(fā)展，辦公室需要在工作方式上進(jìn)行創(chuàng)新，在工作中不斷探尋新的工作模式，從而可以保證工作質(zhì)量和水平。辦公室可以在日常工作中鼓勵(lì)文秘進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用自身擅長的工作方式進(jìn)行工作，對各個(gè)部門的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，使各個(gè)部門之間關(guān)系可以變得更加和諧，從而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的工作效率。

三、結(jié)束語

總而言之，辦公室屬于綜合的協(xié)調(diào)部門，并且在企業(yè)中起著重要的作用，因此提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。企業(yè)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，結(jié)合自身的實(shí)際情況，注重對辦公室文秘進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，創(chuàng)建完善的晉升考核制度，創(chuàng)建合理有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升辦公室文秘的創(chuàng)新能力，來提升辦公室文秘的工作效率。只有使辦公室文秘工作效率提高，才可以保證企業(yè)的整體工作效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雪莎.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].成功：中下，2017（11）：18-20.

[2]何慧.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].企業(yè)文化旬刊，2015（7）.

[3]呂小莉.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].商品與質(zhì)量：消費(fèi)研究，2014（2）：84-85.