淺談人事檔案管理存在的問題及對策

吳小用

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，它是組織人事部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和人力資源管理與開發(fā)的基礎(chǔ)。重視和研究人事檔案的管理模式，對于人才培養(yǎng)的質(zhì)量與效率有著十分重要的意義。近幾年來，由于一些單位忽視人事檔案在人事管理工作中的重要作用，使得這項(xiàng)工作出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。

一、人事檔案管理存在的問題及原因

1.人們對人事檔案意識日益淡化

近年來，我國外商獨(dú)資企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等非公有制企業(yè)比例不斷加大，這些企業(yè)在錄用工作人員時(shí)對人員的檔案要求并不高，更看重的是學(xué)歷和能力。只憑“一張身份證”、“一本畢業(yè)證”和“一張簡歷”即可錄用，對員工以往的工作狀況、人事關(guān)系、誠信和犯罪記錄等“既往不咎”，檔案制度“無用論”普遍。

隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，檔案當(dāng)事人認(rèn)為檔案對求職謀生所起的作用已不具決定性，更多的作用轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┫嚓P(guān)的人事服務(wù)，如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險(xiǎn)等，因而大多數(shù)人認(rèn)為人事檔案的作用在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”，檔案作用“退化”嚴(yán)重。

2.人事檔案管理權(quán)責(zé)不夠明確規(guī)范

從現(xiàn)有的人事檔案管理相關(guān)規(guī)定看，人事檔案管理存在嚴(yán)重的權(quán)責(zé)不清問題。《干部檔案工作條例》第六條規(guī)定“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制?？h以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理；縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理”?！镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第五條規(guī)定“職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。根據(jù)中組部和人事部1996年發(fā)118號文件《關(guān)于印發(fā)〈流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定〉的通知》，按照“集中管理，歸口統(tǒng)一”的原則，流動人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位和個人不得擅自管理”。以上三個文件雖然規(guī)定明確，但對所謂“干部”、“企業(yè)職工”、“流動人員”并無明確的界定，造成人事檔案的多頭管理，檔案存放混亂，最終導(dǎo)致部分檔案的流失，也造成了嚴(yán)重的“棄檔”現(xiàn)象。

3.人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)不適應(yīng)檔案發(fā)展

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，但是由于人員編制不足，人事檔案管理者大多數(shù)是兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓(xùn)，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的主要對策

1.強(qiáng)化人事檔案意識

盡管隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人員的流動，檔案有被弱化的趨勢，但弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強(qiáng)化的應(yīng)該是檔案的資源意識和信息意，人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。檔案并非身外之物，“人檔分離”并不意味著檔案無用。如應(yīng)屆畢業(yè)生將要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具出國、考研等有關(guān)證明，都會用到檔案。據(jù)調(diào)查，在招聘時(shí)，大部分企業(yè)或公司對于高職人員都要求出示檔案，以期更清楚、更全面地了解一個人的整體情況，以免造成日后的損失。人事檔案在人的一生中隨時(shí)都可能一顯它的“威力”，即使它成為“死檔”，有朝一日也會因?yàn)閷λ男枰屗皬?fù)活”。

2.規(guī)范人事檔案管理工作

人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。按照有關(guān)規(guī)定，在各級組織、人事部門保存人事關(guān)系及檔案的人員，將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會、政治待遇，如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團(tuán)關(guān)系管理、代辦社會保險(xiǎn)、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動干部違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機(jī)構(gòu)，甚至于揣在自己身上，各級組織人事部門將不承認(rèn)其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障?？梢姡耸聶n案的作用仍不可取代，如果沒有檔案，一些權(quán)益就無從得到保障。

3.改善人事檔案管理?xiàng)l件

按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置專用的檔案室、閱檔室、微機(jī)室等基礎(chǔ)設(shè)施，定期對檔案室的防火、防潮、防蛀的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。根據(jù)單位資金實(shí)力，合理配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)行人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，將檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，這樣既能減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，又能減輕檔案人員的勞動強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)，準(zhǔn)確、詳盡的人員信息，真正做到人盡其才，才盡其用。

4.提高人事檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)對人事檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育培訓(xùn)，提高管理人員的政策水平和專業(yè)技術(shù)能力，培養(yǎng)具有創(chuàng)造和協(xié)作能力的復(fù)合型人才。要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，系統(tǒng)地組織他們學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，以適應(yīng)新時(shí)期對人事檔案管理的新要求；引入競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來；同時(shí)教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密、甘于奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)。

總之，隨著人事制度的深化改革，人事檔案管理工作將發(fā)揮著越來越重要的作用，認(rèn)真研究人事檔案工作中存在的問題，并采取合理有效的措施，改進(jìn)檔案管理工作，將為用人單位的改革發(fā)展起到積極的推動作用。