英國(guó)檔案利用工作對(duì)我國(guó)的啟示

羅吉鵬

[摘要]檔案利用是檔案工作的重要組成部分，關(guān)系到檔案館能否為用戶提供所需要的信息，以及用戶通過(guò)檔案的利用能否滿足自身的利用需求。英國(guó)檔案部門(mén)對(duì)檔案的利用極為重視，在檔案利用工作上采取一系列社會(huì)化的措施并取得了顯著效果。通過(guò)研究英國(guó)在檔案利用意識(shí)、數(shù)字化檔案利用、檔案的開(kāi)發(fā)性利用等方面所采取的措施，以期可以啟示當(dāng)下我國(guó)的檔案利用工作。

[關(guān)鍵詞]英國(guó)檔案利用利用意識(shí)數(shù)字化利用開(kāi)發(fā)性利用

[分類(lèi)號(hào)]G279.1

Enlightenment to Our Country from Archives Utilization in Britain

Luo Jipeng

（The School of Management ofAnhui University， Hefei，Anhui， 230039）

Abstract： Archival utilization is an important part of archival work， related to the archives can provide users with the information they need， as well as the users through the use of archives can meet their own needs. British archival department attaches great importance to the use of archives， on the archives utilization work also takes a series of socialize measures and achieved remarkable results. By studying the British takes measures in the use of awareness of archives， the utilization of digital archives， the exploitation utilization of archives and so on， hoping to provide enlightenment to our countrys archive utilization. Enlightenment to Our Country from File Utilization in Britain

Keywords： British； Archives Utilization； Use Awareness； Digital Utilization； Exploitation Utiliza？ tion

檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作，已日益滲透到社會(huì)生活的方方面面，各項(xiàng)工作的開(kāi)展已經(jīng)離不開(kāi)對(duì)于檔案的利用，但是“信息時(shí)代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一是檔案這種記錄信息的最古老而持久的形式，雖然對(duì)于每個(gè)國(guó)家和每個(gè)民族都是唯一的和至關(guān)重要的，卻仍然很少為人們所知道和了解，因而，這個(gè)信息資源從總體上說(shuō)，還很少得到有效的利用?！盵1]由此可見(jiàn)，檔案價(jià)值的普遍性和檔案利用的局限性仍然是制約我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一對(duì)矛盾。

英國(guó)作為老牌的資本主義國(guó)家，在世界上最早開(kāi)始了現(xiàn)代化的進(jìn)程，雖然在檔案管理體制、檔案法律、檔案的歷史進(jìn)程等方面與我國(guó)存在眾多的差異，但在檔案利用工作上仍有值得我國(guó)借鑒的地方。

1英國(guó)檔案利用特征

1.1強(qiáng)調(diào)檔案利用意識(shí)

檔案利用意識(shí)屬于歷史的范疇，各國(guó)政治體制、經(jīng)濟(jì)文化科技水平不同會(huì)產(chǎn)生不同的檔案利用意識(shí)。檔案利用意識(shí)雖抽象，但始終處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展階段，隨著社會(huì)檔案事業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展。不同的國(guó)家有不同的檔案利用意識(shí)，但在提高檔案利用意識(shí)的措施和理念上卻存在共性和互補(bǔ)之處。

英國(guó)身為世界強(qiáng)國(guó)，最早走上了現(xiàn)代化、文明化的道路，英國(guó)較高的檔案利用意識(shí)與其公民的高素質(zhì)有關(guān)。“英國(guó)高校眾多，目前約有大學(xué)130多所，學(xué)院123所，高等教育學(xué)校50所?！盵2]英國(guó)的高等教育入學(xué)率可以達(dá)到50%，高素質(zhì)造就了英國(guó)公民普遍具有良好的檔案利用意識(shí)，熟悉在何時(shí)何地利用何種檔案，這也為英國(guó)的檔案利用創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。在英國(guó)人看來(lái)，檔案只有充分利用才能最大限度地發(fā)揮其價(jià)值和滿足社會(huì)各方面的利用需求?；谶@種認(rèn)識(shí)，檔案部門(mén)和社會(huì)各界都注重通過(guò)檔案宣傳來(lái)提高公民的檔案意識(shí)?！皺n案意識(shí)提升運(yùn)動(dòng)”（Archive Awareness Campaign，以下簡(jiǎn)稱(chēng)AAC）就是英國(guó)國(guó)家檔案理事會(huì)為了提高全社會(huì)的檔案意識(shí)、開(kāi)發(fā)檔案資源的價(jià)值而在全國(guó)舉辦的檔案宣傳活動(dòng)。AAC的活動(dòng)主體不僅包括各級(jí)各類(lèi)的檔案館，更融合圖書(shū)館、博物館、戲院、劇場(chǎng)等文化機(jī)構(gòu)，全國(guó)每年圍繞某個(gè)主題開(kāi)展形式多樣的檔案宣傳活動(dòng)，主題涉及親情、愛(ài)情、友情等人性化的方面，“各地的活動(dòng)形式都力求創(chuàng)新，融趣味、休閑、探古和教育于一體，很受大眾的歡迎，從而也一改大眾對(duì)檔案館和檔案的傳統(tǒng)印象，提升了大眾的檔案意識(shí)，吸引了新的用戶群體”[3]。在AAC的推動(dòng)下，英國(guó)公民的檔案利用意識(shí)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，已不再把檔案館看成是滿足學(xué)術(shù)需求和實(shí)際需求的場(chǎng)所，注重休閑利用便是公民檔案意識(shí)提高的顯著表現(xiàn)。當(dāng)走進(jìn)英國(guó)國(guó)家檔案館（簡(jiǎn)稱(chēng)NAUK）時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)老年人在查閱歷史檔案、家譜檔案，中年人在瀏覽著國(guó)家的現(xiàn)行政策、法律法規(guī)，年輕人則參觀著主題多樣的檔案展覽，“整個(gè)社會(huì)應(yīng)該把檔案館看作是它的一個(gè)文化機(jī)構(gòu)，即使是貼上‘文化娛樂(lè)甚至‘消遣的標(biāo)簽也是無(wú)可厚非的?！盵4]英國(guó)正是把檔案館看成是文化休閑機(jī)構(gòu)，揭開(kāi)檔案館“神秘的面紗”，才吸引了普通公民前往檔案館利用檔案，營(yíng)造出全社會(huì)利用檔案的良好氛圍，帶動(dòng)全社會(huì)檔案利用意識(shí)的提升。

1.2重視數(shù)字化檔案的利用

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在改變社會(huì)交往方式的同時(shí)，也在改變著檔案利用的方式，英國(guó)檔案界在檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化上已日趨成熟。英國(guó)各級(jí)檔案館依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，鼓勵(lì)公民對(duì)已完成數(shù)字化的檔案展開(kāi)利用。數(shù)字化可以使廣大公民直接獲取包括行政信息在內(nèi)的檔案資源，在一定程度上削弱了社會(huì)等級(jí)所造成的信息流動(dòng)障礙，使整個(gè)社會(huì)結(jié)構(gòu)變得扁平化。

首先，英國(guó)政府重視數(shù)字化檔案的利用。英國(guó)在檔案管理體制上屬于分散型，國(guó)家各級(jí)檔案館之間既沒(méi)有隸屬關(guān)系，也沒(méi)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。各級(jí)各類(lèi)檔案館在館藏來(lái)源、結(jié)構(gòu)、載體等方面存在差異，制定出統(tǒng)一的數(shù)字化政策不切合實(shí)際，因此英國(guó)政府成立國(guó)家數(shù)字化檔案中心（簡(jiǎn)稱(chēng)NODA）來(lái)協(xié)調(diào)全國(guó)的檔案數(shù)字化工作，確保全國(guó)檔案館的數(shù)字檔案長(zhǎng)期可用，并對(duì)全國(guó)格式不再兼容的數(shù)字檔案予以保護(hù)。如“英國(guó)廣播公司BBC在1986年刻錄《末日審判書(shū)》時(shí)遇到一些難題，由于技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)時(shí)采用的LV—ROM存儲(chǔ)技術(shù)已被CD—ROM和DVD技術(shù)所取代，大部分LV—ROM存儲(chǔ)格式的光盤(pán)由此變得無(wú)法識(shí)別”[5]，此時(shí)NODA就要采用先進(jìn)的技術(shù)去處理這部分無(wú)法識(shí)別的數(shù)字檔案。其次，英國(guó)各級(jí)檔案館立足于公民的需求和檔案的保護(hù)對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。根據(jù)文件生命周期理論和文件雙重價(jià)值理論，移交檔案館的檔案基本處于非現(xiàn)行狀態(tài)，第二價(jià)值逐漸超越第一價(jià)值，利用范疇由文件的生成者擴(kuò)大到整個(gè)社會(huì)，數(shù)字化檔案的利用者主要集中在充滿休閑利用需求的普通公民，因而英國(guó)的檔案館多以生活化專(zhuān)題的形式提供數(shù)字化檔案的利用。如NAUK館藏最古老的檔案《末日審判書(shū)》，記載了英王威廉一世統(tǒng)治時(shí)期全國(guó)每個(gè)莊園主擁有的勞動(dòng)力、牲畜、森林、土地等，是了解當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)狀況最好的資料，為響應(yīng)公民的利用需求，NAUK對(duì)這部分的檔案率先實(shí)施數(shù)字化，使社會(huì)各階層公民都可以無(wú)障礙地利用這部分檔案。最后，利用數(shù)字化檔案舉辦主題豐富、內(nèi)容多樣的在線展覽。在線展覽是英國(guó)各檔案館宣傳館藏資源、提高公民檔案利用意識(shí)的主要手段，多樣化的主題一直深受英國(guó)公民喜愛(ài)，如“20世紀(jì)的英雄和惡棍”“加勒比歷史揭秘”“泰坦尼克號(hào)100周年展”等，“展覽的設(shè)計(jì)者通常會(huì)根據(jù)展覽的具體內(nèi)容設(shè)置展覽導(dǎo)航圖，部分展覽還添加了動(dòng)態(tài)時(shí)間軸，進(jìn)一步方便了用戶查找或?yàn)g覽自己感興趣的內(nèi)容”[6]，但這些都離不開(kāi)對(duì)數(shù)字化資源的利用。

1.3開(kāi)發(fā)性的檔案利用

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，所記載的內(nèi)容具有頗高的真實(shí)性，并發(fā)揮著憑證的作用。受休閑利用、普遍利用觀念的影響，憑證性的需求在社會(huì)總需求中比例不大，“因此，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用應(yīng)成為日常工作的重點(diǎn)”[7]，經(jīng)過(guò)加工后的信息既保持著很高的真實(shí)性，又能滿足檔案用戶多樣化的利用需求。

NAUK借助社交媒體對(duì)館藏檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。Web2.0時(shí)代，社交媒體在滲入人類(lèi)生活的同時(shí)，也在改變著人類(lèi)的交往方式和獲取信息的方式。社交媒體以其高度的參與感、共享感、歸屬感、交互感獲得大量用戶。NAUK也把部分檔案資源的開(kāi)發(fā)利用與社交媒體相融合，如YouTube、Facebook、Twitter、Flicker等。以Flicker為例，作為“Yahoo旗下的圖片分享站點(diǎn)，不僅提供免費(fèi)及付費(fèi)數(shù)字照片存儲(chǔ)、分享方案之在線服務(wù)，還提供網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺(tái)”[8]，NAUK有著海量的圖片檔案，但是大部分的圖片缺乏著錄信息，很難提供利用。NAUK便借助Flicker的平臺(tái)，將信息不全的圖片發(fā)布進(jìn)行共享，允許用戶對(duì)照片添加標(biāo)簽，之后由檔案館對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行整合，“目前利用者已經(jīng)為25757份檔案添加了13428個(gè)標(biāo)簽”[9]。

英國(guó)在檔案利用的基礎(chǔ)上提供擴(kuò)展服務(wù)。所謂的擴(kuò)展服務(wù)就是NAUK在為公民提供基本檔案工作服務(wù)的同時(shí)，衍生出來(lái)的“超出原范圍”的服務(wù)，即檔案文化產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)。檔案文化產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)本來(lái)就是檔案館利用檔案的一種商業(yè)性行為。NAUK既在館內(nèi)建立售賣(mài)檔案文化產(chǎn)品的實(shí)體店，又在自己的官網(wǎng)上開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的“Bookshop”方便用戶的購(gòu)買(mǎi)。通過(guò)瀏覽“Bookshop”可以發(fā)現(xiàn)，NAUK是以專(zhuān)題的形式來(lái)開(kāi)發(fā)檔案文化產(chǎn)品，如家族史、女性史、戰(zhàn)爭(zhēng)史、英國(guó)史等。雖然“Bookshop”名為書(shū)店，但是出售的產(chǎn)品不局限于書(shū)籍，包括書(shū)簽、明信片、鑰匙扣、珍藏品仿真件、圖片集等。檔案文化產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)是對(duì)檔案內(nèi)容資源開(kāi)展的深層次的利用，把依附于檔案物質(zhì)載體上的內(nèi)容提煉出來(lái)，加工成喜聞樂(lè)見(jiàn)的產(chǎn)品，不僅增加了英國(guó)各檔案館的經(jīng)費(fèi)，也探索出利用檔案的新模式。

2啟示

2.1轉(zhuǎn)變檔案宣傳思維

良好的檔案利用意識(shí)離不開(kāi)社會(huì)化的檔案宣傳活動(dòng)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)受到“重藏輕用”思想的影響，造成整個(gè)社會(huì)的檔案利用意識(shí)始終處于較低的水平。英國(guó)在二戰(zhàn)之后檔案事業(yè)能如此迅速的發(fā)展，最重要的一點(diǎn)是英國(guó)的聯(lián)邦和地方檔案館樹(shù)立社會(huì)化的檔案意識(shí)，他們把自己視為檔案物質(zhì)載體的保管者，而不是檔案信息內(nèi)容的占有者，有義務(wù)在法律允許的范圍內(nèi)對(duì)館藏檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)形式多樣的檔案宣傳活動(dòng)吸引更多的公民前往檔案館利用檔案。

借鑒英國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，要轉(zhuǎn)變檔案宣傳思維。第一，舉辦親民化的檔案展覽。檔案學(xué)家威爾夫雷德·史密斯說(shuō)過(guò)：“普及檔案材料常用的方法是舉辦展覽?！睓n案展覽作為目前使用率最高的檔案宣傳方式，在提高我國(guó)公民檔案利用意識(shí)上發(fā)揮著不可或缺的作用。檔案展覽只有圍繞公民所關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，才能激發(fā)他們檔案利用的意識(shí)。但目前我國(guó)的檔案展覽在主題上呈現(xiàn)趨同現(xiàn)象，政策法規(guī)、歷史人物等宣傳過(guò)多，忽視熱點(diǎn)民生問(wèn)題的宣傳，很難讓公民產(chǎn)生對(duì)檔案的共鳴。第二，跨機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案宣傳。英國(guó)“探索你的檔案周”活動(dòng)，由英國(guó)國(guó)家檔案館聯(lián)手英國(guó)與愛(ài)爾蘭檔案與文件協(xié)會(huì)主辦，整合全國(guó)200多家檔案館與博物館的資源，充分挖掘檔案的價(jià)值，組織內(nèi)容豐富的線上和線下專(zhuān)題展覽，宣傳檔案來(lái)提高公民利用檔案的意識(shí)。在堅(jiān)持檔案部門(mén)主體地位的同時(shí)，可以連同其他機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案宣傳活動(dòng)，如我國(guó)博物館也珍藏著大量檔案，應(yīng)充分發(fā)揮其他文化機(jī)構(gòu)的價(jià)值。第三，借助社會(huì)焦點(diǎn)宣傳檔案。“英國(guó)國(guó)家檔案館圖書(shū)商場(chǎng)開(kāi)始‘黑色星期五的促銷(xiāo)活動(dòng)，許多商品使用折扣碼即可購(gòu)買(mǎi)”[10]。NAKU抓住“黑色星期五”這一焦點(diǎn)，把檔案與社會(huì)生活相結(jié)合，既宣傳了檔案也提高了社會(huì)的檔案利用意識(shí)。我國(guó)檔案部門(mén)也應(yīng)該借助社會(huì)焦點(diǎn)，充分宣傳檔案的價(jià)值及重要性，喚醒社會(huì)大眾深睡的檔案利用意識(shí)。

2.2提高數(shù)字化檔案利用質(zhì)量

檔案的數(shù)字化建設(shè)可以“將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享”[11]，數(shù)字化的全國(guó)檔案利用體系可以克服檔案利用的地域限制。

相較于英國(guó)數(shù)字化檔案的利用，我國(guó)在開(kāi)發(fā)利用數(shù)字化檔案時(shí)需把握好以下幾點(diǎn)。一方面，在加快各級(jí)各類(lèi)檔案館館藏?cái)?shù)字化的進(jìn)程中，堅(jiān)持質(zhì)量?jī)?yōu)先原則。所謂“質(zhì)量”就是以社會(huì)需求和檔案保護(hù)為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)先掃描公民利用率高或基礎(chǔ)狀況不佳的檔案。限于人力、物力、財(cái)力，英國(guó)各檔案館檔案數(shù)字化的總量不是很大，但數(shù)字化檔案的利用率卻極高。根據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，到2020年底，“全國(guó)各級(jí)、地方級(jí)和縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30—60%、40—75%、25—50%”，截至2016年底，全國(guó)數(shù)字化檔案資源達(dá)到2243萬(wàn)GB[12]，我國(guó)在數(shù)字化比例上呈現(xiàn)穩(wěn)健的增長(zhǎng)趨勢(shì)。反觀2016年全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館共接待655.2萬(wàn)利用人次，數(shù)字化檔案利用者只有206.3萬(wàn)人次，占到31.5%。相比于英國(guó)的高利用率，我國(guó)數(shù)字化檔案在內(nèi)容上沒(méi)有滿足多數(shù)利用者的實(shí)際需要，可利用性不高。不應(yīng)為了數(shù)字化而數(shù)字化，應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化公民關(guān)注度高的檔案，切忌按照檔案館排架的順序依次數(shù)字化，在考慮成本的同時(shí)更注重質(zhì)量。另一方面，要拓寬數(shù)字化檔案的利用渠道。檔案數(shù)字化是檔案館今后提供服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。目前各檔案館在數(shù)字化資源的基礎(chǔ)上基本以被動(dòng)服務(wù)為主，利用者多出于學(xué)術(shù)、實(shí)際的需求去利用數(shù)字化檔案。我國(guó)檔案館要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，積極利用數(shù)字化檔案拓寬利用渠道。NAUK網(wǎng)站就利用其高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，舉辦了超過(guò)60個(gè)在線展覽，使英國(guó)公民足不出戶就可以享受到高質(zhì)量的數(shù)字檔案利用體驗(yàn)。

2.3堅(jiān)持開(kāi)放性的開(kāi)發(fā)利用

檔案開(kāi)放性的開(kāi)發(fā)利用，要堅(jiān)定開(kāi)放性的開(kāi)發(fā)理念，強(qiáng)調(diào)檔案利用范圍的廣泛性，扎根于豐富的檔案信息資源，借助現(xiàn)代化的開(kāi)發(fā)手段和社會(huì)資源，最大限度地開(kāi)發(fā)出檔案的既有價(jià)值和附加價(jià)值。

利用社交媒體。社交媒體在豐富公眾利用的形式、增強(qiáng)利用體驗(yàn)的同時(shí)，還能吸引公眾參與到檔案的開(kāi)發(fā)利用當(dāng)中，轉(zhuǎn)變公眾身份。不同的社交媒體有不同的特點(diǎn)，如果只利用一種難免會(huì)有局限。NAUK就在多個(gè)社交媒體上注冊(cè)了賬號(hào)，Twitter用于檔案館與用戶的在線互動(dòng)，F(xiàn)licker用于照片檔案的開(kāi)發(fā)利用，YouTube用于視頻的宣傳。多類(lèi)型的社交媒體增強(qiáng)了用戶與檔案館的互動(dòng)，使其獲得滿意的利用體驗(yàn)。我國(guó)各級(jí)檔案館已認(rèn)識(shí)到社交媒體在檔案開(kāi)放性利用中的作用，大都開(kāi)通微博賬號(hào)和微信公眾號(hào)。但從目前來(lái)看，官方賬號(hào)普遍存在利用率低、內(nèi)容更新慢、用戶參與性弱等缺點(diǎn)。社交媒體使公眾成為開(kāi)發(fā)利用的主體，如將著錄信息不全的照片檔案放于公開(kāi)的社交平臺(tái)上，鼓勵(lì)公眾為其添加標(biāo)簽，完善檢索信息。

商業(yè)性的開(kāi)發(fā)利用。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品就是商業(yè)性開(kāi)發(fā)利用的產(chǎn)物，其依賴(lài)于多元的館藏結(jié)構(gòu)，是對(duì)檔案所蘊(yùn)含的文化、歷史、地理、民族等價(jià)值的深度挖掘，是一種擴(kuò)展性的利用。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案館受政治性和保密性的影響，多數(shù)缺乏檔案商業(yè)性和社會(huì)化開(kāi)發(fā)的思維，條塊分割的管理體制也限制了商業(yè)性的運(yùn)行。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)需要檔案館轉(zhuǎn)變觀念，立足檔案館的文化屬性，從檔案社會(huì)化需求的角度來(lái)開(kāi)發(fā)檔案，設(shè)計(jì)出滿足人民群眾精神需求的產(chǎn)品。檔案館可以借鑒博物館、圖書(shū)館等文化機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)的博物館和圖書(shū)館在文化創(chuàng)意產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上已走在檔案館的前列?！?014年10月10日，故宮博物院在其89周年院慶當(dāng)天，將景區(qū)內(nèi)的‘故宮商店正式拆除，取而代之的是在紅墻外的‘故宮文化創(chuàng)意館?！盵13]這一變化不僅拉近故宮與普通群眾之間的距離，也突出以“文化”和“創(chuàng)意”為核心的開(kāi)發(fā)理念，具有立足歷史、關(guān)注當(dāng)下、著眼未來(lái)的大局觀念。檔案館在堅(jiān)持其檔案實(shí)體保管者的同時(shí)，也要把自己看成檔案內(nèi)容的利用者，利用檔案的內(nèi)容特征開(kāi)發(fā)出創(chuàng)意度高、吸引力高、科技含量高的產(chǎn)品，彌補(bǔ)在文化創(chuàng)意產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上的缺位。

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