機關(guān)干部和領(lǐng)導(dǎo)干部提高公文寫作能力“要訣”探析

羅鵬

公文是政府機關(guān)和企事業(yè)單位的一個重要辦事工具，也是行使職能的重要手段之一。公文寫作水平的高低，直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量和效益，關(guān)系到機關(guān)的形象。本文就如何提高機關(guān)干部和領(lǐng)導(dǎo)干部公文寫作能力方面做了探析，著力在“摸準(zhǔn)意圖，充實材料。嚴(yán)謹(jǐn)結(jié)構(gòu)，迅速起草。統(tǒng)一觀點，精煉語言，精準(zhǔn)文字，規(guī)范格式”八個方面做了闡述。

毛澤東同志早在1942年就指出：“一個革命干部必須能看會寫”，看是指觀察，通過觀察分析，去偽存真，去粗取精，由此及彼，由表及里，能看出事物的本質(zhì)；寫就是在觀察的基礎(chǔ)上，進(jìn)行概括、抽象、提煉，寫出事物的規(guī)律。公文作為機關(guān)的重要辦事工具，是機關(guān)行使其職能的重要手段之一。提高公文寫作能力，學(xué)習(xí)公文寫作知識，是領(lǐng)導(dǎo)干部和機關(guān)干部的必修課。當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時代，公文作為信息傳遞的重要載體，顯得尤為重要。因此，筆者認(rèn)為，提高機關(guān)干部和領(lǐng)導(dǎo)干部公文寫作能力，需要在以下八個方面下功夫。

一、意圖要摸準(zhǔn)

中國傳統(tǒng)文論有一句名言，叫“意在筆先”。所謂“意”就是意圖、宗旨，或者叫中心思想。寫公文“意在筆先”，就是接受任務(wù)后，把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。意圖就是要達(dá)到某項目的具體打算。為什么機關(guān)公文寫作要把領(lǐng)導(dǎo)意圖摸準(zhǔn)？理由有三條：一是公文不是個人的作品，是代表一個單位講話的。從組織原則上講，只有這個單位的領(lǐng)導(dǎo)，才能代表這個單位對上對下負(fù)責(zé)。二是從客觀上講，領(lǐng)導(dǎo)一般對上級指示理解得都比較深刻，對單位的情況掌握得比較清楚，考慮問題都是全局性的。三是從主觀上講，領(lǐng)導(dǎo)相對經(jīng)歷、經(jīng)驗豐富，水平比一般干部要高。因此，寫文件第一位的就是把領(lǐng)導(dǎo)對這份文件的寫作意圖摸清楚，它對文件的質(zhì)量具有定向作用。如何摸領(lǐng)導(dǎo)意圖呢？辦法很多，常見的有三種：一是面對面地詢問意圖。接受任務(wù)后，主持起草的同志，應(yīng)該主動建議領(lǐng)導(dǎo)抽時間，給起草小組或主持人講一次意見，談一些初步想法，最好采用對話的方式，作者問，講者答，有針對性地探討一些問題。二是擬出提綱打探意圖?？梢愿鶕?jù)上級的有關(guān)精神，原則意見及下面的實際情況，擬定一個比較詳細(xì)的講話提綱。三是寫出草稿引出意圖?；蚪凶鲯伌u引玉。適合時間短，要求急，來不及反復(fù)研究，征求意見。還有的準(zhǔn)備時間很長，少則一個來月，多則一年半載，時間的跨度大，涉及的內(nèi)容廣。如黨代表大會材料等，期間變化大，很難把主題一下子固定不變。就先寫出草稿，在本部門小范圍討論，后呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，征求意見，修改完善。引出比較具體的、全方位、深層次的意圖，集思廣益，確立講話中心思想，減少不必要的反復(fù)。

二、材料要充實

占有豐富的材料，是公文寫作的基礎(chǔ)。要寫好公文，沒有豐富的材料是行不通的，材料不充分，公文是寫不好的。當(dāng)前機關(guān)公文質(zhì)量一般化問題比較普遍，很重要的是材料不充分，不準(zhǔn)確，有的材料缺乏代表性、指導(dǎo)性和操作性，材料不精。在材料的收集、使用上要注意三個問題：一要盡可能多地占有材料。二要鑒別材料的準(zhǔn)確度。三要選用精確的材料。要選用有典型意義，既能代表一般，又比一般更突出的材料。精選材料要“以一當(dāng)十”，既突出公文觀點，又使內(nèi)容精干，有利于觀點與材料的統(tǒng)一。

三、結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)

結(jié)構(gòu)問題，就是組織材料和謀篇布局的問題。公文的結(jié)構(gòu)，就是作者根據(jù)主題的需要，按照公文寫作要求，對材料進(jìn)行科學(xué)的組織與安排。簡單地講，就是公文的組織、構(gòu)造。我們經(jīng)常講這份公文分幾個部分或幾段，開頭怎樣寫，正文寫幾個問題，如何結(jié)尾等等，這些都是公文結(jié)構(gòu)。撰寫內(nèi)容多、篇幅長且比較重要的公文，在動筆之前，應(yīng)先編寫好結(jié)構(gòu)提綱，這一步對起草文稿至關(guān)重要。如何編寫提綱？其基本方法是：先確定公文大的結(jié)構(gòu)（層次），然后確定各部分的具體內(nèi)容，編寫提綱一般由粗到細(xì)，由抽象到具體，由標(biāo)題到觀點，由觀點到材料逐步完善。

四、起草要迅速

起草文稿就是把構(gòu)思好的內(nèi)容用書面文字寫成公文形式的初稿。草稿的質(zhì)量如何，覺得成文的質(zhì)量。起草文稿不能草率、馬虎。從構(gòu)思、動筆到完成初稿，從內(nèi)容到形式，都必須一絲不茍，認(rèn)真寫作，為核稿提供合格的“正品”。如何起草文稿？中國有一句話，叫“行文有機”，這里的“機”就是寫作中的“靈感”，唯物主義認(rèn)為，寫作過程中，隨著構(gòu)思、思維不斷深化，大腦即呈現(xiàn)一種興奮狀態(tài)，表現(xiàn)出特別的寫作熱情，這就是“機”，即“靈感”。靈感有人叫作直覺思維，文學(xué)創(chuàng)作離不開靈感，甚至說沒有靈感就沒有文學(xué)。公文寫作同樣需要“靈感”的力量，有了靈感就應(yīng)抓住，迅速書寫定格，否則稍縱即逝。

五、觀點要統(tǒng)一

材料提煉觀點，材料說明觀點，觀點統(tǒng)帥材料，觀點材料要統(tǒng)一。觀點形成及其質(zhì)量高低，既依賴于客觀材料，還取決于作者的主觀意識，是主客觀相統(tǒng)一的產(chǎn)物。觀點確定以后，下面的文章就是如何充分運用材料來論述說明觀點牢固的基礎(chǔ)，說明作者對事物的看法是正確的、客觀的，而不是主觀想象的、虛構(gòu)的，以此達(dá)到有較強說服力的目的。

六、語言要準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是公文寫作最基本的要求，是公文的生命。準(zhǔn)確關(guān)系到文件質(zhì)量的高低，價值的大小，關(guān)系到機關(guān)的威信。要保證公文所涉及的內(nèi)容，包括觀點、材料、語言文字，甚至標(biāo)點符號都應(yīng)該準(zhǔn)確，尤其是事例，要有根有據(jù)，經(jīng)得住檢驗。只有保證公文內(nèi)容的絕對真實，才有說服力，才能維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。一要極力避免錯別字。公文中出現(xiàn)錯別字，一方面反映機關(guān)工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致；另一方面也說明機關(guān)工作人員的文字水平不高。寫錯字容易使讀者產(chǎn)生歧義，輕者影響工作，重者要引起嚴(yán)重后果。二要準(zhǔn)確把握用詞。公文無論內(nèi)容深淺或篇幅長短，都要用詞準(zhǔn)確。在用詞上要注意以下五個方面：一是注意詞的感情色彩，把握好褒義詞和貶義詞的區(qū)別。二是注意詞義范圍的大小，要掌握好詞的外延。三是注意詞義的輕重，要用得恰如其分。四是注意詞的性質(zhì)，準(zhǔn)確區(qū)別使用。五是注意詞的規(guī)范使用，要多用專業(yè)術(shù)語和書面語言。三要防止出現(xiàn)語法錯誤。如何有效地克服公文中的語法錯誤，重要的是要懂得語法的基本知識。概括地講就是“四要”：一要掌握好詞組類別及其語法功能。二要掌握好詞類的詞義、語法特點和使用規(guī)則。三要善于識別和正確安排句子成分。公文是由各種各樣的句子組成的。只有善于識別句子成分，才能正確安排句子成分，也才能成功地表達(dá)語意。四要認(rèn)識和掌握句子變化及復(fù)句的運用。

七、文字要簡明

公文寫作要求簡明，一方面文字量要力求少，篇幅要盡可能短。另一方面語言文字要精練，不累贅，不重復(fù)。用最少的文字，準(zhǔn)確嚴(yán)密地表達(dá)最豐富的內(nèi)容，做到篇無累段，段無累句，句無累字。即每一段、每句話、每個字都有它存在的價值。文字簡明，不能單純理解為篇幅越短越好，字寫得越少越好，既“簡”又“明”，簡單明了，干脆利落。

八、格式要規(guī)范

公文的內(nèi)容決定公文的形式，公文的形式反映公文內(nèi)容。公文格式絕不是可有可無的形式，而是保證公文權(quán)威性和執(zhí)行效力的必要形式。我們知道，公文的權(quán)威是公文現(xiàn)行效用的需要，沒有權(quán)威，就難以發(fā)揮效用，就會成為一紙空文。格式規(guī)范要把握以下三點：一是格式完整。二是符合邏輯。格式不能自相矛盾。諸如發(fā)文機關(guān)與署名不一致；成文日期與通過日期矛盾；主送與抄送矛盾；文種與用語矛盾等。三是概念明確。各個項目的內(nèi)容必須使用明確的概念，不能用模棱兩可之詞。