淺談如何在網(wǎng)絡(luò)信息化下有效推進機關(guān)檔案工作開展

于海洋

摘 要：進入新世紀，伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，包含政府機關(guān)單位在內(nèi)的各行業(yè)、各領(lǐng)域均受到深刻影響，新形勢下，如何讓政府機關(guān)單位提高信息化檔案水平、改變傳統(tǒng)檔案管理問題等方面，筆者結(jié)合在機關(guān)多年工作經(jīng)驗，結(jié)合信息化的時代環(huán)境，著重分析了機關(guān)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容、存在問題及解決方法，為政府機關(guān)檔案管理工作開展提供有效幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；機關(guān)建設(shè)；管理水平

加快檔案信息化建設(shè)是機關(guān)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，如何加強機關(guān)檔案信息化管理成為機關(guān)檔案管理者面臨的重大課題之一。對于機關(guān)事業(yè)單位而言，如果能夠有效加快機關(guān)檔案信息化建設(shè)和科學(xué)管理，將會極大促進機關(guān)全面健康發(fā)展。

1在信息化下機關(guān)檔案管理的主要內(nèi)容

1.1加強機關(guān)檔案硬件建設(shè)。通常而言，機關(guān)檔案管理所指的硬件設(shè)施主要包括：計算機、掃描儀、存儲空間、數(shù)據(jù)庫檔案管理軟件、局域網(wǎng)等內(nèi)容，這些將為機關(guān)檔案工作開展奠定良好條件。

1.2機關(guān)檔案人員的服務(wù)奉獻意識。機關(guān)檔案管理人員不僅需要有較高的專業(yè)知識、文化素養(yǎng)，還需要有愛崗敬業(yè)的奉獻精神、較強的責(zé)任感和事業(yè)心，真正在檔案工作中干一行愛一行，管一行通一行，全面提高個人的專業(yè)技能和理論水平，將本單位的檔案資源管理到位、保護到位、利用到位。

1.3全面提升機關(guān)檔案的管理水平。機關(guān)檔案管理水平的高低與否，直接關(guān)系到機關(guān)檔案信息化建設(shè)的成功與否。在信息網(wǎng)絡(luò)化越來越發(fā)達的今天，機關(guān)檔案管理越來越運用到更多高新技術(shù)。機關(guān)信息電子化檔案管理模式的實施，正是順應(yīng)社會發(fā)展需要而應(yīng)運而生的產(chǎn)物、也是發(fā)展必由之路，這些都對機關(guān)檔案管理工作提出更高、更新的要求。

2信息化下機關(guān)檔案管理工作存在的突出問題

2.1對機關(guān)檔案工作的重要程度不夠

部分機關(guān)單位上至主要負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，下到檔案工作人員，對本單位檔案工作特別是新形勢下的信息化檔案管理工作重視程度不夠，沒有給予足夠重視，主觀上將檔案工作“邊緣化”，潛意識中存有檔案工作為單位工作“次重點”，認為檔案管理僅是簡單地整理收集檔案資料，這些工作不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟價值，檔案工作的好與壞對本單位而言關(guān)系不大等錯誤想法，也有的單位不僅電子檔案室未設(shè)立甚至紙質(zhì)檔案室建設(shè)也不達標，極大影響機關(guān)檔案工作的正常開展。

2.2機關(guān)檔案專業(yè)人才匱乏或結(jié)構(gòu)不合理

當前，機關(guān)檔案工作存在“三多三少”現(xiàn)象：“三多”是傳統(tǒng)檔案管理人員多、檔案兼職人員多、年齡偏大人員多，“三少”是信息化檔案人員少、檔案專職人員少、年輕人員少。機關(guān)工作人員中檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生普遍較少，許多從業(yè)者為兼職或轉(zhuǎn)崗過來，這樣就出現(xiàn)了微機操作水平差、專業(yè)水平偏低、文化程度不高、歲數(shù)較大等一系列難題，這些都達不到科學(xué)有效管理機關(guān)檔案的標準，致使部分機關(guān)檔案工作原地踏步甚至倒退，在信息化形勢下影響機關(guān)檔案工作進步。

2.3機關(guān)檔案存在數(shù)字化滯后、科學(xué)管理缺乏現(xiàn)象

當前，有些機關(guān)檔案工作人員管理觀念落伍，保密意識不強，缺乏自主學(xué)習(xí)積極性，不能高效開發(fā)利用檔案資源，制約檔案工作提升；機關(guān)當中還存有檢索時間長、安全性差、查找檔案效率低等問題，部分機關(guān)仍在采用人工操作和手工檢索等傳統(tǒng)操作模式，從事人員只能熟練操作一般計算機，需要加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，并轉(zhuǎn)變過去的檔案管理方式，才能有效滿足機關(guān)建設(shè)需要。

3在信息化下加強提高機關(guān)檔案管理水平方法

信息技術(shù)正在日益深刻影響機關(guān)工作方式，機關(guān)檔案管理改革在這種形勢下就顯得尤其重要緊迫，如何尋找更加科學(xué)合理的機關(guān)檔案管理改進渠道成為眼下機關(guān)檔案管理者非常重視的課題。

3.1全力打造高素質(zhì)機關(guān)檔案隊伍。全力提高機關(guān)檔案人員素質(zhì)、打造一支“復(fù)合型”信息化管理人員隊伍是促進機關(guān)檔案工作順利推進基礎(chǔ)。在信息化快速發(fā)展的時代，各類競爭都體現(xiàn)在人才競爭方面，知識經(jīng)濟時代的機關(guān)檔案工作更上要求擁有“精”“博”有機結(jié)合的“全才”，如此的機關(guān)檔案人才才能更好的適應(yīng)解決跨部門、跨學(xué)科、跨行業(yè)的機關(guān)檔案工作。機關(guān)單位也需要引導(dǎo)機關(guān)檔案工作人員加強檔案業(yè)務(wù)與政治學(xué)習(xí)有機結(jié)合，通過參與上級檔案系統(tǒng)舉辦的檔案專業(yè)培訓(xùn)班學(xué)習(xí)、日常檔案知識自學(xué)、檔案學(xué)術(shù)研討等方式，熟練掌握檔案管理的現(xiàn)代化要求，提升自身檔案工作綜合素質(zhì)。

3.2加大機關(guān)信息化建設(shè)投入力度。突出檔案信息化基礎(chǔ)投入這個前提，切實搞好信息化設(shè)備更新維護。要實現(xiàn)機關(guān)檔案工作現(xiàn)代化有效開展，需要政府加大財力、人力和物力的支持力度，根據(jù)各機關(guān)單位的實際需要，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，建立檔案信息化專項預(yù)算并對相關(guān)建設(shè)資金進行科學(xué)有效管理，以此加大電子檔案室、紙制檔案室的面積，采購檔案種類物資，全面改善檔案工作的硬件和軟件條件。

3.3規(guī)范機關(guān)信息化檔案建設(shè)標準。信息技術(shù)在最初應(yīng)用到機關(guān)檔案管理中或多或少都存在一些突出問題，其中最主要的問題就是缺少統(tǒng)一規(guī)范的工作標準和細則。各機關(guān)單位要立足于實際制定一套機關(guān)檔案信息制度，促進機關(guān)案件在制度化、程序化的道路上運行。在目前的機關(guān)檔案管理操作中，要嚴格學(xué)習(xí)國家、省市各級檔案出臺的檔案管理標準，如2015年國家檔案局出臺的中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》要求，在堅持將這些標準執(zhí)行到位的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實際，提升檔案管理的自動化管理程度，加快建立本單位數(shù)字化檔案管理方式，全面降低管理成本和人力成本，明確本單位的信息化檔案管理方式、信息化檔案組織制度、檔案管理工作標準及對應(yīng)責(zé)任分工等環(huán)節(jié)，切實解決標準要求不清不明問題，實現(xiàn)本單位檔案管理效率性與安全性相結(jié)合，力爭取得預(yù)期的效果。

3.4高度重視機關(guān)信息化成效考評的運用。通過加強機關(guān)檔案管理信息的考評結(jié)合，并積極加以運用，是充分調(diào)動機關(guān)檔案工作者積極性行之有效的辦法。這需要在健全機關(guān)檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，形成機關(guān)檔案管理信息化考核辦法，以此作為衡量所有機關(guān)工作的依據(jù)，從而推動機關(guān)檔案工作邁上新臺階、開創(chuàng)新局面。

可以說，機關(guān)檔案信息化建設(shè)及其檔案管理，均需要從人才培養(yǎng)、資金投入、技術(shù)標準、管理水平等多方面下功夫，以此切實增強機關(guān)檔案信息化技術(shù)水平，促進機關(guān)檔案管理綜合水平得到更大程度提高。

參考文獻：

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