文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

郝磊

【摘要】本文分析了文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用優(yōu)勢，以及文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用問題，結(jié)合工作實(shí)際提出了文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

文書檔案是一種記錄該單位發(fā)展歷史過程的重要載體，傳統(tǒng)文書檔案管理工作依賴于手工操作，具有費(fèi)時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn)。如今在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展的環(huán)境下，文書檔案管理引入了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（可簡稱為OA系統(tǒng)），以強(qiáng)大的信息處理能力為支撐，滿足了現(xiàn)代化辦公的需要?？蓪A系統(tǒng)推廣應(yīng)用在文書檔案管理工作中，全面優(yōu)化資料收集、整理、儲(chǔ)存和后期利用等一系列過程。

一、文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用優(yōu)勢

OA系統(tǒng)在文書檔案管理中的應(yīng)用，具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：首先，提高了歸檔的便捷性，提高了工作效率。在OA系統(tǒng)的支撐下，工作人員可通過設(shè)置相應(yīng)信息條件，生成相應(yīng)的電子文件，讓文件和生成過程信息都被納入相應(yīng)的文檔中，讓文書檔案管理中的資料生成、收集、處理和使用都非常便捷和規(guī)范化，極大地提高了工作效率。其次，在OA系統(tǒng)支撐下，可實(shí)現(xiàn)電子文件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，利于文書檔案的傳遞和利用，也可以防止出現(xiàn)損壞或丟失，保障了文檔的完整性，同時(shí)也增強(qiáng)了文檔資源的安全性，甚至提高了資料共享性。最后，OA系統(tǒng)支撐下，可建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，既可更好地分類資料，也可以提高信息搜索的便利性，減少了管理難度和工作壓力，也縮短了資源利用的檢索時(shí)間。而且檔案信息和檔案載體可以分離，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)其關(guān)鍵信息進(jìn)行共聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在線服務(wù)功能的優(yōu)化。

二、文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用問題

（一）電子檔案應(yīng)用過程中隱藏的問題。首先，電子檔案數(shù)據(jù)雖然具有完整性的優(yōu)勢，但是在其實(shí)際應(yīng)用過程中，一旦出現(xiàn)操作失誤，就可能產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。而且由于資源共享，導(dǎo)致其文件處于開放狀態(tài)，功能多樣，存儲(chǔ)方式也多元化，若是在不同方式轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)外界影響因素，就很容易導(dǎo)致信息被破壞的情況，甚至導(dǎo)致信息丟失。其次，檔案信息安全問題是當(dāng)前比較受關(guān)注的課題，黑客的侵入、網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障等等因素都直接威脅著檔案信息安全，電子檔案的安全與保密漏洞較多，這對(duì)于保密性要求較強(qiáng)的電子檔案而言，需要重視文件被修改、破壞和盜用等多種風(fēng)險(xiǎn)。最后，電子檔案信息存儲(chǔ)載體多種多樣，而信息的讀取及存儲(chǔ)卻需要被指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備，使得電子檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件產(chǎn)生一定的依賴。而電子技術(shù)與OA系統(tǒng)的發(fā)展更新速度很快，一旦計(jì)算機(jī)軟件兼容性出現(xiàn)問題，就會(huì)產(chǎn)生信息丟失的可能性，縮短電子檔案的使用壽命，影響檔案的長期可讀性。

（二）文書檔案管理人員的自身?xiàng)l件跟不上辦公自動(dòng)化的發(fā)展。多數(shù)從事文書檔案管理工作的人員屬于兼職人員，缺乏足夠系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，所以對(duì)文書檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致綜合素質(zhì)水平較低。而文書檔案管理中已經(jīng)引入了辦公自動(dòng)化技術(shù)，由電子文件文檔和歸檔后的工作共同組成了電子檔案管理工作。若管理人員僅僅停留在熟悉紙質(zhì)檔案管理相關(guān)知識(shí)和方法等層面，又或者僅僅熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)或者數(shù)據(jù)通信技術(shù)，則難以勝任基于辦公自動(dòng)化的文書檔案管理工作，要求管理人員提高自身的綜合素質(zhì)水平。

三、文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用對(duì)策

（一）加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性。檔案管理單位應(yīng)該注重對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行定期的檢查、更新、升級(jí)以及維修，并科學(xué)檢測與維護(hù)相關(guān)設(shè)施。在這個(gè)方面，可設(shè)立監(jiān)督專員對(duì)存檔文件進(jìn)行定期更新與備份，提高身份驗(yàn)證和數(shù)字簽名等技術(shù)的安全性。另外，可對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離。一方面，可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)設(shè)置物理隔離措施，即采用路由器隔離防護(hù)措施，對(duì)IP地址進(jìn)行屏蔽，有選擇性地允許一些地址訪問網(wǎng)絡(luò)。另一方面，對(duì)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)采取防火墻隔離防護(hù)措施，對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，并管理相關(guān)訪問行為，封堵被禁止的業(yè)務(wù)，并且記錄通過防火墻進(jìn)行活動(dòng)的信息內(nèi)容，最后檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊，并進(jìn)行告警。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先，改善辦公自動(dòng)化的硬環(huán)境，加大先進(jìn)硬件設(shè)施的投入，讓管理人員對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行熟練掌握，為提高管理水平打下基礎(chǔ)。其次，倡導(dǎo)自學(xué)為主，輔以專業(yè)培訓(xùn)，可落實(shí)終身教育機(jī)制，激勵(lì)管理人員自主學(xué)習(xí)，不斷獲取新知識(shí)和新技能，以培養(yǎng)和提高管理人員的素質(zhì)水平。最后，加強(qiáng)檔案部門和區(qū)域間的系統(tǒng)合作，讓管理人員不斷與其他單位的人員進(jìn)行交流與溝通，汲取成功經(jīng)驗(yàn)，并不斷推陳出新，以創(chuàng)新思維進(jìn)一步做好檔案管理工作。

四、結(jié)束語

總而言之，辦公自動(dòng)化是文書檔案管理的必然發(fā)展趨勢，檔案管理部門應(yīng)該充分重視辦公自動(dòng)化過程中存在的問題，并積極采取有效措施，以提高辦公自動(dòng)化水平，推動(dòng)文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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