高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展思路

楊瓊娃

【摘要】本文論述了當(dāng)前高等院校檔案管理存在的實(shí)質(zhì)性問題，結(jié)合工作實(shí)際，提出推動(dòng)高校檔案信息化管理革新的策略，并對(duì)推動(dòng)高校檔案信息化革新的有效途徑進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】高校檔案信息化管理；工作改革與創(chuàng)新；發(fā)展思路

我們現(xiàn)在正處于信息時(shí)代的背景之下，高等院校的檔案管理也在轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?，管理方式由之前的紙質(zhì)管理變化成為現(xiàn)在的電子檔案，實(shí)行先進(jìn)的數(shù)字化管理。高等院校檔案信息管理跟著時(shí)代信息化發(fā)展前進(jìn)著，而且在管理中已經(jīng)得到了預(yù)想的效果。但是，在高等院校檔案管理方面還存在著不少的問題?，F(xiàn)在的高等院校檔案管理是在不斷地改革和創(chuàng)新的，我們需要采用信息化的方式來進(jìn)行檔案的管理。

一、簡述當(dāng)前高等院校檔案管理存在實(shí)質(zhì)性問題

（一）落伍的管理理念?？梢赃@么說，一直以來，高等院校的工作重心往往放在教學(xué)方面，這就導(dǎo)致忽視檔案管理工作。所以說，高等院校的檔案管理觀念落伍，對(duì)于這項(xiàng)工作沒有足夠的重視，這其中，經(jīng)費(fèi)不足嚴(yán)重影響了檔案管理工作，由于經(jīng)費(fèi)的不足，很難滿足管理工作的需要，就會(huì)降低工作的積極性。

（二）采用老套的方法進(jìn)行檔案管理工作。所謂高等院校檔案的管理工作，其實(shí)就是對(duì)需要的資料進(jìn)行整理收集的一個(gè)過程，所以檔案管理工作是單調(diào)無趣的，有的時(shí)候會(huì)面臨大量的檔案需要管理，這時(shí)候只依靠人工來完成，這樣就沒有辦法提高工作效率，就很難在規(guī)定的期限內(nèi)完成工作。雖然現(xiàn)在大多數(shù)院校都使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但也僅僅是具有搜索和查詢的功能，沒有真正提高工作效率。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。就現(xiàn)在的情況來說，大部分高等院校的管理部門沒有盡到自己的責(zé)任，主要是沒有完善的檔案管理制度。由于這樣的原因，使得檔案管理顯得比較雜亂，這樣是不利于檔案管理工作順利開展的。

（四）缺少素質(zhì)高的管理人員。我們現(xiàn)在是缺乏人才的時(shí)代，就算在學(xué)歷高的今天也是如此，檔案管理工作中需要專業(yè)型的人才，但是在實(shí)際中缺少這種專業(yè)人才。目前的工作人員大多是從其他部門抽調(diào)過來的，他們都是沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)和技能的培訓(xùn)，有的年齡較大的也不愿意接受培訓(xùn)，這樣就會(huì)使整個(gè)檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)偏低，長期以來，在一定程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展與前進(jìn)。

二、推動(dòng)高校檔案信息化管理革新的策略

（一）采用信息化理念進(jìn)行檔案信息管理。根據(jù)信息化發(fā)展的最新要求，高等院校檔案信息管理的革新需要現(xiàn)代化的管理理念。所以說，在高校開展這項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，時(shí)刻轉(zhuǎn)變自己的理念成為信息化的新模式，這樣做會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案信息管理工作的發(fā)展。高校檔案信息管理不單是保存和記載的工作，而是把整個(gè)學(xué)校的歷史發(fā)展過程全部記錄下來。所以說，只有把高校的歷史發(fā)展詳細(xì)記錄下來，才會(huì)更好地進(jìn)行高校檔案信息化管理的革新。

（二）采用信息化管理模式完善高校檔案信息。隨著我國信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)發(fā)展，同時(shí)也推動(dòng)了社會(huì)與時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，在這樣的大環(huán)境之下，使得高校檔案管理得到了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，向著信息化模式慢慢在變化著。在整個(gè)高校檔案管理的過程當(dāng)中，最重要的工作就是保障檔案資源的信息化建設(shè)。時(shí)刻將我們時(shí)代信息化的成果應(yīng)用到具體的管理應(yīng)用中，這樣做就會(huì)更明顯地提高檔案管理的工作效率，可以更好地保管檔案信息。

（三）制定健全的管理制度。在我們高校管理檔案的整個(gè)過程當(dāng)中，一個(gè)健全的管理制度，可以為檔案管理工作提供一定的規(guī)章制度，同時(shí)對(duì)于檔案管理整個(gè)工作也起到規(guī)范性的作用，這樣做對(duì)高校檔案信息管理可以起到進(jìn)一步的完善和健全作用。因?yàn)楦咝n案存儲(chǔ)存在著增加的情況，我們需要制定一個(gè)專屬的檔案管理制度。

（四）培養(yǎng)專業(yè)管理人員。要想使高校檔案信息管理工作順利進(jìn)行的話，時(shí)刻離不開優(yōu)秀的管理人員參與其中。所以說，針對(duì)高校檔案信息的管理人員應(yīng)該時(shí)刻增加自身的技能和專業(yè)知識(shí)，要明確知道高校檔案信息管理信息化模式革新的關(guān)鍵，并且這其中還需要不斷提高自身的保密性。同時(shí)高等院校也要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，需要定期舉行培訓(xùn)，組織工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，目的是使管理人員能夠更好地提升自身的能力，我們的目標(biāo)不單單是成為專業(yè)型的人才，還要成為綜合型的全新人才，保證高校檔案管理工作可以順利開展。

三、推動(dòng)高校檔案信息化革新的有效途徑

（一）跟隨信息時(shí)代發(fā)展腳步前進(jìn)。在實(shí)際開展高校檔案信息管理工作的過程中，我們應(yīng)該時(shí)刻跟隨信息化發(fā)展的腳步。高校一定要根據(jù)國家的相關(guān)政策，從頭到尾整體性設(shè)計(jì)高校檔案信息管理的發(fā)展策略，目的是保證高校檔案信息化革新與國家戰(zhàn)略緊密結(jié)合在一起，借助國家發(fā)展信息技術(shù)的力量，來進(jìn)行高校檔案信息化革新工作的發(fā)展。在現(xiàn)今信息技術(shù)的環(huán)境之下，高校應(yīng)該緊密結(jié)合教育管理和檔案管理，組建一個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)。如果我們這么做需要不斷地提供革新需要的資金，作為高校檔案信息化建設(shè)的有利基礎(chǔ)，通過合理使用信息化的技術(shù)，推動(dòng)高校檔案管理信息化工作的革新發(fā)展。

（二）采用數(shù)字化檔案推進(jìn)發(fā)展。高校檔案信息管理的革新工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)離不開與信息化技術(shù)的結(jié)合，努力挖掘出信息的源頭，保證高?？梢垣@得更豐富、更充足的參考信息。我們?cè)谠O(shè)計(jì)高校檔案管理策略的時(shí)候，需要從上到下設(shè)計(jì)，這樣做可以將高校中不同部門的缺點(diǎn)打破，可以很好地把握住整個(gè)學(xué)校資源的流向問題，目的是保證檔案管理起來更加有效和集中。我們需要搭建檔案資源的數(shù)據(jù)信息中心和資源信息平臺(tái)，通過使用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保證高校數(shù)據(jù)得到共享。為高校檔案信息管理提供有力的工具，可以促進(jìn)高校教育質(zhì)量的發(fā)展與提高。革新的關(guān)鍵就是要將信息資源進(jìn)行更完美的儲(chǔ)備和管理。第一步就是做好備份工作，尤其是一些比較重要有價(jià)值的信息，一定要做好備份。此外，還應(yīng)該存儲(chǔ)一些信息資源，搭建出一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，保證更多的資源可以使用，這樣才會(huì)使得高校信息管理工作可以順利進(jìn)行。

（三）搭建全方位的服務(wù)平臺(tái)。通常在高校檔案信息管理革新的過程中，要采用信息化思維，這樣就可以滿足用戶的一些需求，保證高校檔案信息在改革和發(fā)展中能夠以更加快捷的方式前進(jìn)。所以，我們必須搭建一個(gè)全方位的信息服務(wù)平臺(tái)，主要是結(jié)合校園網(wǎng)、微信、QQ等工具，目的是使得高校管理信息改革可以順利進(jìn)行。在高校檔案信息管理的過程中，應(yīng)該掌握信息技術(shù)的機(jī)會(huì)，搭建出一個(gè)全方位的信息服務(wù)平臺(tái)，在檔案管理中發(fā)揮出自己獨(dú)有的作用。如果我們建立科學(xué)的服務(wù)平臺(tái)，就會(huì)提高檔案管理的效率，同時(shí)可以更好地為師生服務(wù)。

四、結(jié)論

綜上所述，在高校整個(gè)檔案管理的過程當(dāng)中，應(yīng)該注意數(shù)據(jù)的保密性。所以說，需要保證高校檔案信息化管理工作中，所使用的網(wǎng)絡(luò)具有安全性，并且定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)信息丟失損壞的情況。開展高校檔案信息化管理工作是我們整個(gè)檔案信息管理的必然之路。在實(shí)際管理中，我們采取信息化的管理方式，這樣可以顯著提高檔案管理的水平和質(zhì)量。在現(xiàn)在信息背景下，將高校檔案進(jìn)行信息化改革是我們需要做的，是一個(gè)時(shí)代的契機(jī)。本篇文章根據(jù)高校檔案管理中存在的不足加以分析，給出了自己的建議和高校檔案信息化管理改革的策略，希望可以推動(dòng)此項(xiàng)工作長期高效發(fā)展。

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