Excel在實(shí)驗(yàn)室管理中的應(yīng)用

黃晉

摘要：本文介紹了利用Excel表格對實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室低值易耗品、實(shí)驗(yàn)室日常管理等方面的管理，從表格的制作和填入的信息方面作了些簡要的說明。

Abstract： This article introduces the management of laboratory equipment， laboratory low-value consumables， and laboratory daily management using Excel spreadsheets. It also provides some brief explanations on the production of forms and information entered.

關(guān)鍵詞：電子表格；實(shí)驗(yàn)室管理；錄入

Key words： Excel；laboratory management；entry

中圖分類號：TP311.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）21-0223-02

0 引言

實(shí)驗(yàn)室的管理通常分為實(shí)驗(yàn)室日常管理（實(shí)驗(yàn)教師信息、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員信息、實(shí)驗(yàn)室使用登記冊、設(shè)備安全臺賬、實(shí)驗(yàn)室考勤記錄、衛(wèi)生值班、實(shí)驗(yàn)耗材）、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理、實(shí)驗(yàn)室技術(shù)操作、實(shí)驗(yàn)檔案管理等。我院實(shí)驗(yàn)室在設(shè)備、教學(xué)、檔案、耗材的管理過程中，大多應(yīng)用Excel進(jìn)行管理，以下提供幾例來說明。

1 利用Excel管理實(shí)驗(yàn)室設(shè)備

1.1 建立實(shí)驗(yàn)室總賬

各學(xué)院實(shí)驗(yàn)室的（Excel表格）總賬由我校國資處提供，實(shí)驗(yàn)室建賬初期，在國資處拷貝我院全院的設(shè)備賬后（含各辦公室和實(shí)驗(yàn)室），通過在電腦上篩選和查找來遴選出實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備，再單獨(dú)為實(shí)驗(yàn)室建賬，這個(gè)遴選過程要以到實(shí)驗(yàn)室的實(shí)地查看并對照設(shè)備的編號和型號，先作好紙質(zhì)記錄為基礎(chǔ)。

1.2 從不同的方面建立實(shí)驗(yàn)室分賬

1.2.1 按同類實(shí)驗(yàn)室建立Excel工作表

由于同一類型的實(shí)驗(yàn)室間數(shù)不等，在建立電子檔Excel之前，先進(jìn)行歸類，比如下列同類的實(shí)驗(yàn)室分別各有相同的幾間，語音實(shí)驗(yàn)室、自主學(xué)習(xí)實(shí)驗(yàn)室、微格實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室，秘書實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室，每個(gè)類型的新建一個(gè)工作薄并取名保存，用插入的sheet1.sheet2.sheet3……的方式來制作相同實(shí)驗(yàn)室的Excel表格，在插入的sheet上重新為各實(shí)驗(yàn)室命名。再在圖表的標(biāo)題上把房間號標(biāo)注清楚，相同類型實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備配置都一樣，而且都是在同一時(shí)間段購置的，資產(chǎn)編號是相連在一起的。（圖1）

在查找同類實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備儀器時(shí)，只需要打開一個(gè)excel電子檔就能看到所有放置在其他同類實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備。（圖2）

新建Excel表的標(biāo)題為××實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任表，設(shè)備表要充分反映儀器設(shè)備的各種信息，例如：序號、資產(chǎn)編號、設(shè)備名稱、類別、規(guī)格、型號、出廠號、附件數(shù)、單價(jià)、廠家、數(shù)量、購買日期、現(xiàn)狀、安置地點(diǎn)、領(lǐng)用人、簽名和備注。責(zé)任人、簽名是與安全掛鉤的重要部分，備注是對設(shè)備維修及變動更新的一種記載，是設(shè)備的動態(tài)記錄，非常重要的一欄。

1.2.2 按同類設(shè)備建立Excel工作表

同類型的實(shí)驗(yàn)室多，相同的設(shè)備就多。在學(xué)校的電子總賬上，可“篩選和查找”同類設(shè)備。例如要篩選微型計(jì)算機(jī)。打開電子檔Excel選定要查找的一欄，選定儀器名稱，點(diǎn)擊工具欄上的“排序和篩選”，每一欄右上角出現(xiàn)倒三角形。點(diǎn)開三角型-勾選微型計(jì)算-確定，出現(xiàn)所有微型計(jì)算機(jī)的信息。也可以按文本篩選，自定義篩選設(shè)備安置地點(diǎn)為目的，選中此欄，點(diǎn)開倒三角型-文本篩選-自定義篩選-顯示行-出現(xiàn)了安置地點(diǎn)這一行，點(diǎn)擊要篩選的同一安置地點(diǎn)-確定。同樣，也可以按領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間等等來建立Excel電子表。要在實(shí)驗(yàn)室眾多的設(shè)備中了解某一個(gè)設(shè)備的任何一個(gè)信息時(shí)，用查找的辦法。在電子檔上選定找到設(shè)備的資產(chǎn)編號一欄，同時(shí)按下電腦鍵盤上的的Ctrl+F鍵，出現(xiàn)“查找和替換”—查找內(nèi)容，在查找內(nèi)容里輸入資產(chǎn)編號，點(diǎn)擊查找全部，出現(xiàn)這個(gè)資產(chǎn)的所有信息。查找儀器名稱時(shí)，選定此欄-同時(shí)按鍵盤上的Ctrl+F鍵-在查找和替換欄里輸入儀器名稱-查找全部，出現(xiàn)同一名稱的所有儀器設(shè)備。同樣，實(shí)驗(yàn)室待報(bào)廢設(shè)備資產(chǎn)表、個(gè)人使用設(shè)備資產(chǎn)表都用Excel表格來填寫。

1.2.3 設(shè)備總賬和分賬的契合

高校的設(shè)備大多數(shù)都集中在各院系的實(shí)驗(yàn)室里，有的一個(gè)院系實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備多達(dá)數(shù)千臺甚至上萬臺。金額從幾百萬到幾千萬，從最初購買設(shè)備年限到建賬之間長達(dá)20余年。要從中篩選出同類的設(shè)備，并且填入或復(fù)制粘貼每件設(shè)備的詳細(xì)信息到新建Excel表格中，是個(gè)非常繁雜又細(xì)致的工作。除了要有認(rèn)真耐心的工作態(tài)度，還要有科學(xué)的工作方法。筆者在進(jìn)行分賬的建賬過程中，為了達(dá)到不遺漏每一件設(shè)備，使用過總賬設(shè)備合計(jì)金額和各分賬設(shè)備合計(jì)金額相等的方法來達(dá)到契合。即在新建的各電子表格中，選中要求和的單價(jià)這一列單元格，拖動鼠標(biāo)下拉表格中的所有單價(jià)，然后單擊工具欄上的∑自動求和圖標(biāo)，得出此表中的合計(jì)金額，以此類推，求出其他各新建表格中的金額，待所有各Excel表格中的金額合計(jì)數(shù)求出后，把各表格中的金額相加，得出的總和，與總賬上的總和相同，說明錄入時(shí)沒有遺漏任何設(shè)備，如果金額不符，那就要逐個(gè)表中查找遺漏掉了的沒有錄入到分賬中的設(shè)備。

待各項(xiàng)類型的Excel工作表信息填寫完成后，打印出來，按自動生成的頁碼作為紙質(zhì)的儀器明細(xì)賬，由使用各財(cái)產(chǎn)的責(zé)任人簽字后，分門別類裝訂成冊，放入檔案盒中保存，便于日后的查找。當(dāng)然設(shè)備的使用過程中，會出現(xiàn)損壞、待修理或其它不能使用而發(fā)生放置地點(diǎn)以及使用人變動的情況，實(shí)驗(yàn)室管理人員就要弄清設(shè)備變動擱置的新地點(diǎn)和使用人的變化，在電子檔Excel上及時(shí)作更改。

1.3 實(shí)驗(yàn)室的低值易耗品的管理

實(shí)驗(yàn)室每個(gè)學(xué)期配合實(shí)驗(yàn)教學(xué)和儀器操作的使用要使用大量的低值易耗品，低值易耗品的管理也是一項(xiàng)重要的工作，合理科學(xué)地管理低值易耗品，也要用到Excel表。每個(gè)學(xué)期購入低值易耗品之前先制定一個(gè)清單，用Excel表格錄入，如圖3。

新建低值易耗品清單電子表格名稱：201×年××學(xué)院實(shí)驗(yàn)室低值易耗品清單，表內(nèi)的信息反映以下內(nèi)容：學(xué)院名稱、實(shí)驗(yàn)室名稱、材料名稱、規(guī)格、型號、單價(jià)、數(shù)量、使用實(shí)驗(yàn)室名稱、金額、總價(jià)，各欄目填入相應(yīng)的信息?？捎肊xcel表格乘法函數(shù)自動求積運(yùn)算功能，求得每個(gè)低值易耗品的總金額，減少計(jì)算失誤，提高工作效率。低值易耗品招標(biāo)采購進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室后，在使用的過程中，要對出庫和入庫的情況進(jìn)行登記，建立低值易耗品的出庫和入庫的Excel錄入表，在清單上插入出庫和入庫兩行即可，這樣購進(jìn)和拿出使用、剩余庫存的實(shí)驗(yàn)室易耗品一目了然。

2 實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的管理

實(shí)驗(yàn)室教學(xué)類：含實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)報(bào)表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)室課表等。實(shí)驗(yàn)課程的實(shí)驗(yàn)卡片、學(xué)生的實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。實(shí)驗(yàn)活動類：實(shí)驗(yàn)室使用情況匯總和使用登記、實(shí)驗(yàn)室開放記錄、實(shí)驗(yàn)常規(guī)檢查記錄、實(shí)驗(yàn)室安全臺賬等。以下實(shí)驗(yàn)教學(xué)類現(xiàn)舉一例實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)報(bào)表的制作。如圖4。

標(biāo)題：xx學(xué)院201x年-201x年第x學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)報(bào)表，電子表格里充分反映信息：學(xué)期、學(xué)院、課程編號、課程名稱、課程類別、學(xué)時(shí)、項(xiàng)目數(shù)、提高性項(xiàng)目數(shù)、周學(xué)時(shí)、起止周、班級、人數(shù)、組數(shù)、任課教師、開課實(shí)驗(yàn)室、執(zhí)行計(jì)劃、備注等。

以實(shí)驗(yàn)室日常管理為例：實(shí)驗(yàn)室使用登記冊的信息錄入：學(xué)期、教師、上課時(shí)間、班級、教學(xué)課程、儀器設(shè)備使用記錄、耗材、備注等。其中儀器設(shè)備使用記錄是對當(dāng)節(jié)課設(shè)備使用的情況作記載，出現(xiàn)壞損要在這一欄目里作詳細(xì)說明，以便及時(shí)處理或課后請供貨商進(jìn)行維修。安全管理方面，建立實(shí)驗(yàn)室excel安全臺賬，反應(yīng)的信息內(nèi)容：日期、星期、實(shí)驗(yàn)室間號、安全情況、簽字等。實(shí)驗(yàn)室，檢查完安全后，如出現(xiàn)問題在安全情況一覽里作詳盡說明，以便及時(shí)進(jìn)行整改，消除隱患。其他方面的實(shí)驗(yàn)教師、技術(shù)人員的信息錄入、實(shí)驗(yàn)室上班人員考勤記錄等均建立Excel電子表格。

Excel電子表格具有強(qiáng)大的使用功能，為實(shí)驗(yàn)室的管理帶了便利。在使用過程中，要注意的是：一數(shù)據(jù)的丟失。雖然該數(shù)據(jù)有備份、恢復(fù)功能，但如若該硬盤損壞無法復(fù)原，多年保存的數(shù)據(jù)會丟失，需用U盤或移動硬盤備份，二是有些Excel表格的數(shù)據(jù)是動態(tài)的，如儀器設(shè)備電子檔和低值易耗品電子檔等，要在變動后，對表格里的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更改，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

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