中學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與策略探究

陳蘋(píng)

摘 要：學(xué)生的檔案管理妥善與否對(duì)學(xué)生的一生都將會(huì)有影響，因此檔案管理是中學(xué)階段各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，它關(guān)乎學(xué)生的一生的發(fā)展和學(xué)校正常職能的履行。信息化技術(shù)被應(yīng)用于中學(xué)檔案是這個(gè)時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨。但是，由于各種原因的限制，目前在應(yīng)用過(guò)程中仍然存在很多的問(wèn)題，同時(shí)也制約了檔案工作職能的發(fā)揮，文章對(duì)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與策略進(jìn)行了簡(jiǎn)要探究。

關(guān)鍵詞：中學(xué);信息化檔案管理;問(wèn)題;策略探究

中圖分類(lèi)號(hào)：G637??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、中學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.缺乏檔案信息化管理意識(shí)

過(guò)去，由于我國(guó)信息化發(fā)展速度緩慢，檔案管理信息化起步較晚，起點(diǎn)較低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有從思想上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行高度重視，檔案管理員也并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并沒(méi)有加強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)，在信息化時(shí)代發(fā)展里沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)和開(kāi)拓創(chuàng)新，也缺乏對(duì)電子信息技術(shù)的培養(yǎng)。實(shí)質(zhì)上，檔案信息化管理是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的一項(xiàng)重大變革。它可以大大提高工作效率，減少勞動(dòng)時(shí)間，但是，在中學(xué)階段，大多數(shù)學(xué)校對(duì)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，甚至有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，在人員配備和資金及技術(shù)方面的支持都少之又少。所以檔案管理工作一直都處于停滯不前甚至處于一種邊緣化狀態(tài)，很多中學(xué)教師和教工人員也片面地將檔案管理看作保管資料，這樣就會(huì)導(dǎo)致一些重要的學(xué)會(huì)檔案資料和文件未被及時(shí)收集，造成重大損失。

2.檔案信息化管理基礎(chǔ)薄弱

實(shí)質(zhì)上，中學(xué)的檔案管理并不是僅對(duì)檔案進(jìn)行看管，檔案管理室不僅需要具備一定的信息化，更重要的是要投入一定規(guī)模和數(shù)量的現(xiàn)代化電子信息設(shè)備，因?yàn)檫@是信息化檔案管理建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。很多中學(xué)資金有限，或迫于資金壓力，并沒(méi)有實(shí)力和精力去為檔案管理室去購(gòu)置現(xiàn)代化電子信息設(shè)備，特別是刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件、計(jì)算機(jī)等，這就會(huì)造成檔案管理信息化建設(shè)工作后勁不足，無(wú)法開(kāi)展有效的管理工作，有些實(shí)力雄厚的學(xué)校盡管已經(jīng)配備了較為先進(jìn)和齊全的電子信息管理設(shè)備，但是由于學(xué)校的重視程度不足，檔案管理的系統(tǒng)并沒(méi)有最好的開(kāi)發(fā)和得到最充分的利用，比如檔案全文著錄、資料網(wǎng)絡(luò)共享等這么多功能并沒(méi)有被很好地使用，這就大大地降低了檔案信息化的成效[1]。

二、提高中學(xué)檔案信息化建設(shè)的策略

1.加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

伴隨著國(guó)家教育體制的不斷改革， 中學(xué)的教育教學(xué)也提出了新的要求，學(xué)校以及學(xué)生的檔案文件越來(lái)越多，學(xué)校也越來(lái)越重視檔案的信息化管理。部分中學(xué)檔案室要經(jīng)常利用掃描儀，將那些具有重大歷史意義和價(jià)值的檔案和文件全部進(jìn)行數(shù)字化處理，然后將其刻錄在光盤(pán)和磁盤(pán)中，尤其是涉及學(xué)生的考試成績(jī)、學(xué)校的課程安排、學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師和學(xué)生進(jìn)行考核等方面的資料，這些資料的使用率非常之高，將他們進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠給學(xué)校教學(xué)、教師科研以及學(xué)生管理提供幫助[2]。

2.注意數(shù)字化檔案的保管

數(shù)字化檔案管理是將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后，將其存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)等媒介，這樣一來(lái)，保管的時(shí)候就很方便，成本也很低。但有時(shí)會(huì)造成檔案資料的遺失和對(duì)重要資料的竊取，這就需要檔案管理部門(mén)對(duì)刻錄的設(shè)備進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決，避免電子文件丟失。除此之外，為了避免自然災(zāi)害或者突發(fā)事件對(duì)刻錄設(shè)備的破壞，檔案管理室進(jìn)行資料異地管理，我們要將十分重要的檔案資料進(jìn)行復(fù)制，進(jìn)行異地保存或者將這些資料轉(zhuǎn)換成縮微品或者是紙質(zhì)檔案，從而保證數(shù)字檔案的可讀性。另外，為了避免病毒侵害電腦設(shè)備所造成的重要檔案資料的丟失，檔案管理部門(mén)一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，將一些重要檔案資料進(jìn)行加密程序，不僅要防病毒和木馬，還應(yīng)防止一切的非正常入侵檔，檔案管理室一定要建立相當(dāng)嚴(yán)格的檔案管理制度，不與檔案相關(guān)的一切人員不得私自入內(nèi)，存儲(chǔ)重要檔案資料的計(jì)算機(jī)一定不能夠連接任何網(wǎng)絡(luò)，還要嚴(yán)禁不相干人員私自查閱檔案資料，從而提高檔案資料的安全性。

總而言之，我們應(yīng)保證更有效的工作正常進(jìn)行，才能使得檔案管理工作做到現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)化，將信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)和功效發(fā)揮到極致。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳崇寧.中學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].知識(shí)窗，2013（16）： 45.

[2]王 霞.中學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].科技信息，2012（13）：238，274.