新環(huán)境下圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理探究

晏永桂

【摘 要】 目前，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)也不斷取得進(jìn)步，而與辦公有關(guān)的設(shè)施也越來(lái)越自動(dòng)化。數(shù)字化在各行各業(yè)的領(lǐng)域當(dāng)中被廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然，這其中也包括了圖書(shū)檔案的管理。在新的環(huán)境下，對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是具有重要意義的，其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料的綜合管理，以此有效提高工作的效率。文章在此針對(duì)新環(huán)境下圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理展開(kāi)了分析，旨在對(duì)其起到一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】 新環(huán)境 圖書(shū)檔案 數(shù)字化管理

引 言

近年來(lái)，我國(guó)在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面取得不小的成就，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠使圖書(shū)和檔案等相關(guān)的信息實(shí)現(xiàn)共享的目的，以此提升現(xiàn)代化管理的高效性。過(guò)去的檔案管理方法已經(jīng)不能夠很好的滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，所以，有效實(shí)施檔案的數(shù)字化管理已是迫在眉睫的大事。對(duì)紙質(zhì)的檔案可采用電子信息的方式，這樣不僅便于相關(guān)內(nèi)容查找與閱讀，同時(shí)也使圖書(shū)檔案的數(shù)字化形式得到了充分的運(yùn)用。除此之外，對(duì)于檔案全文信息的相關(guān)電子文件加以妥善的歸檔，建立起檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此更加方面于檔案數(shù)據(jù)的查找與使用，這樣也就能夠用檔案的管理系統(tǒng)取替過(guò)去的檔案目錄管理方式。在數(shù)字化不斷發(fā)展的情況下，電子文件的數(shù)量越來(lái)越龐大，因此現(xiàn)階段急需解決的便是電子檔案的歸集、確認(rèn)以及使用的問(wèn)題。相關(guān)工作人員應(yīng)進(jìn)一步對(duì)其加以深入的研究，不斷強(qiáng)化自身的技術(shù)能力，與其他地區(qū)所取得的相關(guān)成果有效的結(jié)合在一起，以此提升圖書(shū)檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。

1.圖書(shū)檔案管理的主要內(nèi)容

在對(duì)圖書(shū)管理系統(tǒng)進(jìn)行仔細(xì)的研究后得知，其主要的內(nèi)容包括四點(diǎn)，即圖書(shū)的管理、信息的查詢、流通的過(guò)程以及對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)。通過(guò)使用圖書(shū)管理系統(tǒng)，使圖書(shū)的征訂、新書(shū)的登記和圖書(shū)的編目等功能得以實(shí)現(xiàn)，使圖書(shū)的進(jìn)庫(kù)環(huán)節(jié)更加的規(guī)范；預(yù)借、借書(shū)和還書(shū)的相關(guān)工作都是流通作業(yè)當(dāng)中的環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)中的總工作量在使用了圖書(shū)管理系統(tǒng)后也得以明顯的降低；信息的查詢，能夠保證在各種不同的條件下快速的對(duì)所有的書(shū)籍資料進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)；系統(tǒng)的維護(hù)能夠充分使用該系統(tǒng)，同時(shí)在第一時(shí)間解決隨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，條形碼的掃描也屬于系統(tǒng)的一個(gè)功能，在使用的時(shí)候，掃碼槍在掃描圖書(shū)ISBN圖書(shū)編碼的時(shí)候，從網(wǎng)絡(luò)上便能夠獲得圖書(shū)的相關(guān)信息，包括書(shū)名、簡(jiǎn)介和出版商等，以此減小錄入人員的工作壓力。

2.電子文件的整理和接收

電子檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案作為基礎(chǔ)的，與過(guò)去的方法相結(jié)合對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、整理以及確認(rèn)的工作，運(yùn)用多種不同的技術(shù)方法，使庫(kù)存檔案達(dá)到數(shù)字化管理的效果，同時(shí)形成的電子檔案符合對(duì)應(yīng)的要求。庫(kù)存檔案在轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案后，比起之前的紙質(zhì)文件，其還可以當(dāng)作是紙質(zhì)原件的備份，并且還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行編輯與修改，然而，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上傳與文檔復(fù)制的時(shí)候，其會(huì)受到人為的影響，這樣的話就不能夠確定真實(shí)性、有效性和原始性。所以，在操作的時(shí)候，就應(yīng)備份一份電子文檔，將電子文檔當(dāng)中的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息同時(shí)保存起來(lái)，確保電子文件的信息具有全面性，在便于查詢與識(shí)別的基礎(chǔ)上，還能夠使檔案的原始性得到保障，充分發(fā)揮出電子文件重要性，此外，對(duì)于電子文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息，也應(yīng)盡可能的避免其受到人為因素的干預(yù)，所以，一定要對(duì)系統(tǒng)的自動(dòng)提取功能加以重點(diǎn)關(guān)注，一旦檔案的相關(guān)管理人員發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，就能夠在第一時(shí)間將其發(fā)送到歸檔人員那里。

3.電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案的存儲(chǔ)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，因此在穩(wěn)定性方面存在一定的弊端，主要就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)當(dāng)中的硬件與軟件不是很穩(wěn)定，無(wú)法預(yù)測(cè)會(huì)在什么時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題，因此就應(yīng)多電子檔案實(shí)施科學(xué)的存儲(chǔ)與備份。要以技術(shù)的具體發(fā)展需求作為依據(jù)選擇合適歸檔存儲(chǔ)方式，例如圖像文件、文本文件以及音頻和視頻文件等，還可選擇不一樣的方式對(duì)電子原件加以存儲(chǔ)，比如數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)方式和光盤(pán)存儲(chǔ)方式等，在選擇的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)注意相關(guān)用戶的具體需求情況。由于計(jì)算機(jī)欠缺一定的穩(wěn)定性，因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，還存在一項(xiàng)極具關(guān)鍵性意義的工作，那就是電子檔案的備份與恢復(fù)，如此一來(lái)就能夠確保檔案管理的系統(tǒng)具有較高的安全性與穩(wěn)定性。與此同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施合理且有效的網(wǎng)絡(luò)備份工作、系統(tǒng)備份工作以及數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，此外，還可以利用第三方的介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，例如使用專用的電腦和專用的存儲(chǔ)器，同時(shí)不與外部網(wǎng)絡(luò)連接，以此使檔案的管理系統(tǒng)能夠更加的安全穩(wěn)定，倘若有突發(fā)的情況出現(xiàn)，利用已備份好的信息，系統(tǒng)就能夠立即恢復(fù)到正常狀態(tài)。

4.電子檔案的查詢與使用

我們都知道，檔案的管理工作主要是為使用者提供更具便捷性的服務(wù)，使其可以更加快速準(zhǔn)確的查詢并使用相關(guān)的電子檔案。在將檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享的過(guò)程中，檔案的使用人員在實(shí)施所需相關(guān)資料的查找操作時(shí)，能夠更加的快速且精確，以此讓信息化所具有的優(yōu)勢(shì)得到更充分的體現(xiàn)。比起過(guò)去的檔案管理方法，電子檔案在檔案的存儲(chǔ)方式上屬于一次極具明顯性的變化，并且，使檔案在使用與查找方面也有了顯著的改善，能夠?yàn)闄n案的使用者提供更好的服務(wù)。除此之外，電子檔案在維護(hù)的管理上也應(yīng)受到大眾的高度重視。對(duì)于管理維護(hù)的工作，基本上使用的是用戶的操作權(quán)限，在維護(hù)管理的工作中涵蓋了多方面的相關(guān)內(nèi)容，在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施管理的過(guò)程中，基本山要做的是日常的一些維護(hù)工作，包括查找以及瀏覽電子原件當(dāng)中的不同動(dòng)態(tài)性數(shù)據(jù)信息等。

5.結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)改變圖書(shū)檔案的管理方法產(chǎn)生了很大的影響，通過(guò)使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，圖書(shū)檔案的管理水平得到了明顯的改善，使其能夠?yàn)闄n案的相關(guān)使用者提供更好的服務(wù)。在現(xiàn)代科技日益發(fā)展的新環(huán)境下，對(duì)圖書(shū)檔案實(shí)施數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)，其使圖書(shū)檔案的管理更加具有科學(xué)性和合理性，對(duì)加快我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程具有極其重要的作用。