大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新策略

羅開明

【摘 要】 隨著縣級(jí)檔案館的發(fā)展，需要保存的信息越來越多，而傳統(tǒng)檔案管理方法暴露出很多弊端，不利于查詢與利用。大數(shù)據(jù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了巨大沖擊，要求檔案館大力應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促使檔案得到及時(shí)收集、整理和保存，能夠?qū)n案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來，為社會(huì)的發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。本文將簡述大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的意義，并提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】 大數(shù)據(jù) 檔案管理模式 創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)發(fā)展與普及過程中，為各個(gè)行業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中具有重要意義?？h級(jí)檔案館承擔(dān)著檔案收集、整理和利用的職責(zé)，如何為社會(huì)公眾提供更好的檔案服務(wù)，是當(dāng)前需要深入思考的課題。尤其是當(dāng)前檔案數(shù)量日益增多，涉及范圍越來越廣，極大增加了檔案管理難度，這要求創(chuàng)新檔案管理模式，滿足大數(shù)據(jù)背景下的各種要求，才能推動(dòng)檔案館的快速發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的意義

大數(shù)據(jù)有著諸多優(yōu)勢，如容量大、種類多和具備較強(qiáng)可變現(xiàn)，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，加快了社會(huì)變革與發(fā)展的步伐?，F(xiàn)在我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，也讓檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，而傳統(tǒng)檔案管理基本上以紙質(zhì)為主，不僅難以保證檔案的完整性，也容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，且工作量極大，為檔案資源管理、使用和交互帶來困難，既無法實(shí)現(xiàn)長久保存，也為檔案價(jià)值的體現(xiàn)帶來阻礙[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等快速發(fā)展，檔案館必須提高重視，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，才能滿足時(shí)代要求。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的策略

（一）創(chuàng)新大數(shù)據(jù)管理理念

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員應(yīng)該盡快創(chuàng)新思想理念，在檔案管理工作過程中，要充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)所發(fā)揮的各種優(yōu)勢，從而積極主動(dòng)予以應(yīng)用，為提升檔案管理質(zhì)量與效率奠定良好基礎(chǔ)。檔案館要采取各種傳播方式，將宣傳工作做到位，促使每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)與員工都提高重視程度，特別是要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，能夠轉(zhuǎn)變檔案管理方法，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，消除他們的出現(xiàn)的消極心理。只有檔案管理人員不斷提升管理能力，才能讓檔案管理工作更加順利開展，并發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，提升檔案利用率，為社會(huì)公眾提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

（二）構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)

檔案館要樹立先進(jìn)思想，摒棄以往落后的思想，形成“大檔案”觀念。要以成本和效益為基礎(chǔ)，重視數(shù)字檔案館的建設(shè)，真正構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)。第一，遵循“存量數(shù)字化”原則，對傳統(tǒng)檔案實(shí)行數(shù)字化，當(dāng)前還有很多檔案館以紙質(zhì)、音頻等方式管理檔案，不僅數(shù)量龐大，也占用了很大存儲(chǔ)空間，在數(shù)字化建設(shè)上也面臨諸多困難，應(yīng)該制定科學(xué)合理的規(guī)范，做到循序漸進(jìn)，快速推進(jìn)。第二，堅(jiān)持“增量電子化”原則，認(rèn)真開展原生電子材料歸檔和接收管理工作，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化以后，很多檔案館在檔案收集的時(shí)候也形成了數(shù)字副本，這要求在源頭上做好新生成電子文檔的接收和保存工作，并進(jìn)行集中歸檔，保證檔案的完整性，為今后檔案使用者的查詢與利用提供方便。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，傳統(tǒng)手工檔案管理模式將逐步被淘汰。對此檔案管理人員應(yīng)該盡快樹立新的思想理念，注重創(chuàng)新檔案管理模式，要從現(xiàn)行《歸檔文件整理規(guī)則》出發(fā)，通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提升檔案管理信息化水平。要對以往的聲像檔案、文書檔案等整理辦法和規(guī)則進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案管理信息化建設(shè)步伐進(jìn)一步加快，針對與信息化檔案管理要求相符的規(guī)則和方法，要盡快作出有效調(diào)整[2]。如針對是否按照組卷形式整理檔案，應(yīng)該結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理特點(diǎn)，將提供檔案利用服務(wù)確定為工作目標(biāo)后，需要不斷優(yōu)化整理流程，把有一定聯(lián)系的文件排列起來進(jìn)行歸檔。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要從整理和保存檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的分析與挖掘，不斷提升檔案利用率，將數(shù)據(jù)信息利用價(jià)值充分體現(xiàn)出來。要想推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，還要培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員，為他們提供更多學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，能夠了解大數(shù)據(jù)背景下檔案管理新要求，不斷提升計(jì)算機(jī)操作技能，真正成為復(fù)合型檔案管理人才。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)

在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠最大限度減少人力、物力和財(cái)力的投入，在降低成本的同時(shí)能夠獲得更大工作效率。但是這樣也會(huì)出現(xiàn)一些問題，如出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題后將造成巨大的損失，現(xiàn)在各種檔案數(shù)據(jù)都能夠利用百度云、內(nèi)存卡、郵箱等形式傳輸與保存，這樣雖然顯得非常方便，但是也容易出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)，如將數(shù)據(jù)保存在內(nèi)存卡的時(shí)候，只要其發(fā)生損壞問題，將導(dǎo)致不能完整讀出數(shù)據(jù)的情況，又如在電腦出現(xiàn)病毒以后，將引起數(shù)據(jù)被盜和被破壞等情況。對此檔案管理人員要加強(qiáng)對電腦狀態(tài)的檢測，同時(shí)要實(shí)時(shí)檢查內(nèi)存卡等保存工具。

三、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展上發(fā)揮著重要作用，縣級(jí)檔案館要想獲得更長遠(yuǎn)發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力，需要抓住有利時(shí)機(jī)，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在檔案管理中用好大數(shù)據(jù)技術(shù)。同時(shí)還要注重培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員，完善各項(xiàng)檔案管理制度，讓大數(shù)據(jù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)揮出作用，這樣才能提升檔案資源的利用率，讓檔案工作創(chuàng)造更大價(jià)值，也讓檔案館的職責(zé)真正體現(xiàn)出來。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 喬瑞花.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].創(chuàng)新科技，2015，（06）：82-84.

[2] 石冬梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014，（27）：121-122.