淺析檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

楊延忠

摘要：在我國新時(shí)期經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和優(yōu)化的過程中，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)較過去有了大程度提升，在此背景下，各單位也開始提升自身的現(xiàn)代化信息水平。尤其是現(xiàn)階段的檔案管理工作，都逐漸趨向于互聯(lián)網(wǎng)化和信息化，對檔案人員提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；綜合素質(zhì)；有效措施

1.前言

隨著檔案管理水平的提高，檔案管理人員要積極主動地提升自身的專業(yè)素質(zhì)，才能有效滿足信息化時(shí)代檔案管理的要求，這是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

2.新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)

2.1思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)該具備的基礎(chǔ)素質(zhì)。檔案管理人員管理著一些機(jī)密文件，對于我國濟(jì)建設(shè)具有重要的影響，因此檔案管理人員要具備一定的思想政治素質(zhì)，嚴(yán)格遵守單位的檔案管理制度，只有這樣才能有效保證檔案管理工作的安全性和科學(xué)性。

2.2崗位專業(yè)素質(zhì)

檔案管理本身具有一定的綜合性和復(fù)雜性，因此作為檔案管理人員也不單單是負(fù)責(zé)檔案保管，也要具備檔案收集、歸檔以及后續(xù)整理等工作技能，保證檔案的完整性，因此，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的崗位專業(yè)素質(zhì)，積極掌握相關(guān)的檔案整理以及保管方法，如檔案著錄方法、編制目錄方法以及電子文件歸檔的相關(guān)業(yè)務(wù)辦法，從而提高檔案管理工作的科學(xué)性。不僅如此，隨著電子檔案的不斷創(chuàng)新和推廣，檔案管理人員也要具備一定的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能和理論知識，有效運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)來修復(fù)管理漏洞，只有這樣才能保證新時(shí)期檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性。

2.3創(chuàng)新素質(zhì)

現(xiàn)代化的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作，除了在本質(zhì)上具有明顯的區(qū)別之外，新時(shí)期的檔案管理工作還要具有一定的時(shí)效性，因?yàn)楝F(xiàn)代化的電子檔案以計(jì)算機(jī)為載體，其本身是隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展。要想保證電子檔案的完整性，現(xiàn)階段的檔案信息化管理系統(tǒng)也要及時(shí)創(chuàng)新，這對于檔案管理工作人員來說，就需要具備一定的創(chuàng)新精神，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理中存在的問題，從而不斷提升信息化時(shí)代檔案管理的水平和效率。

2.4職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德素質(zhì)是在行業(yè)發(fā)展的過程中，對于相關(guān)責(zé)任人所形成的一種行為約束，作為檔案管理人員也不例外，要具有職業(yè)道德素質(zhì)，嚴(yán)格遵守管理制度。從某種意義上來看，職業(yè)道德素質(zhì)是指由于檔案管理部門涉及單位的管理機(jī)密，檔案管理人員在面對社會上的誘惑時(shí)，要時(shí)刻堅(jiān)守自身的崗位職責(zé)底線，強(qiáng)化自身的職業(yè)道德素質(zhì)，時(shí)刻保持愛崗敬業(yè)的精神，才能不斷提升自身的崗位技能和職業(yè)素質(zhì)。總之，職業(yè)道德素質(zhì)對于檔案管理人員具有一定的行為約束作用。

2.5法律素質(zhì)

隨著社會的不斷發(fā)展，我國進(jìn)一步加強(qiáng)了法治社會建設(shè)，因此在檔案管理中，檔案管理工作人員也要具備一定的法律素質(zhì)，確保檔案管理工作能夠合法開展，能夠提高檔案管理工作的科學(xué)性。因此，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，要嚴(yán)格遵守基礎(chǔ)的法律規(guī)章制度，并根據(jù)我國檔案管理法的要求，對檔案進(jìn)行有效管理，杜絕檔案造假、私自銷毀檔案等行為。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)的有效措施

3.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握過硬本領(lǐng)

企業(yè)檔案管理人員直接擔(dān)負(fù)著維護(hù)企業(yè)檔案完整與安全、為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理服務(wù)的重要任務(wù)，一個(gè)企業(yè)檔案工作的水平，與一個(gè)檔案管理人員的素質(zhì)有著密切的關(guān)系。因此，作為一個(gè)企業(yè)檔案管理人員，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高自身的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力。企業(yè)檔案工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，既有較強(qiáng)的理論要求，又有很強(qiáng)的技術(shù)要求。它要求企業(yè)檔案管理人員不僅要有檔案專業(yè)知識和技能，又要有本專業(yè)的知識，還要有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)文化、企業(yè)管理、法律、歷史等方面的知識。

同時(shí)隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化和信息化的快速推進(jìn)，應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案是社會發(fā)展趨勢和要求，傳統(tǒng)的手工檔案管理將逐步向電子計(jì)算機(jī)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步趨向無紙化辦公產(chǎn)生的電子文檔的管理。這就要求企業(yè)檔案管理人員除了掌握傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識外，還應(yīng)學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理方面的知識與技能。因此，作為一個(gè)企業(yè)檔案管理人員，要注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)。只有加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)、文化知識學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)和現(xiàn)代化管理知識與技能的學(xué)習(xí)，才能不斷提高自己的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)電子信息技術(shù)迅猛猛發(fā)展帶來的巨大變革，以及應(yīng)對由此產(chǎn)生的一系列變化，做到政治立場堅(jiān)定，愛崗敬業(yè)，忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)，埋頭苦干，卓有成效地做好本職工作。

3.2要樹立與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)，克服因循守舊思想，強(qiáng)化發(fā)展創(chuàng)新意識企業(yè)檔案管理人員必須具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新熱情，敢于突破陳規(guī)陋習(xí)，以與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的精神，研究新形勢下企業(yè)檔案管理的新規(guī)律、新特點(diǎn)和企業(yè)對檔案工作的新要求，進(jìn)行企業(yè)檔案工作的理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和社會發(fā)展的需要。如果企業(yè)檔案管理人員安于現(xiàn)狀，墨守陳規(guī)，不思進(jìn)取，工作就會缺乏動力，企業(yè)檔案工作就會停滯不前。所以，振奮精神，開拓進(jìn)取，銳意創(chuàng)新就是新時(shí)期新形勢下企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具有的風(fēng)格。

3.3善于抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案工作的開展，不斷提高企業(yè)檔案管理水平

（1）充分發(fā)揮主觀能動性，要積極爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持配合。企業(yè)檔案工作牽涉到企業(yè)的人、財(cái)、物，牽涉到企業(yè)各部門，企業(yè)檔案發(fā)展的規(guī)劃，檔案保管保護(hù)的設(shè)備設(shè)施、各種文件的形成、積累、歸檔，檔案的收集與管理等都需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持配合。所以企業(yè)檔案工作，不能只靠企業(yè)檔案管理人員一相情愿和熱情就能夠做好，必須積極爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持配合。在實(shí)際工作中，能夠爭取到領(lǐng)導(dǎo)和各部的重視支持是一種綜合素質(zhì)與能力的體現(xiàn)。那么，如何爭?。窟@就需要企業(yè)檔案管理人員充分發(fā)揮自己的主觀能動性，增強(qiáng)工作的預(yù)見性，要抓住一切有利條件，調(diào)動一切積極因素，統(tǒng)籌考慮，主動出擊。這要求檔案管理人員對企業(yè)的現(xiàn)狀、企業(yè)的發(fā)展方向、企業(yè)檔案工作和企業(yè)的各項(xiàng)管理工作要有透徹的了解，特別是對自己分內(nèi)的檔案工作要盡職盡責(zé)，做出成績。這樣向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請示，才能理直氣壯、底氣十足。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員，對于哪些問題要領(lǐng)導(dǎo)解決，哪些問題需要領(lǐng)導(dǎo)組織協(xié)調(diào)，哪些問題需要各部門支持配合，需要認(rèn)真做好調(diào)查研究，制定切實(shí)可行的計(jì)劃方案，在向領(lǐng)導(dǎo)請示前，自己盡量把事情做實(shí)做細(xì)做好，這樣爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和各方支持才能事半功倍，收到預(yù)期的最佳效果。

（2）建立健全檔案管理制度，把檔案管理監(jiān)督約束機(jī)制落到實(shí)處。企業(yè)檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)管理制度的有機(jī)組成部分。企業(yè)檔案管理人員要從企業(yè)管理的全局出發(fā)，認(rèn)真做好企業(yè)檔案管理制度的建立，要制定各種檔案管理的規(guī)章制度，制定檔案工作的各種標(biāo)準(zhǔn)、辦法，制定各種文件材料形成、積累、收集、歸檔的控制措施，把檔案工作落實(shí)到有關(guān)部門和有關(guān)人員的目標(biāo)管理責(zé)任制、崗位責(zé)任制，形成企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和監(jiān)督體系，從制度上確保檔案工作的順利開展。

（3）要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。對企業(yè)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，協(xié)助他們做好檔案工作是企業(yè)檔案管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)和任務(wù)。作為企業(yè)檔案管理人員，對做好本企業(yè)的檔案工作，要有高度的自覺性和主動性，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和參與意識，積極了解企業(yè)和各部門的工作動態(tài)及時(shí)掌握有關(guān)情況，做到心中有數(shù)。

4.結(jié)束語

隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要創(chuàng)新，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會發(fā)展與時(shí)代變革的全局角度上，不斷提高自身的崗位技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具備一定的創(chuàng)新意識和法律素養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王偉娜.信息化檔案管理的具體做法與安全性研究[J].卷宗，2016（6）：30