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    淺議文書檔案管理中的創(chuàng)新

    2018-08-24 22:24:38陳穎
    科學(xué)與財(cái)富 2018年24期
    關(guān)鍵詞:文書檔案創(chuàng)新管理

    陳穎

    摘要:做好文書檔案管理工作,不僅能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定出該企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃,而且還有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并予以改進(jìn)。因此,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)文書管理工作引起高度重視。就現(xiàn)如今的實(shí)際情況而言,文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展既是一種機(jī)遇,同時(shí)又是一種挑戰(zhàn)。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn),主要針對(duì)文書檔案管理中的創(chuàng)新進(jìn)行分析和討論。

    關(guān)鍵詞:文書檔案;管理;創(chuàng)新

    一、文書檔案管理工作面對(duì)的機(jī)遇

    1、有助于企業(yè)活力的提升

    在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)電子檔案,可謂是為檔案管理工作提供了便利,檔案管理者能夠在很短的時(shí)間內(nèi)分析企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r,來(lái)為企業(yè)的良好發(fā)展提出科學(xué)合理的建議。同時(shí),檔案管理也更趨于結(jié)構(gòu)化,檔案管理者可以根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題,有針對(duì)性地找出相關(guān)檔案,并對(duì)其進(jìn)行分析,來(lái)幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地做出決策。此外,當(dāng)企業(yè)進(jìn)行改革時(shí),難免會(huì)有一些歷史遺留問題,通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分析,會(huì)對(duì)這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會(huì)有助于企業(yè)活力的提升,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

    2、有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升

    由于傳統(tǒng)手工檔案管理的耗時(shí)長(zhǎng)、難度大等特點(diǎn),檔案管理通常只停留在檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面。對(duì)于計(jì)算機(jī)電子檔案而言,有了更高的檔案管理要求,檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面,同時(shí)還要更加關(guān)注文書檔案是如何生成的,確保其完整性,此外還要注重文書檔案的安全工作,確保文書檔案是安全的。同時(shí),檔案管理者還要提高對(duì)資源共享的重視,比如搭建一個(gè)檔案管理平臺(tái),讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時(shí),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況,對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn),來(lái)不斷提升檔案管理工作的水平。此外,企業(yè)在進(jìn)行改革時(shí),只有堅(jiān)持企業(yè)檔案完整統(tǒng)一這一理念,對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理地移交,才能使企業(yè)一些問題真正得到解決。

    二、文書檔案管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)

    1、文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度

    在調(diào)查了一部分企業(yè)后,發(fā)現(xiàn)其在制度創(chuàng)新方面存在一個(gè)共性問題:文書檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。一旦文書檔案工作沒有相應(yīng)的規(guī)章制度,其工作者就會(huì)很容易降低要求,思想上產(chǎn)生懈怠,那么就會(huì)導(dǎo)致其檔案管理工作出現(xiàn)一些錯(cuò)誤,因而在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí),從錯(cuò)誤的文書檔案中分析出來(lái)的參考意見,自然不會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有利。同時(shí),檔案管理沒有相應(yīng)的規(guī)章制度,會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)“一把手說(shuō)了算”的情況,有可能讓文書檔案缺乏真實(shí)性,從而會(huì)出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象。

    2、對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高

    就目前的實(shí)際情況而言,能夠發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高,導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)揮得效用不高。有些企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理時(shí),采取的是幾十年一貫的制度,文書檔案很少進(jìn)行更新。同時(shí),還有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的真正效用,對(duì)于文書檔案保持一種“重視管理,輕視使用”的態(tài)度,檔案管理者比較關(guān)注檔案管理的收集以及存儲(chǔ)工作,而輕視文書檔案的使用工作。

    3、文書檔案管理技術(shù)較為落后。文書檔案管理技術(shù)較為落后,也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數(shù)企業(yè)在開展文書檔案管理工作時(shí),首先是由微機(jī)來(lái)接收和保存電子信息,然后在單機(jī)情況下來(lái)對(duì)需求信息進(jìn)行檢索。這種情況下,文書檔案其實(shí)已經(jīng)從檔案管理中脫離出來(lái)了,充其量只能算一個(gè)文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實(shí)際工作,而是要扎根于實(shí)際工作,只有這樣,文書檔案才能被多次利用,從而發(fā)揮其真正的效用。

    三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

    1、管理制度創(chuàng)新

    文書檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過(guò)程中需要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要,并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革,使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補(bǔ)。同時(shí)應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新,以此來(lái)為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外,應(yīng)保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求之間相適應(yīng),提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

    2、管理手段創(chuàng)新

    信息時(shí)代的到來(lái)給文書檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當(dāng)前已經(jīng)很難滿足時(shí)代的需求,因此,需要從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是文書檔案的信息化管理,應(yīng)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性,并在此基礎(chǔ)上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式,將檔案進(jìn)行編號(hào)整理,并對(duì)其進(jìn)行安全設(shè)置,保證信息的安全性同時(shí)也能方便檔案信息的及時(shí)調(diào)取利用。此外,也可以利用條形碼或者二維碼等方式來(lái)進(jìn)行信息的檢索和錄入,不僅能提升信息的應(yīng)用性,同時(shí)也能有效提升工作的效率。

    3、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新

    管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分,因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理,并對(duì)此制定相應(yīng)的管理制度。作為管理人員素質(zhì)上一定要積極地進(jìn)行創(chuàng)新,不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)能力,同時(shí)還要有素質(zhì)上的提升。對(duì)此,單位應(yīng)定期的組織管理人員參與到工作能力測(cè)試當(dāng)中去,針對(duì)測(cè)試當(dāng)中的不足之處來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃,使之能及時(shí)地得到思想上的更新和工作能力的提升,促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外,單位應(yīng)積極創(chuàng)新激勵(lì)制度,通過(guò)激勵(lì)的方式來(lái)徹底的改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀,將文書檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段,并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

    4、工作效率創(chuàng)新

    工作效率的創(chuàng)新指的是在工作效率上能得到突破,真正的提升工作效率。首先,要想得到工作效率上的提升,應(yīng)加大文書檔案管理的宣傳工作,并明確單位檔案管理的目的,只有有了明確的目標(biāo),工作效率才能真正的得到提升。其次,文書檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理,要認(rèn)識(shí)到工作效率的提升與各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性是不能分開的,只有在思想上達(dá)到了共同的認(rèn)識(shí),在工作中才能相互指導(dǎo)、相互服務(wù),從而提升工作效率。此外,工作效率提升中應(yīng)重視員工的工作經(jīng)驗(yàn)積累。管理人員需要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)找到工作中存在的問題,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地改進(jìn),這對(duì)工作效率的提升將起到重要作用。

    結(jié)束語(yǔ)

    文書檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō),既是一種機(jī)遇,又是一種挑戰(zhàn)。因此,企業(yè)必須要高度重視文書檔案管理工作,首先要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度,其次要不斷提升檔案管理者的素質(zhì),最后要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行改革,從而讓企業(yè)在激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。

    參考文獻(xiàn):

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    [3]胡西春,陳鷹.現(xiàn)代文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(07):178-179.

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