數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理與信息化問題

張穎

摘 要：隨著我國數(shù)字化時代的迅速崛起，供電企業(yè)緊跟社會的需要逐漸地發(fā)展起來，在發(fā)展過程中給企業(yè)的各類工作及管理帶來了艱難的挑戰(zhàn)，因此供電企業(yè)的檔案管理水平需要進(jìn)一步的提高，逐步的趨向于信息化管理。此文章從數(shù)字時代供電企業(yè)的檔案管理與信息化問題來講，圍繞數(shù)字時代供電企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀與問題提出合理建議及解決措施。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 檔案管理 措施

供電企業(yè)的發(fā)展和國家社會能源的發(fā)展具有非常緊密的聯(lián)系，供電企業(yè)必須跟上時代的步伐，只有做到更快更好的發(fā)展，才能滿足社會能源的強(qiáng)大需求。企業(yè)檔案管理工作紛繁復(fù)雜，人工檔案的管理工作屬于重點(diǎn)問題，數(shù)字時代的來臨使企業(yè)檔案管理走向新的道路。檔案管理的信息化強(qiáng)大優(yōu)勢體現(xiàn)在使用及管理等幾方面。想要更好的利用信息化管理，必須提高思想意識、規(guī)章制度、綜合水平、管理模式等幾方面的效率。

一、供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和主要問題

1.1供電企業(yè)檔案管理工作者水平不高

大部分供電企業(yè)在管理當(dāng)中忽略了檔案管理工作人員的整體工作水平，上層的領(lǐng)導(dǎo)并沒有把提高檔案管理者素質(zhì)水平納入培訓(xùn)計劃當(dāng)中，大量的檔案管理人員的工作水平和思想意識始終是原地踏步，跟不上社會發(fā)展的步伐。由于這些人員沒有經(jīng)過較為系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練，工作僅僅滿足于日常資料的收集、人工錄入和檢索，對檔案規(guī)范管理工作沒有達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作當(dāng)中對于發(fā)現(xiàn)、分析、解決檔案管理中問題的能力存在缺陷，整體管理水平、綜合素質(zhì)、思想觀念等方面有待提高，這種狀況對于提高檔案管理工作的整體效率起到了阻礙作用。

1.2供電企業(yè)檔案管理制度不完善

供電企業(yè)的檔案管理是根據(jù)國家法律規(guī)定開展執(zhí)行的，每個企業(yè)在檔案法制構(gòu)建上，每一位員工都要貫徹落實(shí)《檔案法》、《保密法》法律法規(guī)制度，從根本上形成健康健全的思想觀念，做任何工作時都具要一定的法律標(biāo)準(zhǔn)。盡管企業(yè)都會順應(yīng)國家的相關(guān)政策來進(jìn)展工作，但供電企業(yè)本身的管理卻存在大量隱患，在實(shí)際工作的過程當(dāng)中，供電企業(yè)存在著檔案管理制度制定存在不規(guī)范、不系統(tǒng)的問題，有的企業(yè)對檔案管理工作的具體措施沒有嚴(yán)格規(guī)章制度，人員崗位職責(zé)不夠清晰明了，檔案管理工作沒有設(shè)置明確的崗位，人員變動和流動性相對較大，而且對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都達(dá)不到規(guī)定的要求，從而也發(fā)揮不到具體的作用。有部負(fù)責(zé)檔案管理的人員對自身的要求太松懈，并沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜プ袷貦n案制度，檔案整理工作不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致歸檔的材料在個人手中散落丟失，檔案缺失嚴(yán)重。沒有規(guī)范的整理檔案，對于收集歸檔的工作嚴(yán)重失職，檔號和案卷標(biāo)題不規(guī)范、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂存的問題不斷出現(xiàn)。

1.3供電企業(yè)檔案管理體制老舊手段落后。

隨著信息化時代的發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)時代的日漸強(qiáng)大，系統(tǒng)的計算機(jī)技術(shù)功能在供電工作中被很好的利用。當(dāng)前有些供電企業(yè)檔案管理工作仍以傳統(tǒng)老舊的人工操作模式為主，雖然有的企業(yè)已經(jīng)開始進(jìn)行簡單的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，但是數(shù)字化的操作程度依然很低，做不到系統(tǒng)全面的運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案，仍舊采用人工化工作模式，而手工模式的檔案管理水平有限，已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的步伐，在數(shù)字化時代的大背景下，電力事業(yè)進(jìn)展越來越好，檔案文件的數(shù)目也是越來越多，傳統(tǒng)的的人力手工模式已經(jīng)無法順應(yīng)時代的發(fā)展，也無法滿足檔案使用者的需要。由于傳統(tǒng)老舊的檔案袋儲存方式比較復(fù)雜，一方面是檔案在錄入、查找、檢索費(fèi)時費(fèi)力，致使整體的工作水達(dá)不到較高的效率；另一方面是單個用戶檔案內(nèi)容少，占用檔案袋數(shù)量多，整理上架，排列雜亂以及占用空間大；查閱文件時都是采用傳統(tǒng)的手工化整理模式，紙質(zhì)變黃破損的狀況容易出現(xiàn)，這樣對于檔案的完整安全的保存具有一定的影響。

二、供電企業(yè)信息化檔案管理的改革措施

2.1加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案管理者綜合素質(zhì)

逐步加強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，管理者的檔案管理工作能力和整體水平都有不少進(jìn)步。雖說是要檔案管理信息化，但這并不代表這項工作就不需要人的管理，不管是從哪方面來說，檔案管理都需要管理人員去著手處理。針對當(dāng)前供電企業(yè)檔案管理部門員工參差不齊、員工隊伍結(jié)構(gòu)缺乏合理性、專業(yè)技術(shù)滿足不了工作發(fā)展需要，必須從各方面出發(fā)，合理的運(yùn)用不同方式來提高檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)與綜合水平。務(wù)必將檔案管理人員的培訓(xùn)列入供電企業(yè)培訓(xùn)的年度計劃，對員工進(jìn)行科學(xué)、合理的訓(xùn)練，一方面是要加強(qiáng)提高管理者的計算機(jī)操作水平。另一方面是要對檔案管理者進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識講授，此外，還應(yīng)該側(cè)重講一些關(guān)于供電、配電等相關(guān)情況等行業(yè)知識的課程，這樣可以使檔案工作者進(jìn)行檔案管理時做到對文件科學(xué)合理的分類及管理，在檢索時可以節(jié)省時間、提高工作效率。檔案管理者不但要做好自己的工作，還要著重的了解電力事業(yè)的發(fā)展進(jìn)度，積極主動的去探究檔案的管理規(guī)律，從而達(dá)到更高的工作成效。

2.2建立健全檔案管理制度

加強(qiáng)檔案管理工作在供電企業(yè)的重視程度，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理觀念及意識，要做到全方位的落實(shí)。以企業(yè)正式文件頒發(fā)，把檔案管理工作的任務(wù)落實(shí)到每個部門和相關(guān)工作人員手上。檔案管理工作安排在具體的人員手中，必須負(fù)責(zé)到底。在檔案管理過程中，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。為了使檔案人員的工作量不再增多，企業(yè)必須規(guī)定檔案的歸整要求和歸檔時間，這樣不僅可以提高技術(shù)人員的歸檔意識還可以提高整體的工作效率。對于已經(jīng)收集到手的檔案文件，針對相關(guān)文字、圖紙、等有效資料的存在方式，依據(jù)供電檔案的規(guī)律和特征，在分類和整理的時候，重點(diǎn)是要依據(jù)科學(xué)合理的管理方法，要便于日后的保存、錄入、查閱、利用。建立健全相應(yīng)的歸檔目錄，對于已經(jīng)制定的規(guī)范制度必須要做到要嚴(yán)格執(zhí)行。要求檔案部門建立相應(yīng)的責(zé)任制度，在管理工作中必須按照規(guī)范的檔案管理制度辦事，為檔案管理制度的落實(shí)提供重要的保障，避免出現(xiàn)檔案遺失、檔案泄密等問題。

2.3進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著現(xiàn)代社會更新?lián)Q代，在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，供電企業(yè)信息化程度也緊跟時代的腳步逐漸提高。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理不能一蹴即至，需要逐步完善。信息化時代的發(fā)展，進(jìn)一步規(guī)定企業(yè)檔案工作內(nèi)容要順應(yīng)時代要求，加快網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程。這就必須做到可以熟練運(yùn)用系統(tǒng)的電子檔案信息計算機(jī)技術(shù)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)對企業(yè)管理電子政務(wù)、文檔一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案管理不僅存在傳統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)，還有對電子文件的生成背景、環(huán)境、系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計等復(fù)雜問題對檔案管理提出技術(shù)功能要求。檔案管理部門要深入到與檔案管理職能息息相關(guān)的信息軟件開發(fā)設(shè)計工作，要涉及電子文件完整、安全歸檔、機(jī)密保存的等多方面的設(shè)計內(nèi)容?；谝?guī)范檔案管理軟件的開發(fā)、研制、安裝、使用等要求，逐步提升計算機(jī)協(xié)助檔案管理的程序系統(tǒng)化水平，為檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用提供有力的保障。

三、結(jié)論：綜上所述，檔案管理在供電企業(yè)中是處于不可小覷的地位，起到非常強(qiáng)大的作用，所以在數(shù)字時代的大背景下，社會對檔案管理工作的效率不斷增高，所以這項工作不管是從思想意識、管理理念、還是實(shí)質(zhì)工作當(dāng)中，都需要不斷的提高工作水準(zhǔn)及綜合素質(zhì)，使檔案工作可以為供電企業(yè)的資源建設(shè)和發(fā)展提供有力的支持，從而有效的發(fā)揮作用和價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉玉華.數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化問題探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（06）.

[2]張先蕾.數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化問題研究[J].科技視界.2014（02）.