淺析建設(shè)工程檔案整理中的問題及解決措施

劉敏

摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。因此，淺析建設(shè)工程檔案整理中的問題及解決措施具有重要意義。本文首先對檔案管理的重要性進(jìn)行了概述，詳細(xì)探討了建設(shè)工程檔案整理中的問題及解決措施，旨在提高建設(shè)工程檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問題；解決措施

工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量和工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分，對工程建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用。近年來，工程檔案的管理日益受到重視，各級建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設(shè)單位不夠重視，以及檔案的制作的不規(guī)范，工程建設(shè)檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強(qiáng)其管理，是建設(shè)單位值得深究的問題。

1 檔案管理的重要性

檔案管理是否科學(xué)、有效對建設(shè)工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行起著舉重若輕的作用。當(dāng)前，檔案管理工作的重要性已經(jīng)被逐步的淡化了，許多人的重視檔案管理意識薄弱，忽視檔案管理的重要地位。檔案是記錄歷史工作與信息的載體，它能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程提供查考的依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)再現(xiàn)，它還原的歷史不像一些歷史傳記一樣還有一些故事性情節(jié)，而是完完全全的數(shù)據(jù)再現(xiàn)，是備查的第一手參考資料。檔案是在建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行的過程中直接形成，而不是在建設(shè)工程項(xiàng)目完成之后由后人編寫的，這樣，就客觀地記錄了建設(shè)工程真實(shí)的歷史情況，是最可靠的憑證。另一方面，它保留了最準(zhǔn)確的歷史痕跡，比如，有的一些檔案則是當(dāng)事人的親筆手稿，有的則是工程領(lǐng)導(dǎo)人或相關(guān)人員的親筆批示或簽署；大部分文件都蓋有工程單位或個(gè)人的印章；有些材料則是照片、錄像及錄音帶，這也是檔案具有憑據(jù)作用的最佳證明。

2 工程檔案管理現(xiàn)存問題

2.1工程檔案收集不夠真實(shí)和完整

建筑工程的檔案資料從工程規(guī)劃開始就產(chǎn)生了，工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序文件、監(jiān)理文件、綜合管理資料、工程技術(shù)資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工圖等都屬于工程檔案中的重要內(nèi)容，因此，此類檔案的收集和整理，應(yīng)該與工程的進(jìn)程同步。然而，很多建筑企業(yè)在檔案收集的過程中殘生了重點(diǎn)偏頗的現(xiàn)象，導(dǎo)致了工程檔案收集不夠完整的問題。大多數(shù)跟隨工程進(jìn)行檔案收集和整理的工作人員，都是在施工開始才進(jìn)入工地，收集綜合管理和工程技術(shù)檔案，而之前的規(guī)劃設(shè)計(jì)過程中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更以及設(shè)計(jì)對工程的影響，就不能從檔案中體現(xiàn)出來，也影響了工程檔案的可用價(jià)值；工程檔案來源于不同的施工小組和與工程有關(guān)的部門，有許多部門為了及時(shí)上交檔案，所整理的資料并不一定是與工程實(shí)際完全相符合的，有一部分甚至是由相關(guān)負(fù)責(zé)人通過回憶和整理的方式提交上來的，這部分資料的真實(shí)性也值得商榷。

2.2對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識

有人認(rèn)為，工程項(xiàng)目竣工檔案材料的收集歸檔完全是檔案部門的事，這種認(rèn)識誤區(qū)，是造成工程竣工檔案材料收集不齊全、不完整、不準(zhǔn)確的另一個(gè)原因。檔案管理工作不是一項(xiàng)孤立的工作，它與企業(yè)經(jīng)營有著千絲萬縷的聯(lián)系。尤其是收集歸檔工作，檔案材料能否收集齊全完整并保證其準(zhǔn)確性，不僅取決于檔案管理人員的主觀努力程度，而且與企業(yè)各部門在處理業(yè)務(wù)，形成文件材料行為規(guī)范程度有著直接的聯(lián)系。如果各業(yè)務(wù)部門在編制或?qū)彶槲募D紙資料時(shí)不注意其質(zhì)量，使用中不維護(hù)它的安全，辦理完畢后又不注意收集和積累，而單憑檔案部門事后去找、去要、去收集，那么要使工程項(xiàng)目檔案資料歸檔齊全將是一句空話。

2.3單位重視工程建設(shè)檔案管理的程度不強(qiáng)。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，特別是在施工階段， 施工企業(yè)重施工質(zhì)量、進(jìn)度，輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。

3 工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施

3.1工程檔案收集不夠真實(shí)和完整

建筑工程的檔案資料從工程規(guī)劃開始就產(chǎn)生了，工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序文件、監(jiān)理文件、綜合管理資料、工程技術(shù)資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工圖等都屬于工程檔案中的重要內(nèi)容，因此，此類檔案的收集和整理，應(yīng)該與工程的進(jìn)程同步。然而，很多建筑企業(yè)在檔案收集的過程中殘生了重點(diǎn)偏頗的現(xiàn)象，導(dǎo)致了工程檔案收集不夠完整的問題。大多數(shù)跟隨工程進(jìn)行檔案收集和整理的工作人員，都是在施工開始才進(jìn)入工地，收集綜合管理和工程技術(shù)檔案，而之前的規(guī)劃設(shè)計(jì)過程中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更以及設(shè)計(jì)對工程的影響，就不能從檔案中體現(xiàn)出來，也影響了工程檔案的可用價(jià)值；工程檔案來源于不同的施工小組和與工程有關(guān)的部門，有許多部門為了及時(shí)上交檔案，所整理的資料并不一定是與工程實(shí)際完全相符合的，有一部分甚至是由相關(guān)負(fù)責(zé)人通過回憶和整理的方式提交上來的，這部分資料的真實(shí)性也值得商榷。

3.2視并提高檔案管理意識

各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門要切實(shí)重視檔案管理工作，檔案專業(yè)部門和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍，如參加生產(chǎn)調(diào)度會，參加產(chǎn)品鑒定會和基建工程竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開箱等。

3.3強(qiáng)化檔案收集意識，正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段

城建檔案管理部門要正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督。城建檔案管理部門要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場，對城建檔案法律、法規(guī)和本地城建檔案管理部門具體要求的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)督促和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，促進(jìn)工程建設(shè)檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。

4 結(jié)束語

綜上所述，淺析建設(shè)工程檔案整理中的問題及解決措施對檔案整理具有重要的作用，因此要進(jìn)一步提高和完善工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施，這樣才能保障工程檔案整理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周素蘭. 淺析建設(shè)工程檔案整理中的問題及解決措施[J]. 黑龍江檔案，2013（05）：69.

[2]. 《黑龍江檔案》2013年第6期總第201期總目錄[J]. 黑龍江檔案，2013（06）：133-138.

[3]王晨瑜. 淺析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018（01）：147-148.

[4]吳俊芳. 淺析工程檔案管理存在的問題及解決方法[J]. 民營科技，2009（08）：123+4.

[5]劉效源. 踐行輸電工程項(xiàng)目檔案管理[J]. 蘭臺世界，2017（10）：43-46.

[6]. 《黑龍江檔案》總目錄[J]. 黑龍江檔案，2012（06）：135-140.

[7]胡平宇. 基建項(xiàng)目工程竣工檔案管理淺析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012（S2）：130-131.

[8]湯珮珺. 淺析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及措施[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：81+87.

[9]. 《黑龍江檔案》總目錄[J]. 黑龍江檔案，2011（06）：122-127.

[10]汪繼寧. 淺析公路工程檔案的管理控制[J]. 華東公路，2003（04）：78-80.