淺談現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

杜雅霞 劉璠

摘 要：本文針對檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題作出了分析，介紹了現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，對如何完善現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作提出了建議，給予相關(guān)研究人士一參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；檔案管理基礎(chǔ)工作；作用

目前，檔案管理基礎(chǔ)工作雖然還存在著很多的問題，但不能否認(rèn)它在現(xiàn)代檔案管理中依然有著十分重要的意義。因為如果檔案管理中的基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，那將會給檔案工作帶來非常大的不便。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更大的要求，所以檔案管理基礎(chǔ)工作一定要進(jìn)行切實有效的改革，運(yùn)用現(xiàn)代的管理技術(shù)提高檔案管理的整體水平。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的問題

（一）檔案管理人員不重視檔案管理的基礎(chǔ)工作。缺乏對基礎(chǔ)工作的重視，檔案管理部門缺乏對檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，缺少進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的人員，從而導(dǎo)致檔案管理的各個環(huán)節(jié)存在漏洞缺陷和不合理。

（二）未對檔案進(jìn)行合理的分類。對于檔案沒有作出相關(guān)分類，這樣嚴(yán)重降低了檔案的使用效率，并存在檔案存放的混亂。

（三）未對檔案進(jìn)行正規(guī)的編號。目前我國對檔案的編號沒有專門的規(guī)定，許多檔案管理部門對檔案的編號仍然采用陳舊的方式，編號不夠規(guī)范，從而也造成檔案的管理水平較低，容易產(chǎn)生混亂和丟失。

（四）檔案的查詢存在問題。由于案卷標(biāo)題的不規(guī)范和頁碼的缺失，造成管理者在查閱時沒有明確的目標(biāo)，造成檔案的漏查，同時也造成了歸檔的不便。

（五）檔案的使用效率存在不高的現(xiàn)象。目前大多數(shù)的檔案管理部門都進(jìn)行了檔案的信息化管理，但仍然存在傳統(tǒng)的檔案管理方法，這也就導(dǎo)致檔案的使用、檢索存在限制，而較久遠(yuǎn)的檔案還可能已經(jīng)丟失，無法檢索。

（六）檔案的保管不當(dāng)。檔案資料的實體存在應(yīng)保管不當(dāng)造成的缺頁，少腳的現(xiàn)象，并且未能得到及時的補(bǔ)充和修復(fù)。

二、現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

檔案管理的基礎(chǔ)工作包括檔案分類、檔案裝訂、檔案登記、檔案查詢和檔案注銷。檔案分類即是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式特征等對檔案進(jìn)行有層次的分類。檔案的裝訂一般采用三點(diǎn)一線的裝訂方法。檔案登記采用冊、表和單等多種形式是對檔案的進(jìn)出、整理、鑒定、保管和利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的完整性與安全性。做好現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作，將有助于提高現(xiàn)代化檔案管理的正規(guī)化，明確檔案信息的檢索，并提高檔案的使用效率。首先，做好對檔案的分類、歸檔和有序的管理等基礎(chǔ)工作是評價現(xiàn)代化檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一，將使檔案的管理水平變得正規(guī)化。其次，現(xiàn)代檔案管理大多使用電腦進(jìn)行信息記錄，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，將每個環(huán)節(jié)落到實處，將有效地減少檔案檢索時的問題，提高檔案檢索的效率。此外，檔案管理部門每年收到檔案的數(shù)量巨大，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要程度選擇優(yōu)先整理的檔案，從而提高檔案管理的使用效率。還可以設(shè)置關(guān)鍵詞等來提高檢索效率的同時，提升檔案使用效率。

三、完善現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作

先前的討論中已經(jīng)說明了現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用和重要性，因此需要進(jìn)一步對檔案管理基礎(chǔ)工作中的進(jìn)行解決，從而提高現(xiàn)代化檔案管理水平和檔案使用的效率?？偨Y(jié)檔案管理過程中的經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，需要通過制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫纫?guī)范，改進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法和程序來實現(xiàn)這一目標(biāo)。

（一）重視檔案管理基礎(chǔ)工作，提高檔案管理工作人員素質(zhì)。在檔案管理工作中需要進(jìn)一步重視檔案管理基礎(chǔ)工作，管理人員必須認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作對提高檔案管理水平的重要性，進(jìn)一步提高自身的檔案管理意識，做好本職工作。合理化檔案管理人員是年齡結(jié)構(gòu)，增加年輕檔案管理工作人員，提高工作活力，提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)，增加新的檔案管理知識。

（二）對檔案進(jìn)行全面的普查，去除雜劣。檔案經(jīng)過多年、多部門管理和多次利用，可能存在重份和沒有利用價值的檔案資料，因此需要對檔案進(jìn)行全面普查，去除重復(fù)的、無用的檔案資料，避免資料的重復(fù)堆積，占用不必要的空間，造成檔案管理的不便，同時避免在進(jìn)行現(xiàn)代化計算機(jī)檔案管理時出現(xiàn)檔案的重復(fù)和低效率。

（三）結(jié)合檔案管理部門規(guī)范著錄進(jìn)行工作。著錄是現(xiàn)代化計算機(jī)檔案管理的重要基礎(chǔ)工作影響了計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》是最基本依據(jù)。各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，結(jié)合自身的實際情況和計算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，用計算機(jī)程序直接錄入人名、地址、時間和用案卷目錄，最后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。

現(xiàn)代檔案管理滿足了社會現(xiàn)代化的發(fā)展的需要，為了保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率，提高檔案管理的利用效率，必須引起檔案管理人員的高度重視，通過做好檔案進(jìn)行全面的普查，去除雜劣；重新組合；結(jié)合檔案管理部門規(guī)范著錄進(jìn)行工作；加強(qiáng)提名的規(guī)范性；重視對檔案的保管等檔案管理的基礎(chǔ)工作，來保證現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)行，從而提高其工作效率的重要途徑。

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