企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

張蕾

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，讓社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都獲得了轉(zhuǎn)型與升級(jí)上的轉(zhuǎn)變，企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著異常重要的地位。在企業(yè)的發(fā)展過程中，些檔案信息在工作與人員的動(dòng)態(tài)信息顯示記錄上的作用越來越突出，加上信息技術(shù)的支持，這些檔案信息的處理運(yùn)作方式也發(fā)生了很多的轉(zhuǎn)變，在這些工作模式上轉(zhuǎn)變過程中也潛藏著很多問題，本文對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了問題與創(chuàng)新方向上的論述，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；問題分析；創(chuàng)新思路

檔案工作由來已久，隨著時(shí)間的推移，這項(xiàng)工作的運(yùn)作模式也在隨著時(shí)代的變化發(fā)生著轉(zhuǎn)變，我們現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程，檔案工作需要迎合時(shí)代的發(fā)展，在實(shí)際工作中結(jié)合信息技術(shù)，并在數(shù)字化條件下，讓檔案信息的建設(shè)逐漸標(biāo)準(zhǔn)化，但是這個(gè)轉(zhuǎn)變的過程也會(huì)存在較多的問題需要得到解決，信息技術(shù)如何在企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出更大的價(jià)值是本文研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題分析

1.1 企業(yè)檔案管理工作認(rèn)識(shí)水平較低

我國很多企業(yè)中的檔案工作一直無法得到良好的轉(zhuǎn)型，管理工作的效率水平一直較低的原因就是很多工作人員的頭腦中沒有樹立出的管理工作較為重要、影響較大的意識(shí)。很多企業(yè)在實(shí)際的管理工作中還一直沿用傳統(tǒng)的扁平式的模式，甚至將檔案管理部門作為第一個(gè)應(yīng)當(dāng)被精簡(jiǎn)的部門，這種管理方式不僅不合理，甚至?xí)屍髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展受到影響。就其表面上看，檔案信息管理部門在企業(yè)中并不具備什么實(shí)際價(jià)值，所以將檔案部門中的崗位或是職能進(jìn)行精簡(jiǎn)，可以節(jié)省出很多的資金占用，但是這種將眼前的利益放在第一位的后果就是企業(yè)企業(yè)在市場(chǎng)的中的競(jìng)爭(zhēng)力出現(xiàn)減弱的情況。

1.2 資金缺乏，設(shè)備設(shè)施落后

很多企業(yè)并沒有將檔案的信息化建設(shè)工作中應(yīng)用軟件、硬件設(shè)施作為支撐起整項(xiàng)信息化工作的重點(diǎn)，忽略了這些基礎(chǔ)設(shè)施在實(shí)際應(yīng)用過程中可以發(fā)揮的價(jià)值。導(dǎo)致這種問題出現(xiàn)的原因是很多企業(yè)認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)中投入的設(shè)備資金過多，同時(shí)這些設(shè)備應(yīng)用到實(shí)際工作中來時(shí)，管理人員還需得到相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)才能對(duì)這些軟件與硬件進(jìn)行操作，這些環(huán)節(jié)都需投入大量的人力與物力，很多企業(yè)在這方面可以使用的資金并不是很多，這方面工作資金投入的產(chǎn)出比例和科技研發(fā)、產(chǎn)品銷售上的產(chǎn)出相比較的話，簡(jiǎn)直不值得一提。所以這些問題的出現(xiàn)讓檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)度一直無法得到有效提升。

1.3 檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國大部分企業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)其他職位的工作人員，這樣的現(xiàn)狀在一定程度上挫傷了檔案管理工作人員的工作積極性，因此，檔案管理工作成為很多高學(xué)歷人員不愿意選擇的一個(gè)工作。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)相關(guān)的工作人員提出了更高、更嚴(yán)苛的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)，并需要工作人員具有高素質(zhì)和綜合統(tǒng)籌能力。但就目前來說，我國企業(yè)都面臨著檔案管理人員專業(yè)水平較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等問題，無法真正滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

1.4 檔案信息安全得不到有效保障。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，信息安全是一個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，信息的不安全很有可能會(huì)給企業(yè)造成巨大的影響，例如，在2008年，東方航空公司就因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致多架飛機(jī)無法正常起飛，給公司造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理信息化理念

檔案管理工作上的信息化轉(zhuǎn)型工作想要開展的更為順利，首先要做的是對(duì)相關(guān)理念進(jìn)行創(chuàng)新，以理念推動(dòng)后續(xù)工作的開展。只有工作人員頭腦中的樹立出信息化轉(zhuǎn)變的理念，才能從被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，并讓新型理念中的內(nèi)容對(duì)實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。理念落實(shí)到實(shí)際工作上時(shí)，要樹立出全局意識(shí)，將以人為本的觀念作為檔案工作的重要目標(biāo)。其次是為了促進(jìn)理念的改革，要及時(shí)對(duì)工作上發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確，依據(jù)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r對(duì)檔案信息化的建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)際性的安排，盡量讓理念可以與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)相匹配，真正達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)，共同促進(jìn)的效果。

2.2 創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)

構(gòu)建交互性、開放式的檔案服務(wù)平臺(tái)，做到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)切實(shí)為檔案管理服務(wù)，推動(dòng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)發(fā)展，并以此為基礎(chǔ)來促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提高相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的信息輸出量與使用效率，讓檔案管理可以真正為企業(yè)與社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。促進(jìn)電子檔案管理制度的科學(xué)與完善，技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的重要驅(qū)動(dòng)力，因此，企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該充分以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，以紙質(zhì)檔案為根本，構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案信息管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息技術(shù)的高效利用，規(guī)范管理行為，從而促進(jìn)信息資源的有效開發(fā)及利用。

2.3 創(chuàng)新檔案管理信息化機(jī)制

在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件之下，企業(yè)的檔案管理制度也需要隨著形勢(shì)的發(fā)展變化而變化發(fā)展。因此，為了更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)可以從以下的幾個(gè)方面來加強(qiáng)自身的檔案管理信息化建設(shè)：構(gòu)建崗位責(zé)任制度以及科學(xué)高效的獎(jiǎng)懲制度。促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部崗位責(zé)任制的構(gòu)建，根據(jù)檔案管理工作的要求與具體規(guī)律，將具體的責(zé)任細(xì)化到每一個(gè)部門、每一個(gè)員工身上，保證權(quán)責(zé)的明確。同時(shí)，以科學(xué)高效的獎(jiǎng)懲制度來營(yíng)造企業(yè)內(nèi)部積極的工作氛圍，根據(jù)具體的崗位責(zé)任，并結(jié)合公司的發(fā)展實(shí)際，企業(yè)以科學(xué)的獎(jiǎng)懲辦法和具體的考核制度來規(guī)范工作人員的工作行為，從而激發(fā)工作人員的責(zé)任感與使命感。提高對(duì)檔案管理的信息安全保障工作的重視，強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件的相關(guān)管理工作，明確需要重點(diǎn)關(guān)注的安全事項(xiàng)，避免信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)

堅(jiān)持做到檔案信息化服務(wù)的不斷更新，使其順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，例如，企業(yè)可以通過開通檔案信息的網(wǎng)上檢索工作，有效地利用網(wǎng)絡(luò)來促進(jìn)資源的共享，提高資源的利用率。與此同時(shí)，企業(yè)還可以構(gòu)建相應(yīng)的電子文檔信息中心，各個(gè)用戶不僅可以自主上傳電子文檔，還可以在該平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)的電子文檔下載工作。堅(jiān)持做到檔案信息化服務(wù)內(nèi)容的不斷更新，首先，創(chuàng)新檔案信息管理工作的職能，由傳統(tǒng)的保管檔案轉(zhuǎn)化為利用檔案，變被動(dòng)管理為主動(dòng)利用，變封閉管理為開放共享，以此來滿足各個(gè)信息用戶的具體需求，使檔案管理工作可以更好地滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。加強(qiáng)檔案信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)的主體，實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)與檔案館之間的互補(bǔ)檢索，并開通網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)主體的多元化。創(chuàng)新服務(wù)手段，為了更好地利用現(xiàn)有的、豐富的電子文件信息資源，企業(yè)可以將信息人工整理、存儲(chǔ)，檢索與整理工作也納入信息技術(shù)的利用范疇，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化檔案管理的一條龍服務(wù)。

3 結(jié)束語

通過一上的論述可以從了解到的是檔案管理信息化工作想要得到完全實(shí)現(xiàn)，還有很長(zhǎng)的路要走。企業(yè)要做出的改變包含很多個(gè)方面，同時(shí)這是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的工作，短時(shí)間的條件準(zhǔn)備不會(huì)讓其中存在的阻礙全部解決。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)只有不斷的得到調(diào)整，才能與企業(yè)的發(fā)展的實(shí)際步伐相一致，并發(fā)揮出其最大的輔助作用，促進(jìn)企業(yè)可以獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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