電力企業(yè)檔案管理探究

黃柳聰

摘要：電力檔案是電力事業(yè)發(fā)展的一項重要工作。電力檔案管理是電力管理工作的基礎(chǔ)和生不如死改，對電力發(fā)展具有重要影響。本文主要圍繞電力企業(yè)檔案管理進行研究，通過展示電力企業(yè)檔案工作的三級網(wǎng)絡(luò)體系，明確要完成任何一個環(huán)節(jié)工作，都需要各層次之間或者同層次各部門之間的緊密配合，進而分析目前電力企業(yè)檔案存在問題及基因，進一步提出相應(yīng)的對策，以便為確定了企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施，最終引出如何加強電力企業(yè)檔案管理探究的幾點思考。

關(guān)鍵詞：電力，企業(yè)，檔案管理

一、研究背景

在當(dāng)今信息社會，以科技檔案為主體的電力企業(yè)檔案不僅要緊密為電力生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)升級服務(wù)，更要立足于全面提高企業(yè)素質(zhì)的要求，通過加強電力企業(yè)檔案管理，強化企業(yè)檔案工作整體建設(shè)，提高檔案管理素質(zhì)，為企業(yè)升級和提高經(jīng)濟效益服務(wù)，為電力工業(yè)的發(fā)展和振興奠定基礎(chǔ)，最終滿足電力企業(yè)科研、生產(chǎn)建設(shè)的需要，其意義是重大而深遠的。

二、電力企業(yè)檔案工作的三級網(wǎng)絡(luò)體系

（一）一、三級網(wǎng)絡(luò)體系的組織形式

三級體系，就是建立檔案工作控制中心與保證體系，把檔案管理工作納入企業(yè)管理系統(tǒng)，在檔案心的指揮與控制下，使檔案專、兼職人員各負其責(zé)，發(fā)揮整體功能，求得檔案工作的不斷發(fā)展。這種網(wǎng)絡(luò)體系的模式可由三個層次組成。高層次是：企業(yè)設(shè)立三位一體（即文書、科技、會計檔案等）的檔案機構(gòu)或綜合檔案室，作為檔案管理指揮與控制中心。它既是企業(yè)統(tǒng)管檔案工作的職能部門，又是永久或長期保管企業(yè)檔案的基地。第二層次是：按企業(yè)所屬機構(gòu)設(shè)若干個檔案工作第二層次網(wǎng)點，配備專兼職檔案人員，負責(zé)本部門的檔案工作，為本單位生產(chǎn)和企業(yè)建設(shè)服務(wù)。第三層次：在本企業(yè)所屬的重點班組設(shè)立檔案工作第三層次網(wǎng)點，配備兼職人員管理檔案。第二、三層次網(wǎng)點是企業(yè)的檔案源，它所形成的大部分檔案屬于科技檔案，其興衰將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。①

（二）各級網(wǎng)絡(luò)的職能和關(guān)系

三級網(wǎng)絡(luò)體系是由參與企業(yè)管理活動的不同層次構(gòu)成的。即最高管理層、中間管理層和執(zhí)行層。不同的管理層次工作性質(zhì)不同，職能也不同。最高管理層主管檔案工作，擔(dān)負著領(lǐng)導(dǎo)和決策任務(wù)，負責(zé)計劃、組織、協(xié)調(diào)和處理檔案的具體問題。中間管理層擔(dān)負著計劃和管理的雙重職能。在中間管理層中，各網(wǎng)點都要有一名部門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，提出檔案工作計劃。檔案人員要認真執(zhí)行企業(yè)檔案工作規(guī)章制度，完成本部門的檔案工作任務(wù)，負責(zé)所屬第三層次網(wǎng)點檔案工作的控制，做好本單位的檔案管理工作和檔案移交工作。執(zhí)行層主要擔(dān)負著執(zhí)行任務(wù)，它在企業(yè)占的比重比較大，因此它構(gòu)成企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的最初層次，是經(jīng)營管理目標的實施層，也是檔案工作的最初環(huán)節(jié)，是形成各類檔案的基礎(chǔ)。總而言之，要完成任何一個環(huán)節(jié)工作，都需要各層次之間或者同層次各部門之間的緊密配合。這樣才能促使檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系進一步發(fā)揮其保證作用，使企業(yè)檔案工作呈現(xiàn)出一個上下左右齊抓共管的局面。

三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

電力企業(yè)的工作范圍廣，技術(shù)層次多，決定了電力企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜性與艱巨性。近年來，隨著相關(guān)制度規(guī)定等日趨完善，電力企業(yè)檔案管理工作喝取得一定的成績，但也存在一些問題，主要如下：

（一）規(guī)章制度、管理體系不健全，檔案利用率低

檔案管理工作是一項具有管理性、科學(xué)性的工作，需針對本單位實際情況制定一套科學(xué)、完整及可操作性的管理規(guī)章制度。雖然目前大多數(shù)電力企業(yè)已經(jīng)建立了檔案管理制度，但不夠健全，在檔案的收集、保管 、借閱、保密等還存在著一些問題，經(jīng)常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴重違反了檔案管理的要求。此外，企業(yè)對檔案的宣傳力度不夠，使得相關(guān)檔案的利用率較低。實際上，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益與社會效益，然而，長期以來，企業(yè)一直重“藏”輕“用”，缺乏有效的宣傳，使得企業(yè)員工對檔案的利用效益知之甚少，信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率較低。

（二）檔案意識不強，歸檔不及時、不準確

目前，企業(yè)員工對檔案管理工作缺乏足夠的認識，檔案意識淡薄，對單位的各項文件、資料不夠重視，歸檔不及時，資料流失、毀損的情況時有發(fā)生，文件材料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性以及準確性也難以得到保證，從而增加了檔案收集的難度。此外，由于一些電力企業(yè)及職工對檔案相關(guān)制度不甚了解，對電力檔案不夠重視，存在重安全生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象，造成檔案材料收集不齊全、歸檔不及時等問題，以至于無法發(fā)揮檔案的憑證作用，也無法為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（三）檔案管理信息化發(fā)展滯后

信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，由于種種原因造成電力企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展較為滯后，主要表現(xiàn)為：個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)認識不足，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，致使檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入；企業(yè)檔案信息化相關(guān)政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據(jù)；很多企業(yè)雖配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率較低。數(shù)據(jù)錄入量有限；對檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實現(xiàn)整個企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

四、加強電力企業(yè)檔案管理的措施

電力企業(yè)檔案作過程中出現(xiàn)上述問題具有普遍性，對經(jīng)常性出現(xiàn)問題若不及時解決，就談不上檔案的規(guī)范管理，進而浪費企業(yè)資源，影響企業(yè)進一步發(fā)展。而要有效解決這些問題可采取如下具體對策：

（一）建立健全的企業(yè)檔案管理制度

當(dāng)前，國家相繼出臺并制定了《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等一系列的檔案管理法規(guī)。企業(yè)必須嚴格按照這些政策法規(guī)整理電力企業(yè)檔案資料，同時根據(jù)企業(yè)自身實際情況建立和健全電力企業(yè)檔案管理制度和實施規(guī)范，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案工作有章可循、有法可依。同時，還需建立和健全歸檔工作的約束、激勵、監(jiān)督機制并運用法律和經(jīng)濟等手段有效進行檔案管理，著重落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入電力企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進行監(jiān)督，嚴格執(zhí)行獎懲制度。

（二）強化全員的歸檔意識和責(zé)任意識

電力企業(yè)檔案要發(fā)展，必須強化全員的歸檔意識和責(zé)任意識，將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤，從而打破“輕檔案”的傳統(tǒng)思維模式，確保公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的，對企業(yè)具有重大保存價值的文件材料、影像及實物等能及時歸檔。

（三）加強檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學(xué)發(fā)展為指導(dǎo)，建立既適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，又適應(yīng)現(xiàn)代化要求的一體化管理模式。檔案信息化不僅是技術(shù)上的改變，更重要的是管理觀念、方式和方法，甚至是整個管理模式的變革和創(chuàng)新。要解決檔案信息化建設(shè)的各種障礙，關(guān)鍵在于管理創(chuàng)新。檔案部門要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的實際，改革檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責(zé)任追究等規(guī)章制度，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，開創(chuàng)檔案管理的新局面。

結(jié)束語

近年來，我國電力企業(yè)的面貌發(fā)生了很大變化，企業(yè)素質(zhì)差的問題正在得到改善，企業(yè)在發(fā)展和完善的過程中，同經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)有直接聯(lián)系的企業(yè)檔案工作，顯得愈發(fā)重要。企業(yè)檔案管理水平同企業(yè)現(xiàn)代化程度是成正比的，越是技術(shù)性強、管理先進的企業(yè)，對其自身檔案管理要求越高，電力企業(yè)尤為明顯。

參考文獻：

①《電力企業(yè)檔案管理升級指南》編委會著《電力企業(yè)檔案管理升級指南》[M]，吉林省，四平電力局電力安裝公司印刷廠，1998.1，105-106

②程彥韜，《電力企業(yè)檔案管理投入與產(chǎn)出的思考》[J]，《四川電力 技術(shù)》，2003（1期），55-57

③湯雷，熊婭，周淑琴，《企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考》[J]，《機電兵船檔案》，2012（1期），44-45