淺談如何加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案管理工作

姚潔玲

摘要：在我國的高等職業(yè)院校的檔案管理工作過程中，一些管理問題依然普遍存在，嚴(yán)重影響了其管理質(zhì)量和效率。不僅制約了高等職業(yè)院校檔案管理工作的發(fā)展和改進(jìn)，同時(shí)還會(huì)影響到高等職業(yè)院校在教學(xué)過程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科研成果推廣以及各項(xiàng)管理工作的正常。所以面對(duì)當(dāng)前高等職業(yè)院校的檔案管理工作現(xiàn)狀，應(yīng)積極探討有效的解決方法，不斷提高管理質(zhì)量和效率，及時(shí)走出管理困境。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校；檔案管理工作；有效途徑

1、導(dǎo)言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)教育的重要性認(rèn)知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高等職業(yè)院校不僅要改革教育教學(xué)，還必須要加強(qiáng)檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢(shì)下，加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案管理是大勢(shì)所趨。

2、高等職業(yè)院校檔案管理的作用

在高等職業(yè)院校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，對(duì)教育教學(xué)具有借鑒與參考作用。高等職業(yè)院校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學(xué)及組織管理各個(gè)方面，屬于學(xué)校的重要信息資源。其次，是管理教育教學(xué)的依據(jù)與載體。高等職業(yè)院校檔案是在高等職業(yè)院校開展教育教學(xué)過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高等職業(yè)院校發(fā)展的材料、教學(xué)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀學(xué)生的先進(jìn)事跡報(bào)告等等，均是高等職業(yè)院校教育教學(xué)管理的依據(jù)與經(jīng)驗(yàn)。高等職業(yè)院校檔案記錄著學(xué)校的全部活動(dòng)，是教育教學(xué)的縮影最后。是高等職業(yè)院校文化的重要組成。高等職業(yè)院校檔案屬于教育教學(xué)的重要組成部分，對(duì)檔案信息的依賴性逐漸增強(qiáng)，對(duì)維護(hù)高等職業(yè)院校合法利益、探索教育教學(xué)新方法及改進(jìn)管理方式具有積極作用

3、高等職業(yè)院校檔案管理工作存在的不足

3.1對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)知

有文獻(xiàn)表明，我國部分高等職業(yè)院校對(duì)檔案管理在院校管理工作中所處的位置缺乏概念，對(duì)其重要性認(rèn)知不足，而將其長期置于院校管理的最底層位置。為適應(yīng)院校教育發(fā)展的需求，學(xué)科建設(shè)、特色學(xué)術(shù)研究及教學(xué)管理一般是高等職業(yè)院校師生的首要建設(shè)重點(diǎn)，尤其在當(dāng)前教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)課題與國家資金支持有直接關(guān)聯(lián)的情況下。對(duì)教學(xué)水平的提高及高水平課題的申請(qǐng)與開展已成為高等職業(yè)院校著重發(fā)展的項(xiàng)目，導(dǎo)致院校對(duì)檔案管理投入的物質(zhì)資源及人員相對(duì)較少，制約了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)行。

3.2檔案管理制度不健全

在當(dāng)前我國的高等職業(yè)院校檔案管理中的檔案管理工作過程中，存在著嚴(yán)重的檔案管理制度不健全問題。有些高等職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視程度，所以在工作過程中忽視了檔案管理制度建設(shè)，既沒有明確管理人員的工作責(zé)任和義務(wù)，也沒有建立明確的管理標(biāo)準(zhǔn)。這就使得相應(yīng)的管理人員在工作過程中對(duì)于自己的工作責(zé)任和內(nèi)容不明確，影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，還有一些高等職業(yè)院校沒有對(duì)電子檔案進(jìn)行合理分類，不僅加大了管理人員的工作任務(wù)量，并且還會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作混亂現(xiàn)象的發(fā)生，不利于高等職業(yè)院校檔案管理工作的未來發(fā)展。

3.3檔案管理理念落后、模式單一

目前很多高等職業(yè)院校檔案資源室成立較晚，規(guī)模也相對(duì)較小，管理上仍沿襲過去傳統(tǒng)理念，以紙質(zhì)檔案的建立和管理為主。在檔案資料信息的收集、統(tǒng)計(jì)和儲(chǔ)存也是以實(shí)體資料一手傳遞。另外，由于缺乏足夠的資金投入，使得檔案管理的數(shù)字化和信息化程度偏低，不能及時(shí)同步，缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)管理軟件系統(tǒng)，在一定程度上對(duì)其他工作的進(jìn)展產(chǎn)生了不同的影響。例如由于網(wǎng)絡(luò)信息化的缺失，使院校中的一些教職工的最新的個(gè)人成果、科研課題進(jìn)度不能及時(shí)歸檔，對(duì)于教職工的工作評(píng)價(jià)存在不公平性，無法保障檔案信息的準(zhǔn)確性，對(duì)檔案資源的利用也缺乏一定合理性。

3.4專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足

高等職業(yè)院校檔案管理工作是一項(xiàng)任務(wù)量大、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。高等職業(yè)院校檔案種類多、專業(yè)領(lǐng)域廣，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，還要全面了解相關(guān)專業(yè)知識(shí)。實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)院校檔案現(xiàn)代化管理需要一支業(yè)務(wù)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的復(fù)合型隊(duì)伍。但是，當(dāng)前高等職業(yè)院校的不少檔案管理工作人員并沒有接受過專業(yè)的訓(xùn)練，在專業(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對(duì)于檔案資料的搜集、分類與管理等工作是缺乏專業(yè)知識(shí)與相應(yīng)的工作熱情。由于他們對(duì)高等職業(yè)院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，直接導(dǎo)致了檔案管理工作信息化水平較低。專業(yè)檔案管理人才不足，尤其是既熟悉檔案管理工作又掌握信息技術(shù)的高素質(zhì)人才十分稀缺，無疑增加了高等職業(yè)院校檔案信息化推廣的難度，制約了高等職業(yè)院校檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

4、加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案管理工作有效途徑

4.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

高等職業(yè)院校高層要對(duì)檔案管理工作重視起來，必要時(shí)要以制度為保障，通過在校內(nèi)實(shí)施對(duì)檔案管理工作有針對(duì)性的規(guī)章制度，強(qiáng)制性強(qiáng)化檔案管理工作，形成統(tǒng)一化和科學(xué)化的機(jī)制。成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，施行崗位責(zé)任制，定期對(duì)工作成果進(jìn)行監(jiān)管抽查。在管理制度的制定上，不能以急于見成效為目的，而要借鑒國內(nèi)在此方面有杰出表現(xiàn)的院校的成熟體系，在借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合院校自身特色及資金、人力上的限制，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)方面進(jìn)行不同程度的規(guī)范，以使檔案管理工作的必要性逐漸體現(xiàn)出來，便于此項(xiàng)工作長期有效地進(jìn)行。

4.2創(chuàng)新管理理念，發(fā)展多樣化管理模式

以新時(shí)期的高等職業(yè)院校應(yīng)響應(yīng)國家“互聯(lián)網(wǎng)+”策略，在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新檔案管理工作的理念，為確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)引入院校自己的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)展多樣化的檔案服務(wù)模式。以檔案管理系統(tǒng)為主要平臺(tái)，及時(shí)更新師生的最新檔案信息，準(zhǔn)確歸檔；對(duì)檔案的補(bǔ)辦及補(bǔ)送等程序也要有相應(yīng)的處理手續(xù)，省略人工步驟，提高工作效率，使紙質(zhì)與電子檔案及時(shí)同步，共同使用。同時(shí)輔以當(dāng)下普遍的微博、微信等公眾平臺(tái)，開通公眾號(hào)和檔案人工服務(wù)，便于接收對(duì)檔案需求者的疑問，給予及時(shí)的回復(fù)和建議，實(shí)現(xiàn)院校人員內(nèi)部檔案管理和服務(wù)的快速化、便捷化和人性化。

4.3健全檔案管理制度

第一，高等職業(yè)院校管理人員應(yīng)建立完善的檔案管理制度，明確管理人員的管理責(zé)任和義務(wù)，并制定嚴(yán)格的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。使管理人員能夠明確檔案管理工作流程，從而保障高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量和效率。第二。應(yīng)建立有效的制約和監(jiān)督機(jī)制，來對(duì)管理人員的檔案管理工作進(jìn)行制約和監(jiān)督，防止其在工作過程中出現(xiàn)工作懶散、管理不積極等不良現(xiàn)象，保障工作人員的工作質(zhì)量和效率，為高等職業(yè)院校的教學(xué)、科研以及管理等工作提供完善的信息支持。

4.4加快推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，特別是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與個(gè)性化利用，為高等職業(yè)院校建設(shè)數(shù)字檔案館提供了技術(shù)支撐。當(dāng)前，高等職業(yè)院校檔案館信息化建設(shè)還遠(yuǎn)不能滿足用戶對(duì)檔案的需求。要想適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，使檔案工作真正發(fā)揮積極的作用，就必須實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。首先，高等職業(yè)院校管理層重視高等職業(yè)院校檔案信息化工作，是進(jìn)行高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)對(duì)于高等職業(yè)院校發(fā)展以及教育進(jìn)步具有積極意義。其次，要給予經(jīng)費(fèi)支持，確保充足的資金投入。信息化建設(shè)不僅要求在初期要投入大量資金，后續(xù)的維護(hù)成本也相對(duì)較高。因此，如果沒有足夠的資金投入，提升檔案信息化水平便將是一句空話。在推進(jìn)檔案信息化過程中，相關(guān)的人員、設(shè)備、軟件、規(guī)章制度都需要重新配套，在檔案信息化頂層設(shè)計(jì)上要將其歸入到學(xué)校的信息化總體規(guī)劃中加以實(shí)施。同時(shí)健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并完善檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和工作流程。只有這樣，高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)才能有章可循，才能保障檔案信息化建設(shè)的順利完成。

4.5對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提高要求

檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)直接決定了檔案管理進(jìn)程的效果和最終結(jié)果。因此，院校在有職工崗位規(guī)劃的前提下，首先要招聘適合數(shù)量的基礎(chǔ)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員充實(shí)到工作中，提升部門的總體專業(yè)水平。同時(shí)對(duì)已在職崗位職工，要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，定期安排崗位人員參加國家級(jí)、省級(jí)或校級(jí)的檔案管理工作培訓(xùn)，保證在職人員專業(yè)知識(shí)的不斷更新。另外，對(duì)于計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)的學(xué)習(xí)上也要進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)院校內(nèi)部的復(fù)合型的多層次的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。最后，為調(diào)動(dòng)崗位職工的積極性，管理層可設(shè)置定期的工作評(píng)選及人員工資待遇的分級(jí)，促進(jìn)形成高等職業(yè)院校檔案管理完整的工作規(guī)模。

4.6健全高等職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)體系

要不斷拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式主要以檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列、制發(fā)檔案證明、制發(fā)檔案副本、檔案咨詢服務(wù)為主。拓展服務(wù)形式就是在堅(jiān)持上述服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，借助信息化、多媒體等技術(shù)手段，修訂檔案管理制度以匹配新環(huán)境下檔案管理辦法，結(jié)合檔案分類，區(qū)分用戶類型，對(duì)檔案查閱方式加以改進(jìn)，對(duì)檔案利用手續(xù)加以簡(jiǎn)化，使得檔案管理規(guī)范化、檔案日常咨詢電子化、檔案保存縮微化、檔案復(fù)制自動(dòng)化、檔案查找網(wǎng)絡(luò)化，從而最大限度滿足用戶的需求。要加大檔案數(shù)據(jù)挖掘和開發(fā)力度：高等職業(yè)院校檔案中蘊(yùn)藏著大量的本校獨(dú)有的原始信息，是不可或缺的知識(shí)財(cái)富。檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)充分利用這一優(yōu)勢(shì)，根據(jù)實(shí)際需求動(dòng)向，結(jié)合館藏實(shí)際，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，有針對(duì)性強(qiáng)地進(jìn)行整理，對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā)，不斷挖掘檔案的價(jià)值，提取出具有實(shí)際價(jià)值的、準(zhǔn)確、權(quán)威性較強(qiáng)的檔案信息供利用者查閱。

5、結(jié)論

總之，為促進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理工作的革新發(fā)展，必須從領(lǐng)導(dǎo)層管理意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)模式、強(qiáng)化職工專業(yè)性等方面出發(fā)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、合理化、科學(xué)化，推動(dòng)高等職業(yè)院校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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