全生命周期軌道車輛項(xiàng)目"彈性"溝通管理

關(guān)海彬 唐凱強(qiáng)

摘 要：以某軌道車輛新造項(xiàng)目為研究對(duì)象，探索項(xiàng)目從啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)督、收尾全過程的溝通管理對(duì)項(xiàng)目管理過程的影響，良好的溝通不僅能避免信息傳遞錯(cuò)誤，而且有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)凝聚力的建設(shè)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，通過數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析說明項(xiàng)目溝通的重要性，結(jié)合實(shí)踐總結(jié)了全生命周期項(xiàng)目基于溝通管理計(jì)劃的彈性溝通管理法并固化為組織過程資產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：全生命周期 軌道車輛 管理計(jì)劃 彈性溝通

0 引言

項(xiàng)目管理涵蓋十大知識(shí)領(lǐng)域、五大管理過程組，溝通管理為知識(shí)領(lǐng)域之一，但貫穿項(xiàng)目所有階段，其地位舉足輕重，溝通質(zhì)量將直接影響項(xiàng)目執(zhí)行。溝通管理重點(diǎn)做好規(guī)劃溝通、管理溝通、控制溝通三項(xiàng)工作，在項(xiàng)目規(guī)劃過程組、執(zhí)行過程組、監(jiān)控過程組依次完成。

1 規(guī)劃溝通

1.1 統(tǒng)一溝通機(jī)制

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或大或小人員或多或少，各負(fù)責(zé)人來自不同的部門，專業(yè)技能各不相同，但組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)后就都需服務(wù)于項(xiàng)目，各司其職，遵守項(xiàng)目管理規(guī)范，避免不了的也是最根本的、最重要的就是溝通，由于每個(gè)項(xiàng)目的干系人需求不同、人員結(jié)構(gòu)不同，那么，作為項(xiàng)目管理者首先要組織好、落實(shí)好溝通工作，尤其是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與重要干系人之間的溝通，溝通不暢，直接影響項(xiàng)目推進(jìn)，甚至造成項(xiàng)目失敗。所以，項(xiàng)目初期必須建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、干系人認(rèn)可的溝通原則、機(jī)制，溝通方式、工具，規(guī)劃好項(xiàng)目各個(gè)階段的溝通管理工作。

1.2 制定管理計(jì)劃

規(guī)劃溝通的主要輸出物為溝通原則和溝通計(jì)劃，沒有溝通計(jì)劃，規(guī)劃溝通毫無意義，沒有溝通計(jì)劃的溝通管理將無“規(guī)”可依，項(xiàng)目工作無法有序開展，項(xiàng)目執(zhí)行面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，而項(xiàng)目執(zhí)行階段的變化，溝通管理計(jì)劃并非一成不變，而是要“彈性”調(diào)整的，如根據(jù)項(xiàng)目之際執(zhí)行情況需要，合理地變更溝通計(jì)劃，這一定程度上更有利于促進(jìn)項(xiàng)目溝通進(jìn)行，保證團(tuán)隊(duì)、干系人間溝通的流暢度、信息的準(zhǔn)確度，推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行。

1.3 溝通方式對(duì)比

該項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目各專業(yè)團(tuán)隊(duì)同業(yè)主、項(xiàng)目監(jiān)理之間存在大量的溝通、交流工作，在項(xiàng)目產(chǎn)品生產(chǎn)試制階段，項(xiàng)目監(jiān)理一直參與其中，試制初期，監(jiān)理所提的問題涉及到各個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，為了推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行，保證進(jìn)度計(jì)劃的兌現(xiàn)，作為項(xiàng)目管理人員，首先要及時(shí)組織會(huì)議，將其意見或建議明確至項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并重申溝通機(jī)制，組織團(tuán)隊(duì)與監(jiān)理及時(shí)溝通，定期以會(huì)議的形式匯報(bào)。

基于大數(shù)據(jù)分析，該軌道車輛新造項(xiàng)目的溝通工作記錄表明，項(xiàng)目溝通涵蓋各種溝通方式，主要包括：會(huì)議、郵件及來往信函、電話溝通、為項(xiàng)目而開展的組織活動(dòng)，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，會(huì)議溝通的次數(shù)約占四種溝通方式總次數(shù)的50%，具體情況如圖1所示。

通過對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，會(huì)議溝通的方式的“被認(rèn)可度”很高，區(qū)別在于會(huì)議是面對(duì)面的正式溝通，信息傳遞、接收的效率和質(zhì)量比較高，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行有較大的促進(jìn)作用，并且會(huì)議紀(jì)要將會(huì)作為非常有價(jià)值的組織過程資產(chǎn)指導(dǎo)未來的項(xiàng)目管理活動(dòng)。

2 管控溝通

2.1管控原則

項(xiàng)目成敗重在管控，管控依據(jù)為各領(lǐng)域的管理計(jì)劃，溝通無時(shí)不刻地存在，項(xiàng)目整個(gè)生命周期內(nèi)，溝通不可或缺，沒有溝通的項(xiàng)目將無法管理，無法完成工作任務(wù)，項(xiàng)目注定是要失敗的，所以溝通如何管理，如何控制均是項(xiàng)目管理者必須深入思考的問題。做項(xiàng)目管理絕不要脫離計(jì)劃，溝通管控要以溝通管理計(jì)劃為依據(jù)，以項(xiàng)目重要干系人滿意度為準(zhǔn)則，以保質(zhì)保量推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行為目標(biāo)來執(zhí)行。

2.2 溝通分析

項(xiàng)目執(zhí)行期間，項(xiàng)目監(jiān)理與團(tuán)隊(duì)的“溝通不暢”表現(xiàn)最突出，信息傳遞有誤、時(shí)效性不強(qiáng)導(dǎo)致某些不必要的誤會(huì)，進(jìn)而影響項(xiàng)目執(zhí)行。隨著項(xiàng)目的執(zhí)行深入，項(xiàng)目監(jiān)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各專業(yè)的交流程度越來越深，對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)同監(jiān)理間的溝通分為三類：（1）例行質(zhì)量檢查交流；（2）日常工作溝通；（3）階段性工作會(huì)議及匯報(bào)，三者中最不受控制亦是最易出現(xiàn)問題的就是日常溝通，限于其自身無規(guī)律性特點(diǎn)，不作為溝通計(jì)劃的例行工作任務(wù)，往往容易被忽視，通過項(xiàng)目執(zhí)行明顯地意識(shí)到其在溝通管理甚至整個(gè)項(xiàng)目管理領(lǐng)域的重要地位。

2.3 “彈性”管理

在該項(xiàng)目產(chǎn)品生產(chǎn)期間，不同類別的、不同方式交流、討論頻頻出現(xiàn)，最突出的問題就是規(guī)律性不強(qiáng)，雙方均反映有溝通疲憊感，為此，項(xiàng)目管理者要制定措施扭轉(zhuǎn)局面確保溝通正常有序進(jìn)行，完善項(xiàng)目管理。首先，選擇集中組織會(huì)議的方式及時(shí)澄清“交流盲區(qū)”，解決誤會(huì)，保證計(jì)劃有序進(jìn)行，然后根據(jù)項(xiàng)目工作實(shí)際需求調(diào)整溝通管理計(jì)劃，新增或刪除工作任務(wù)，統(tǒng)一布局、按需歸類，做到具體問題具體分析，最后，以會(huì)議形式明確至項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并通報(bào)重要干系人。實(shí)施溝通按“需”安排，“彈性”控制避免“溝通疲勞”。

3結(jié)論

項(xiàng)目的漸進(jìn)明細(xì)意味著對(duì)項(xiàng)目的管理會(huì)發(fā)生變化，主要表現(xiàn)在管控層級(jí)和管控深度，此時(shí)，項(xiàng)目管理者需根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整溝通管理計(jì)劃，溝通需要掌控“度”，在滿足干系人需求或保證項(xiàng)目可交付物質(zhì)量的前提下，合理調(diào)整項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，按“需”控制溝通，實(shí)現(xiàn)“收放自如”的彈性管理更加有利于項(xiàng)目推進(jìn)。

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