牙病防治所檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

張秀敏

在醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷深入改革的大背景下，牙病防治所檔案管理工作也逐步由傳統(tǒng)單一的模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合模式，本文通過分析牙病防治所檔案管理的現(xiàn)狀，促進(jìn)推出一系列改進(jìn)措施，以便做好新時(shí)期牙病防治檔案管理。

牙病防治所檔案管理是指在醫(yī)生工作過程中形成的各種文件，如住院記錄、常規(guī)化驗(yàn)、影像學(xué)檢查等圖畫、文字材料。在醫(yī)院管理工作中以醫(yī)院檔案作為憑據(jù)，牙病防治所檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平有著非常緊密的聯(lián)系，對醫(yī)學(xué)科學(xué)研究有理論指導(dǎo)作用，是醫(yī)院進(jìn)行義診、宣傳教育的生動(dòng)資料，也是醫(yī)院的一筆寶貴財(cái)富。

1牙病防治所檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理意識淡薄。檔案工作建檔是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的。作為牙病防治所一項(xiàng)經(jīng)常性的管理工作，檔案管理為各種醫(yī)療設(shè)備得以正常運(yùn)行的重要技術(shù)支持。在牙病防治所的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念較為普遍，由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院的檔案工作并沒有被真正重視起來。檔案利用率低。會造成檔案信息資源的浪費(fèi)，主要原因在于牙病防治所的管理人員未能意識到檔案管理的重要性，未能嚴(yán)格監(jiān)督并檢查各項(xiàng)設(shè)備檔案管理措施的開展，缺乏專人負(fù)責(zé)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料收集不全以及資料丟失等問題的出現(xiàn)，使得檔案管理工作混亂不堪，不能充分開發(fā)現(xiàn)有的檔案資料的使用價(jià)值。

1.2檔案管理制度相對落后。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異，現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)的不斷提高，新的先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療手段不斷投入使用。在牙病防治所管理中，都會依據(jù)具體情況制定出較為完善的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤等方面的管理制度，其中涉及到檔案管理的制度卻非常少。

由于相關(guān)的檔案管理制度沒有得到及時(shí)補(bǔ)充修訂，再加上缺乏管理部門的嚴(yán)格監(jiān)管，沒有制定科學(xué)的統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，沒有將檔案管理納入目標(biāo)管理考核方案中，從而導(dǎo)致收集資料困難。缺乏安全的查詢、借閱制度，以及檔案管理人員調(diào)動(dòng)、更換等手續(xù)不嚴(yán)格等問題，致使有些很有價(jià)值的科研成果，未能及時(shí)整理歸檔，有些雖進(jìn)行了整理歸檔，但執(zhí)行的還是舊的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容重點(diǎn)不突出，缺項(xiàng)漏項(xiàng)，圖表資料和文字資料不符等現(xiàn)象。

1.3檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于管理中，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，信息化管理已成為一項(xiàng)最為科學(xué)、有效的管理模式。但是，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的開發(fā)較其他領(lǐng)域仍有很大的差異。由于檔案管理的設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力，信息化管理普遍不到位，依舊采取傳統(tǒng)收集、放置等方法來處理具有龐大數(shù)據(jù)的設(shè)備檔案，不僅查詢難度大，管理成本高，不利于檔案的收集、利用、保管和開發(fā)，并且嚴(yán)重阻礙了牙病防治所醫(yī)療設(shè)備的保管與使用，因此，開發(fā)牙病防治所檔案管理的系統(tǒng)軟件，拓展計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍，已迫在眉睫。

2牙病防治所檔案管理工作的有效改進(jìn)措施

2.1提高檔案管理意識。針對目前牙病防治所檔案管理中存在的一系列問題，首要改進(jìn)措施便是加強(qiáng)設(shè)備管理人員對檔案管理工作的重視，大力宣傳檔案工作，讓領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識到歸檔的優(yōu)勢和重要性，從事檔案管理工作的人員要轉(zhuǎn)變重管輕用的觀點(diǎn)，克服無所作為的消極落后的思想意識，解放思想，更新觀念，變封閉管理為開放型管理。

檔案工作與自己日常工作和生活的密切相關(guān)性，檔案作為一種基礎(chǔ)性的信息資源，如果利用的好往往能起到很好的宣傳效果，要形成全員檔案意識的格局，讓更多的人支持檔案管理工作。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，為了確保檔案的完整與安全，以便于社會各方面對檔案的利用。從事檔案管理工作的人員要為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動(dòng)提供各種檔案的咨詢服務(wù)。

2.2加快健全檔案管理體制的建立。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵，為充分做好牙病防治所的檔案管理工作，應(yīng)加快健全檔案管理體制的建立，實(shí)行統(tǒng)一管理。在開展此項(xiàng)工作前，首先要對管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，并安排專人來收集并保管好設(shè)備檔案?？梢赃m當(dāng)運(yùn)用行政以及法律手段對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的制度，加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，要將檔案人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃中去，建立健全的崗位責(zé)任制，統(tǒng)一考核，定期對檔案管理進(jìn)行和醫(yī)療業(yè)務(wù)同步的考核。

2.3大力開展檔案信息化管理。牙病防治所要加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，建立起以電子檔案為主的信息化管理體系?？煞e極開展多種檔案管理活動(dòng)，對信息進(jìn)行合理開發(fā)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)儲存各種業(yè)務(wù)、行政方面的檔案，方便使用者及時(shí)查閱，編寫一些專題報(bào)道，為使用者提供多方面、有效的管理信息，提高工作效率。加快配套軟件系統(tǒng)的建立，維護(hù)并備份檔案信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，嚴(yán)格開展檔案的歸納及管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，來滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研的需要，從而實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值的提高。

3結(jié)語

綜上所述，牙病防治所檔案管理作為醫(yī)院重要管理內(nèi)容之一，有效利用這一信息資源，對醫(yī)院管理現(xiàn)代化建設(shè)非常重要。