農(nóng)場檔案管理工作的認(rèn)識與提升

龐曉悅

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。就農(nóng)場而言，檔案管理工作在推動農(nóng)場各項經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)向更好方向發(fā)展中起到了至關(guān)重要的作用。但對于一般從事檔案管理的工作人員來說。不能夠準(zhǔn)確認(rèn)識自身從事工作的性質(zhì)與特點。只是盲目的執(zhí)行，這樣勢必造成檔案管理工作水平欠佳。因此要想做好檔案管理工作。必須認(rèn)識檔案，然后才可行之有效地對其進(jìn)行管理。本文從檔案管理工作實質(zhì)人手，介紹該項工作的特點及內(nèi)容。進(jìn)一步聯(lián)系農(nóng)場檔案工作實際。闡明如何提升農(nóng)場檔案管理工作水平。

1對檔案工作的認(rèn)識

1.1檔案的收集。檔案的收集是檔案管理工作的實際起點。主要指檔案室和檔案館接收和征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)。包括檔案室對本單位歸檔案卷的接收、檔案館對現(xiàn)行機(jī)關(guān)或撤銷機(jī)關(guān)移交檔案的接收、對社會各界人士捐贈檔案的接收、對散存在社會上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的接收。檔案收集的基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案集中到檔案機(jī)構(gòu)中。即“化分散為集中”。便于保管及利用。

1.2檔案的整理。檔案的整理是檔案管理工作的核心部分，主要指將零散文件分門別類地組成檔案有機(jī)體。包括全宗的劃分和排列、全宗內(nèi)分類、文書立卷、案卷排列與編號、案卷目錄的編制等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案整理的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序。使所保存的檔案有序化、條理化。為整個檔案管理工作創(chuàng)建一個嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。即“化零散為系統(tǒng)”，便于保管和利用。

1.3檔案的鑒定。檔案的鑒定是指對檔案保存價值的鑒定。是鑒定檔案價值的大小、確定檔案的保管期限及決定檔案存毀的一項工作。檔案鑒定的基本任務(wù)是通過對檔案的原始價值及情報價值（有用性）的鑒別判定，淘汰無保存價值和保管期限已滿的檔案，存留檔案中的有用部分。

1.4檔案的保管。檔案的保管是指對已經(jīng)整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理。檔案保管的基本任務(wù)有兩個：一是維護(hù)檔案實體的管理秩序。使檔案在庫房中存放和使用時始終有序；二是保護(hù)檔案實體。使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害。盡量延長檔案的“壽命”。

1.5檔案的統(tǒng)計。檔案的統(tǒng)計是指以表格、數(shù)字等形式全面地反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況。包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用情況以及檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費、設(shè)備的登記和統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計所取得的統(tǒng)計信息。不僅可以為整個檔案管NT作提供真實可靠的原始數(shù)據(jù)、基本事實。還可以為重大的工作決策提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)信息支持。使決策更為科學(xué)。

1.6檔案的檢索。檔案的檢索是指對所存檔案信息的查檢尋找。其基本任務(wù)是運用一系列專門方法將檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加工處理。編制成各種各樣的檢索工具（目錄），并運用這些檢索工具為人們查找到所需檔案。其意義和價值是為開發(fā)利用檔案信息架設(shè)橋梁，鍛造并且提供打開檔案信息寶庫的鑰匙。

1.7檔案的利用。檔案的利用又稱為利用服務(wù)。是直接體現(xiàn)檔案管理目的的具體工作。其基本任務(wù)是將檔案直接或間接地提供給利用者，最大限度地滿足社會各方面對檔案的利用需求。其意義與價值有兩個：一是直接實現(xiàn)檔案價值，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用；二是溝通檔案工作與社會各方面的聯(lián)系，檢驗評價檔案管理工作的總體狀況、水平和工作成效。

1.8檔案的編研。檔案的編研是一項研究性的專門工作。主要是指檔案館（室）工作人員對檔案資料的編輯與研究工作。包括編輯檔案文獻(xiàn)匯編、編寫綜合參考資料以及編史修志等。其主要任務(wù)是按照一定的選題。將重要的檔案編輯成為文獻(xiàn)出版物。如檔案史料匯編或叢編，重要文件匯編或政策法令匯編，以及科學(xué)技術(shù)資料匯編等；或?qū)n案信息濃縮化、系統(tǒng)化，編成大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要等，便于不同利用對象的利用。檔案編研的意義與價值不僅在于拓展檔案信息發(fā)揮作用的空間范圍和時間跨度、充分有效地發(fā)掘并實現(xiàn)檔案信息的潛在價值，而且對于擴(kuò)大檔案工作的社會影響、促進(jìn)社會對檔案界的認(rèn)識和了解、增強(qiáng)社會各界的檔案意識，都具有特殊意義。

2農(nóng)場檔案工作的提升

2.1要創(chuàng)新農(nóng)場檔案管理方式，繼續(xù)發(fā)揮示范作用。不斷滿足新時代對農(nóng)場檔案工作的要求。進(jìn)一步加強(qiáng)對直管部門辦公室對檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。著力提升檔案專兼職人員的現(xiàn)代化管理能力和素質(zhì)。

2.2要提升農(nóng)場檔案信息化、精細(xì)化管理水平。以精細(xì)化提升信息化質(zhì)量。為建立數(shù)字檔案室奠定基礎(chǔ)。

2.3要進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)場檔案安全管理，嚴(yán)格庫房溫濕度控制，掌握特殊載體檔案的保管方法。確保存儲的數(shù)據(jù)、信息及存儲介質(zhì)的安全。

3結(jié)語

農(nóng)場檔案的價值是農(nóng)場的無形資產(chǎn)。更是文化發(fā)展的助推器?？墒侨绾巫龅郊炔挥绊懸院笳{(diào)動檔案利用，又方便農(nóng)場各部門在繁忙的業(yè)務(wù)工作之余形成檔案宗卷，還不把此項工作看成不必要的負(fù)擔(dān)，這是非常值得檔案工作者研究和探討的。為此。工作人員需要從實際出發(fā)，把握好農(nóng)場檔案工作本質(zhì)需要，環(huán)環(huán)相扣的做好相應(yīng)工作。使農(nóng)場檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)的發(fā)展需求。