關(guān)于如何提高事業(yè)單位檔案管理水平的探究

摘要：檔案管理是事業(yè)單位不可缺少的一項(xiàng)工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，各領(lǐng)域的信息量也大大增加，社會(huì)各領(lǐng)域所需的信息量也相應(yīng)的增加，同時(shí)，也增加了檔案管理難度，為了滿足信息需求者的需要，這就需要具有較高的檔案管理水平，才能及時(shí)的為信息需求方提供各類信息和完好無損的存儲(chǔ)各類信息。因此，本文主要針對(duì)如何提高事業(yè)單位的檔案管理水平進(jìn)行探討，并提出一些方法，旨在提高其管理水平，更好的為社會(huì)各方面提供信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理水平；方法

事業(yè)單位的檔案管理涉及范圍廣、類型多，需要收集、記錄、保存的信息也較多，所以，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，為了做好檔案管理工作及提高工作效率，就必須要提高其管理水平。就目前情況來看，可以從管理制度、管理人員素質(zhì)、信息化建設(shè)等方面入手，來提高檔案管理水平。

一、完善并落實(shí)事業(yè)單位檔案管理制度

檔案管理制度為管理工作提供管理方向和管理依據(jù)，并使管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是提高檔案管理水平不可缺少的一種方法，為此，就必須從以下幾個(gè)方面入手，完善檔案管理制度并落實(shí)管理制度。

1、提高管理人員的管理意識(shí)。在實(shí)際的管理工作中，有很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理要求不夠高，使很多檔案管理人員認(rèn)為管理工作并不重要，普遍的認(rèn)為檔案管理只是對(duì)各類信息、資料的保存，所起到的實(shí)際作用較小，導(dǎo)致缺乏管理意識(shí)，即使有相關(guān)的管理制度，也難以按制度進(jìn)行工作。例如，不積極主動(dòng)的收集信息、不認(rèn)真整理資料、檔案存放混亂等，都是缺乏管理意識(shí)的具體表現(xiàn)，也是忽視管理制度的體現(xiàn)，導(dǎo)致所保存的檔案不夠完整，影響檔案的保存價(jià)值。因此，針對(duì)這些情況，事業(yè)單位要通過宣傳教育、課程培訓(xùn)、提高管理要求等途徑，來提高管理人員的管理意識(shí)，只有有了較強(qiáng)的管理意識(shí)才能依據(jù)管理制度進(jìn)行工作，并不斷的改進(jìn)管理制度，才能提高檔案管理水平。

2、對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化。由于時(shí)代是不斷進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)政策、工作等也不斷進(jìn)行改革，所以，為了提高檔案管理水平也要對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，使之起到應(yīng)有的作用。為此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理制度，聚集相關(guān)人員，對(duì)管理制度進(jìn)行全面的甄別，仔細(xì)分析與研究，根據(jù)單位的實(shí)際情況增添管理?xiàng)l例、規(guī)則等，對(duì)不適用的規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化或淘汰，并在以后的管理工作中重視及關(guān)注相關(guān)規(guī)章制度的合理性，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào)，確保問題及時(shí)的得到解決，努力制定一個(gè)完善的管理制度。

3、利用監(jiān)督制度促進(jìn)管理制度的落實(shí)。有了完善的檔案管理制度還必須要落實(shí)要到具體工作，才能發(fā)揮管理制度的作用，才能提高檔案管理水平。為此，事業(yè)單位還要選派責(zé)任心強(qiáng)、工作能力高以及工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T組建監(jiān)督部門，健全監(jiān)督制度，定期或經(jīng)常對(duì)檔案管理進(jìn)行督查、督促，狠抓落實(shí)工作，督促檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度認(rèn)真、謹(jǐn)慎工作，有助于提其管理水平。另外，我國相關(guān)職能部門應(yīng)完善、健全與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，從法律層面上來保障檔案管理工作，同時(shí)，對(duì)檔案管理制度的落實(shí)也有較大的促進(jìn)作用。

二、加強(qiáng)對(duì)人員的管理也是一種較好的方法

檔案管理的各項(xiàng)工作主要由管理人員來操作，所以，檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德與其管理水平有著直接的關(guān)系，因此，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，具體可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)。

1、選派合格、合適的人員來從事檔案管理工作。就當(dāng)前情況來看，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作方面不夠重視，導(dǎo)致在人事任用方面放松警惕，使一些不夠資格或不合適崗位要求的人員從事檔案管理工作，一方面由于這些人員不具有專業(yè)的管理知識(shí)及管理能力，造成管理水平及管理效率大大降低。另一方面，增加了崗位的不穩(wěn)定性，使檔案人員變動(dòng)較為頻繁，不僅讓在崗人員無心做好管理工作，也無法培養(yǎng)專業(yè)的管理人員。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要引起足夠的重視，選派合格、合適的人員來擔(dān)任檔案管理工作的重任。

2、提高檔案管理人員的職業(yè)技能。職業(yè)技能的高低也是影響其管理水平的重要因素，隨著近年來信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面也逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，對(duì)人才的要求隨之變高，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力也隨之變高。所以，事業(yè)單位不僅要在招聘上嚴(yán)格把關(guān)，招聘職業(yè)技能較高的人員以外，還要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的管理技能和現(xiàn)代信息化的管理技術(shù)，以此來提高其職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，方能提高檔案管理水平。

3、提高檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心。假如管理人員擁有較高的職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，但缺乏高尚的職業(yè)道德和責(zé)任心，也將對(duì)檔案管理工作帶來嚴(yán)重的影響。例如，在正常的管理工作中，由于一時(shí)疏忽，導(dǎo)致?lián)p壞或丟失資料，而又沒有主動(dòng)的補(bǔ)齊，而是撒手不管。這將嚴(yán)重的破壞了檔案材料的完整性，因此，除了對(duì)管理工作人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提高以外，還要經(jīng)常開展思想素質(zhì)教育活動(dòng)，或增設(shè)思想教育培訓(xùn)課程，提高管理人員的思想覺悟性，從而提高其職業(yè)道德和責(zé)任心。

三、應(yīng)用信息化檔案管理模式提高管理效率

管理模式也與管理水平有著直接的關(guān)系，對(duì)于檔案管理來說更是如此，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足于當(dāng)代的檔案管理需要，所以，事業(yè)單位要積極的引進(jìn)信息化管理技術(shù)，建立信息化檔案管理模式。

1、加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備。由于社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案資料大量增加，使管理工作更加復(fù)雜、繁瑣，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足正常管理需要。所以，事業(yè)單位要在檔案管理方面增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代管理設(shè)備，籌建現(xiàn)代管理設(shè)施，為建立現(xiàn)代化的信息管理模式提供硬件設(shè)施設(shè)備。另外，資金的投入還可以用于培養(yǎng)檔案管理人員的信息技術(shù)，使其能夠正確的應(yīng)用信息技術(shù)、信息設(shè)備進(jìn)行高效率的管理工作。

2、建立信息化管理平臺(tái)。在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)利用信息設(shè)備、設(shè)施，建立信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式與傳統(tǒng)的管理模式相結(jié)合，勢必會(huì)提高管理效率。例如，在調(diào)取某一檔案時(shí)，可以從信息平臺(tái)中調(diào)取相關(guān)存儲(chǔ)信息，可以及時(shí)、準(zhǔn)確的鎖定檔案的存放位置，便于快速的取出檔案。所以，檔案管理部門要根據(jù)具體的實(shí)際情況，逐步的把相關(guān)信息輸入信息平臺(tái)，建立信息化管理平臺(tái)，并逐步的完善。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理工作，在各類檔案資料大量增加的同時(shí)，必須要不斷的利用多種管理方法來提高其管理水平，才能滿足人們對(duì)檔案資料的保管、存儲(chǔ)、使用等需要。

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作者簡介：陳國芹，出生年月：1972年7月，女，漢，籍貫（精確到市）：陜西省銅川市，當(dāng)前職務(wù)：檔案館員，當(dāng)前職稱：中級(jí)，學(xué)歷：本科，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)、文書、業(yè)務(wù)檔案管理