淺談檔案管理工作的收集及服務(wù)意識(shí)

盧葦

【摘要】檔案收集是檔案管理工作的開端，是開張檔案工作的基礎(chǔ)，也是最為重要的環(huán)節(jié)。只有做好收集工作，才能確保檔案材料齊全完整，內(nèi)容豐富，滿足檔案各方面管理與利用的需求。筆者結(jié)合多年來從事檔案管理工作的經(jīng)歷，談?wù)勗跈n案收集方面的一些做法和體會(huì)。

【關(guān)鍵詞】檔案收集 檔案意識(shí) 業(yè)務(wù)流程 制度服務(wù)

一、加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，提高全員檔案意識(shí)

加強(qiáng)宣傳教育，明確積累檔案材料的重要意義，提高全員檔案意識(shí)，自覺參與檔案材料的收集工作，是每一名員工應(yīng)盡的義務(wù)。一是以《檔案法》等法律法規(guī)為依據(jù)，建立一系列的收集歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷質(zhì)量要求等，把檔案收集歸檔工作作為部門工作考核之一，建立獎(jiǎng)懲考核制度。二是精選相關(guān)法律法規(guī)和指導(dǎo)檔案工作的文章，及時(shí)組織員工學(xué)習(xí)，擴(kuò)大檔案工作影響，提高大家的檔案意識(shí)，營造人人參與檔案收集，人人重視檔案管理，人人明確檔案責(zé)任的濃厚氛圍，進(jìn)一步提高檔案工作主動(dòng)性。三是改善檔案保管條件，提高檔案服務(wù)水平。

二、明確業(yè)務(wù)流程，提高檔案收集質(zhì)量

哪些檔案需要?dú)w檔，哪些檔案需要保密，歸檔必須經(jīng)過哪些程序以及需要注意的事項(xiàng)等等，員工一般不是很清晰。如何讓員工明確檔案收集、歸檔的工作流程，需要從制度進(jìn)行明確界定。首先對(duì)收集工作要做到“心中有數(shù)”，要收集具有長久保存價(jià)值的檔案材料和征集與本單位發(fā)展相關(guān)的歷史檔案，特別是對(duì)一些重大歷史事件，要確保收集資料準(zhǔn)確、完整、齊全。針對(duì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，制定文件歸檔范圍、條件、要求及保管期限，該歸檔的要及時(shí)歸檔，不需要?dú)w檔要及時(shí)清理。

一是制定檔案工作計(jì)劃。年初，要根據(jù)單位生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，明確每一階段的工作重點(diǎn)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)跟蹤指導(dǎo)，確保重要資料及時(shí)存檔。應(yīng)該對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，明確檔案上報(bào)負(fù)責(zé)人，確保歸檔資料數(shù)據(jù)翔實(shí)，有保存價(jià)值。對(duì)不能及時(shí)歸檔的資料要及時(shí)督促，嚴(yán)格考核，提高檔案管理工作嚴(yán)肅性。

二是建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)。設(shè)立部門兼職檔案員。各種檔案材料是在各部門生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的，有關(guān)工作人員直接參與其中，他們專業(yè)知識(shí)性強(qiáng)，掌握了最原始、最直接的第一手材料。在各部門設(shè)立一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保了歸檔材料及時(shí)完整、全面系統(tǒng)。檔案部門應(yīng)充分利用和發(fā)揮部門兼職檔案員的作用，開展多樣化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與研討活動(dòng)，搭建經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，更有利于檔案資料的收集與歸檔工作。

三是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，切實(shí)做到學(xué)以致用。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，補(bǔ)充一次性教育的不足。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。第三要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

四是豐富檔案館藏內(nèi)容。本著“種類齊全、資源豐富、保障完整”的思路，要加大對(duì)各項(xiàng)資料收集、保存，保證為各項(xiàng)工作服好務(wù)。除了做好本單位普通檔案、專業(yè)檔案、科技檔案的收集外，還應(yīng)通過多種渠道和方式向社會(huì)及個(gè)人廣泛收集與本單位發(fā)展關(guān)系密切的其他檔案資料。由于這些檔案資料形成分散、流動(dòng)性大、不易收集，檔案部門應(yīng)進(jìn)行全面調(diào)研，加強(qiáng)聯(lián)系，深入基層挖掘，收集有價(jià)值的檔案。

三、健全完善制度，提高服務(wù)保障水平

做好檔案收集工作，除了充分調(diào)動(dòng)各部門和廣大員工的自覺性和積極性外，更應(yīng)當(dāng)在收集工作上實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制，這種監(jiān)督控制主要通過完善和落實(shí)規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)。

一是健全完善規(guī)章制度。要確保檔案收集完整、準(zhǔn)確，必須制定完善的規(guī)章制度，對(duì)檔案工作的方方面面做出明確的規(guī)定，保證檔案工作責(zé)任明確，有章可循，也使各部門明確該做什么？怎么做？應(yīng)負(fù)的責(zé)任等等。通過制定檔案管理細(xì)則、各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，詳細(xì)規(guī)定了歸檔范圍、時(shí)間、歸檔部門、控制措施等，詳細(xì)具體，可操作性強(qiáng)，將檔案收集納入了有關(guān)部門各人員崗位職責(zé)，使各部門能根據(jù)規(guī)定，按部就班地做好收集工作。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況的變化，及時(shí)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行修改、完善，保證檔案收集工作的連續(xù)性。

二是嚴(yán)格責(zé)任考核落實(shí)。檔案部門堅(jiān)持依法治檔，按照制度規(guī)定，對(duì)不及時(shí)歸檔，收集不完整，材料不符合規(guī)定要求，沒有通知檔案人員參加項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱的部門及時(shí)給予考核，引起有關(guān)部門的重視，也提高了檔案工作的地位，有效促進(jìn)了檔案收集工作的開展。檔案部門也應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的變化及時(shí)修訂完善有關(guān)制度，以避免造成漏洞，如，隨著實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投運(yùn)，許多員工對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔感到不解和麻煩，針對(duì)這一情況，檔案部門人員認(rèn)真做好解釋工作，及時(shí)出臺(tái)檔案收集辦法，對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)錄入、紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集做了詳細(xì)的規(guī)定，并定期到有關(guān)部門進(jìn)行檢查考核，做到事前控制，確保了檔案材料的完整、準(zhǔn)確。

三是突出檔案網(wǎng)絡(luò)作用。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)千頭萬緒，僅僅依靠專職檔案人員難以保證檔案收集的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。各部門最清楚本部門的活動(dòng)情況，收集工作由各部門負(fù)責(zé)是更為有效的途徑。檔案部門充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用，各部門、各專業(yè)均有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，由兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門、本專業(yè)檔案的收集工作，由于立項(xiàng)的工程、大修、技改、科技項(xiàng)目的檔案，則由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，各專業(yè)兼職檔案員配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好收集工作。專職檔案員根據(jù)工作計(jì)劃和活動(dòng)情況，到各部門進(jìn)行檢查指導(dǎo)收集工作，由于兼職檔案員職責(zé)明確，檔案收集工作的得到了保證。檔案收集是一項(xiàng)長期性的工作，收集工作也是多種多樣的，只有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，采取不同的收集方法，常抓不懈，才能保證檔案材料完整、準(zhǔn)確，做好檔案工作。

總之，要做好檔案收集工作，檔案部門應(yīng)堅(jiān)持“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、豐富館藏”為收集原則，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)調(diào)研，統(tǒng)籌安排，采取有效措施，廣泛持續(xù)地收集各種檔案資料，運(yùn)用科學(xué)手段確保檔案收集質(zhì)量，為檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件。