建成單位檔案信息安全管理系統(tǒng)分析

成曦

【摘要】單位檔案是單位進(jìn)行科研和管理等工作的有效資源，維護(hù)單位檔案信息安全管理系統(tǒng)尤為重要。信息技術(shù)的發(fā)展使得單位檔案信息安全管理系統(tǒng)變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統(tǒng)卻面臨著一定的挑戰(zhàn)。檔案信息安全管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障單位檔案資源順暢流通。

【關(guān)鍵詞】檔案信息 安全管理 系統(tǒng)分析

1 單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用

單位檔案信息安全管理系統(tǒng)在一定程度上能夠幫助員工查閱必需的資料，檔案存檔為科研的真實(shí)性提供了有效的保障和參考價(jià)值。增強(qiáng)單位檔案信息安全管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)的綜合安全保密能力，重點(diǎn)應(yīng)該放在健全保密體系上。單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，單位檔案信息安全管理系統(tǒng)是單位管理工作的重要依據(jù)。單位的黨政機(jī)關(guān)工作需要借助過去的工作以及資料進(jìn)行真實(shí)的參考，而單位的檔案是記錄過去管理工作的重要組成部分。單位的檔案是經(jīng)過長(zhǎng)期積累而形成的，這對(duì)單位的發(fā)展以及單位的管理規(guī)劃都能夠提供一定的參考價(jià)值，也是更好地提高管理工作效率的重要憑證。

第二，單位檔案信息安全管理系統(tǒng)是促進(jìn)單位科研水平的重要基礎(chǔ)。單位檔案信息安全管理系統(tǒng)作為一種新型的單位管理模式，主要是借助計(jì)算機(jī)和單位局域網(wǎng)絡(luò)將單位的管理、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，為未來的發(fā)展以及豐富單位的活動(dòng)提供重要的基礎(chǔ)。從實(shí)踐活動(dòng)方面來講，單位檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠促進(jìn)單位科研工作和管理工作的順利進(jìn)行。

第三，單位檔案信息安全管理系統(tǒng)是編寫單位歷史的重要參考材料。沒有一定的檔案信息，單位的史志就是無本之木。單位的檔案是見證單位發(fā)展的重要依據(jù)，尤其是在編寫單位歷史的過程中能夠發(fā)揮重要作用。

2 建立單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的必要性

一方面，單位檔案信息安全管理系統(tǒng)是一種新型的保障單位檔案信息安全的重要措施，主要是通過計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的安全來有效維護(hù)單位的檔案信息。通過這一安全的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的查詢以及資源的共享，從而能夠快速實(shí)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的作用。另一方面，建立單位的檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠使得數(shù)字化單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)得到進(jìn)一步的發(fā)展。單位的檔案信息管理系統(tǒng)能夠通過各種方式和途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，這是建立單位檔案信息安全管理系統(tǒng)管理中心的重要價(jià)值所在。

3 影響單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素

單位建立檔案安全管理系統(tǒng)是為了確保檔案的安全，并通過各種安全的管理系統(tǒng)來保障檔案信息內(nèi)容的完整性。這就需要分析影響單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素，從而有針對(duì)性地采取有效措施來加強(qiáng)單位檔案信息安全管理系統(tǒng)。單位檔案信息安全管理系統(tǒng)是以科學(xué)化和自動(dòng)化的管理方式來進(jìn)行的。這主要從以下幾個(gè)方面人手。

（1）單位檔案信息安全管理系統(tǒng)自身的技術(shù)因素。數(shù)字化檔案管理需要依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是其本身的物理壽命不長(zhǎng)。實(shí)踐證明，光盤的最長(zhǎng)壽命也只是20年到30年間，為了有效保護(hù)單位檔案信息安全管理系統(tǒng)，有效期結(jié)束后，需要再次寫入光盤才能發(fā)揮檔案信息的作用，這種反復(fù)操作容易造成數(shù)據(jù)丟失。檔案信息的安全程度就逐漸降低，從而使得光盤和硬盤需要不斷升級(jí)。

（2）單位檔案信息安全管理系統(tǒng)容易致使人們對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生一定程度的依賴。這就導(dǎo)致檔案信息安全管理過程中，通過對(duì)數(shù)據(jù)的輸入及查閱，容易造成信息的混亂。目前，許多檔案都采用了檔案信息安全管理系統(tǒng)。但是，對(duì)軟件的操作系統(tǒng)及升級(jí)過程中出現(xiàn)的問題是不可忽視的，這就需要原有的數(shù)據(jù)信息還要適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換工作，這一系列的工作，制約了單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的安全程度。

（3）單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的共享造成了一定程度的信息丟失。目前單位的檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了各方面資源的共享，這種快速的發(fā)展方式使得信息的流通量變大，尤其是信息的自由轉(zhuǎn)移程度也逐漸提高。這在無形之中就對(duì)信息安全以及具有保存信息狀態(tài)的磁記錄產(chǎn)生了一定的沖擊作用。傳統(tǒng)的檔案信息安全管理能夠?qū)n案實(shí)行嚴(yán)密的保密措施，而這種大眾分享的狀態(tài)卻使得檔案信息在流通過程中造成數(shù)據(jù)丟失。并且計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過程中容易產(chǎn)生病毒以及新的數(shù)據(jù)，從而干擾了檔案信息。

4 完善單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的重要措施

4.1 加強(qiáng)單位檔案信息安全管理人員的基本素質(zhì)

做好保密工作是每個(gè)單位檔案信息安全管理人員的必備素質(zhì)，更是檔案信息安全管理人員的職責(zé)。在信息技術(shù)深入的今天，實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源的合理利用，需要在全面了解安全信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，積極轉(zhuǎn)變觀念，做好保密工作，才能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息安全系統(tǒng)的有效管理。

4.2 建立有效的單位檔案信息安全管理系統(tǒng)保密服務(wù)支持體系

風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)貫穿于檔案信息安全管理工作之中，要實(shí)現(xiàn)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估以及分析，才能夠采取有效的控制風(fēng)險(xiǎn)的措施，有針對(duì)性地增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的可靠性和安全性。尤其是在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的時(shí)候，能夠更加可靠地對(duì)泄密事件做出快速反應(yīng)，才能夠保障單位安全信息管理系統(tǒng)的安全。這不僅僅需要單位檔案安全管理系統(tǒng)需要專業(yè)的技術(shù)管理人員，更重要的是具備安全意識(shí)和防范意識(shí)。

4.3 建立單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的管理體制

在科技日益發(fā)展的今天，安全管理也成為單位檔案管理工作的重點(diǎn)。建立單位檔案信息安全管理系統(tǒng)的體制尤為重要。尤其是在檔案信息資源管理過程中，人們對(duì)知識(shí)資源的利用和整合程度上有一定的欠缺。單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，專門的檔案管理工作人員在管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案的安全管理，就必須需要建立一定的安全管理體制來約束單位管理人員，采取強(qiáng)有力的保障措施，才能夠?yàn)閱挝粰n案信息管理提供可靠的保障。

5 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，依托信息技術(shù)能夠使得單位檔案信息安全管理得到進(jìn)一步的完善，這是建設(shè)單位各種管理工作的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)單位電子信息一體化的方式。傳統(tǒng)的單位檔案信息安全管理方式具有一定的局限性，尤其是在提供真實(shí)可靠的信息資源方面浪費(fèi)了大量的查閱時(shí)間。而建立單位檔案信息安全管理系統(tǒng)，在保障信息安全的前提下提高了管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋林雅.淺談單位檔案信息安全管理系統(tǒng)安全保密體系的構(gòu)建[J].蘭臺(tái)世界，2013 （14）.