SAP信息系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理

◎文/張燕云

SAP（System Applications and Products in Data Processing）是一款典型的ERP（Enterprid -wide Resource Planning）軟件，作為企業(yè)資源管理系統(tǒng)，主要由財(cái)務(wù)控制、物流、生產(chǎn)、采購、銷售等模塊組成。它從企業(yè)后臺(tái)到公司決策層，從電腦桌面到移動(dòng)終端，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管理、客戶關(guān)系管理、智能控制等多角度管理。目前，我們使用的SAP主要涉及SD（Sales& Distribution）、MM（MaterialsManagement）、FA（Financial Accounting）、HR（Human Resources） 四大 功能模塊，并根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)，按照投資屬性設(shè)立利潤中心、成本中心、工廠等進(jìn)行核算。該系統(tǒng)的操作流程是由銷售到物流，最后集成到財(cái)務(wù)，強(qiáng)調(diào)部門之間的內(nèi)部銜接，即一項(xiàng)業(yè)務(wù)從銷售部下訂單、簽訂合同，到物流部收、發(fā)貨，業(yè)務(wù)人員收款和付款，到財(cái)務(wù)核銷、清賬、報(bào)表，形成了一套完整的信息化管理系統(tǒng)。

確保安全是信息系統(tǒng)應(yīng)用的前提，該系統(tǒng)的使用，讓我們也格外關(guān)注信息化管理下的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理。

眾所周知，風(fēng)險(xiǎn)是指在某一特定環(huán)境下，在某一特定時(shí)間段內(nèi)，某種損失發(fā)生的可能性。由于風(fēng)險(xiǎn)具有不確定性，因此對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制顯得尤為重要。在目前的SAP信息系統(tǒng)下，結(jié)合實(shí)際操作流程，我們認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面防范風(fēng)險(xiǎn)：

一、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及防范

（一）賒銷管理及風(fēng)險(xiǎn)防范

1.賒銷審批

目前，我們對(duì)賒銷客戶均需進(jìn)行嚴(yán)格審查，除要求對(duì)方提供基本信息以外，還需要了解其資信情況；同時(shí)，通過在保險(xiǎn)公司投保，達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁的目的。賒銷客戶及授信額度、賒銷周期經(jīng)審查合格，報(bào)上級(jí)公司批準(zhǔn)后，由上級(jí)公司信息管理人員錄入至SAP系統(tǒng)中，方予以賒銷。

2.賒銷管理

賒銷管理一直是企業(yè)管理層高度重視的一項(xiàng)工作，上級(jí)公司有專人負(fù)責(zé)定期將賒銷超期的客戶及金額發(fā)給各公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)。

為了盡量避免超期賒銷的發(fā)生，企業(yè)由財(cái)務(wù)資金管理崗對(duì)即將超期 （通常5天內(nèi)）的客戶及金額發(fā)給業(yè)務(wù)人員及相關(guān)部門，并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)，敦促相關(guān)人員及時(shí)催收資金，回籠資金，從而降低資金占用成本和資金風(fēng)險(xiǎn)。

3.“兩金”壓降

根據(jù)國資委《2016年中央企業(yè) “兩金”壓控工作方案》的通知要求，企業(yè)開展了應(yīng)收賬款和存貨專項(xiàng)大檢查，并要求提交自查報(bào)告，上報(bào)月度統(tǒng)計(jì)表及分析。

經(jīng)過自查，“兩金”壓控總體目標(biāo)是：以2015年12月31日為基準(zhǔn)日，存量應(yīng)收賬款壓減20%，力爭達(dá)到30%；2016年末一年以上應(yīng)收賬款余額較2015年末下降10%以上；嚴(yán)控應(yīng)收賬款增量，2016年應(yīng)收賬款增幅不高于營業(yè)收入增幅。存量存貨清理壓縮15%，力爭達(dá)到20%；2016年末非正常存貨余額較2015年末下降10%以上；嚴(yán)控存貨增量，2016年存貨增幅不高于營業(yè)收入增幅。通過“兩金”壓降，對(duì)歷年及周期較長的應(yīng)收賬款進(jìn)行了系統(tǒng)梳理和清理，對(duì)存貨資產(chǎn)進(jìn)行了進(jìn)一步核實(shí)，從而一定程度上實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)的控制。

相關(guān)案例分析：

案例一，在執(zhí)行銷售合同過程中，合同條款約定貨到后支付貨款（賒銷），但是在到期支付貨款時(shí)，客戶以銀行承兌匯票支付 （六個(gè)月承兌期，仍有123天方能貼現(xiàn)）。

存在問題：①無形中變相延長了客戶的賒銷期；

②未在合同中明確支付方式。

解決辦法：要求業(yè)務(wù)人員在簽訂合同時(shí)就明確支付方式，如若到期支付銀行承兌匯票，需明確由誰來承擔(dān)資金占用利息。如未約定，財(cái)務(wù)不接受客戶以銀行承兌匯票方式支付。

（二）存貨管理及風(fēng)險(xiǎn)控制

SAP系統(tǒng)操作是由銷售部門發(fā)起，到物流部發(fā)貨，再集成到財(cái)務(wù)部，最終形成公司的收入、成本。在實(shí)際操作中，對(duì)如下因素需加以關(guān)注：

1.存貨核算的方法：SAP系統(tǒng)設(shè)定以移動(dòng)加權(quán)平均法進(jìn)行存貨的核算，因此收、發(fā)貨的先后順序會(huì)影響到加權(quán)平均成本價(jià)格，從而影響當(dāng)月利潤。

2.多庫下的存貨核算：由于不同時(shí)期采購的價(jià)格不同，各庫的庫存成本價(jià)格也有高有低，因此通過移庫的方式，也可調(diào)整庫存成本，影響當(dāng)月利潤。

3.開票管理：對(duì)外開具銷售發(fā)票的審核一直是我們十分關(guān)注的環(huán)節(jié)，開票前財(cái)務(wù)有專人會(huì)根據(jù)企業(yè)定價(jià)文件、合同、出庫單等支持性文件進(jìn)行審核，在一定程度上控制了資金和存貨的風(fēng)險(xiǎn)。

4.賬實(shí)核對(duì)：每月末，財(cái)務(wù)提供賬面數(shù)字，由物流部根據(jù)月度盤點(diǎn)表進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，分析差異原因，確保資產(chǎn)的完整。

（三）資金管理及風(fēng)險(xiǎn)降低

資金支付作為風(fēng)險(xiǎn)管理的最重要防線之一，如何通過嚴(yán)格審核，避免差錯(cuò)發(fā)生，一直是財(cái)務(wù)重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)，也是決策層所關(guān)心的問題。比如，資金預(yù)付后何時(shí)到貨；實(shí)際到貨量與付款之間差額如何結(jié)算等等。在實(shí)際運(yùn)作中，我們主要通過以下手段進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制：

1.嚴(yán)把審核關(guān)：業(yè)務(wù)人員在提交付款申請(qǐng)單時(shí)，通常需一并提交合同。財(cái)務(wù)在審核合同時(shí)，同時(shí)審核發(fā)票、審批手續(xù)是否齊全等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)并予以糾正，降低了風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.賬戶管理：由于業(yè)務(wù)人員每天請(qǐng)款、查款、付款，對(duì)財(cái)務(wù)的時(shí)間性要求很高，因此對(duì)賬戶的管理顯得尤為重要。目前所有賬戶的開立、撤銷、變更均需走相應(yīng)的審批流程，同時(shí)通過網(wǎng)銀支付工具等手段控制資金余額；每日通過資金日?qǐng)?bào)表上報(bào)資金余額，將沉淀資金降至最低，有效地控制資金風(fēng)險(xiǎn)。

3.資金集中歸集：通過資金集中管理，合理利用存量資金，最大限度降低資金占用成本。

4.有償使用資金：通過資金占用利息的計(jì)算、歸集和考核，強(qiáng)化資金管控意識(shí)，敦促業(yè)務(wù)人員有效、高效使用資金，從而增強(qiáng)使用資金的責(zé)任意識(shí)。

合計(jì)本位幣金額4 0 0 0 6 2 6 5 9 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 4 0 0 0 3 3 2 A公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 2 -2 1 7.5 6 U S D -1,4 9 9.9 7 0 U S D 0 -2 1 7.5 6 U S D -1,4 9 9.9 7采購訂單號(hào)供應(yīng)商發(fā)票憑證供應(yīng)商描述利潤中心收貨金額幣種收貨本位幣金額發(fā)票金額幣種小計(jì)小計(jì)2 1 7.5 6-1,4 9 9.9 7 4 0 0 0 6 2 6 6 3 8 5 0 0 0 0 0 2 2 9 8 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-5 4 5,3 7 0.0 0 C N Y-5 4 5,3 7 0.0 0 0 C N Y 0 -5 4 5,3 7 0.0 0 C N Y-5 4 5,3 7 0.0 0 5 0 0 0 0 0 2 2 9 8 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 0 C N Y 0 -1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 5 1 0 0 0 0 1 0 5 0 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4 C N Y 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5 1 0 0 0 0 1 0 5 1 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4 C N Y 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0小計(jì)-5 4 5,3 7 0.0 0合計(jì)金額-5 4 5,3 7 0.0 0 4 0 0 0 6 3 0 1 2 3 5 0 0 0 0 0 2 4 4 9 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 0 C N Y 0 -1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 5 0 0 0 0 0 2 4 4 9 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 9,0 8 5.0 0 C N Y -1 9,0 8 5.0 0 0 C N Y 0 -1 9,0 8 5.0 0 C N Y -1 9,0 8 5.0 0發(fā)票本位幣金額幣種-2 9,0 8 5.0 0-2 9,0 8 5.0 0

二、充分發(fā)揮財(cái)務(wù)在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中的作用

財(cái)務(wù)作為企業(yè)管理部門或是風(fēng)險(xiǎn)控制部門，越來越多地承擔(dān)著企業(yè)風(fēng)控的重要角色。雖然，財(cái)務(wù)不如業(yè)務(wù)部門那樣直接創(chuàng)造價(jià)值 （利潤），但是其潛在的作用是巨大的，可謂管理也能產(chǎn)生效益。同時(shí)，在企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展過程中也起到保駕護(hù)航的作用。

典型案例分析：

案例二，2016年 6月，財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)存在2016年12月～2017年 1月的暫估，訂單至今尚未完成發(fā)票校驗(yàn)（見下表）：

經(jīng)查這些訂單為業(yè)務(wù)人員暫估的關(guān)稅，本應(yīng)該在收到發(fā)票后對(duì)發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)，但是，業(yè)務(wù)人員卻再一次將該發(fā)票掛在了別的訂單上，導(dǎo)致重復(fù)記賬，虛增了一塊成本。

目前我們?cè)赟AP系統(tǒng)中的核算流程是：

1.銷售部門（業(yè)務(wù)員賬號(hào)）下銷售訂單；

2.銷售部門經(jīng)理（部門經(jīng)理賬號(hào)）審批；

3.物流部（MM 賬號(hào)）發(fā)貨（根據(jù)情況，若有錢到賬由財(cái)務(wù)錄入款項(xiàng)，該訂單可以發(fā)貨；若該客戶有授信額度，則MM可以直接發(fā)貨）（此時(shí)產(chǎn)生主營業(yè)務(wù)成本憑證）；

4.業(yè)務(wù)員提交開票申請(qǐng)（后附出庫單、貨權(quán)劃轉(zhuǎn)單等）；

5.財(cái)務(wù)審核過賬。（此時(shí)產(chǎn)生收入憑證）。

通過SAP系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)致的分析，財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員重復(fù)暫估是因?yàn)椋?/p>

1.暫估時(shí)間較長；

2.經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)以后，發(fā)現(xiàn)其相關(guān)費(fèi)用均已結(jié)清，不存在尚未支付的單據(jù)；

3.發(fā)現(xiàn)有相同金額的費(fèi)用在其他訂單中已暫估，并已經(jīng)過了發(fā)票校驗(yàn)。

因此我們判斷這些暫估單據(jù)屬于異常情況，需要進(jìn)行相關(guān)的處理，并會(huì)對(duì)利潤產(chǎn)生一定影響。由于無法通過沖回的方式進(jìn)行處理，經(jīng)與SAP系統(tǒng)顧問探討，采取了由財(cái)務(wù)進(jìn)行發(fā)票零校驗(yàn)的方式，并附相關(guān)附件、說明和簽字加以確認(rèn)。

這些暫估通過發(fā)票零校驗(yàn)以后，在財(cái)務(wù)憑證中主要體現(xiàn)兩個(gè)具體流向，一是結(jié)轉(zhuǎn)至庫存成本（負(fù)數(shù)）即沖減庫存成本，降低庫存單價(jià)；二是沖減當(dāng)期主營業(yè)務(wù)成本，提升當(dāng)期的毛利總額。

從管理機(jī)制的角度看，產(chǎn)生重復(fù)暫估的原因在于：

1.暫估運(yùn)費(fèi)的人員和發(fā)票預(yù)制的人員不是一個(gè)人。出現(xiàn)了在A訂單下暫估以后，發(fā)票來了，另外一個(gè)人又在該訂單下進(jìn)行了事后借記，沒有沖減前期的暫估。

2.暫估運(yùn)費(fèi)的人員和發(fā)票預(yù)制的人員雖然是一個(gè)人，但是由于工作疏忽等因素在A訂單下暫估了一筆運(yùn)費(fèi)，在B訂單下又暫估了一筆運(yùn)費(fèi)并且進(jìn)行了發(fā)票預(yù)制和發(fā)票校驗(yàn)，沒有沖減A訂單的運(yùn)費(fèi)。

雖然為了規(guī)范暫估入庫操作流程，企業(yè)先后出臺(tái)了暫估入庫管理細(xì)則，明確由財(cái)務(wù)部牽頭組織暫估入庫的審核工作，并要求業(yè)務(wù)部門在實(shí)施暫估時(shí)，需填寫《暫估入庫申請(qǐng)表》，履行內(nèi)部暫估價(jià)格審批手續(xù)；物流部門應(yīng)建好預(yù)估入庫臺(tái)賬，記錄預(yù)估資源增加和沖銷明細(xì)，加強(qiáng)SAP庫存和實(shí)物庫存的管理。但是在實(shí)際運(yùn)作中，由于SAP中未設(shè)定對(duì)暫估的相應(yīng)限制，才導(dǎo)致問題的發(fā)生。

綜上所述，在信息化產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代，信息化管理是時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，我們也越來越多地依賴于計(jì)算機(jī)。在依賴信息系統(tǒng)的同時(shí)，我們應(yīng)該更多地去思考，如何完善人與機(jī)的結(jié)合、人與機(jī)的相互補(bǔ)充和替代，對(duì)于有了信息化管理，是否就可以取代來自于人對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管控，筆者在此持否定態(tài)度。

即使一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，不是都能適應(yīng)各行各業(yè)，也不是都能符合地域文化和市場的不斷變化。如果完全依賴信息系統(tǒng)去實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制，也無法完全符合實(shí)際變化的要求。因此在系統(tǒng)實(shí)際操作中，我們會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)一些漏洞和不足，只有通過不斷完善和優(yōu)化信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)的互動(dòng)和互補(bǔ)，才能真正實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控。正如《大數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)管理》中所提到，通過降低運(yùn)營成本，減少經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，來提升財(cái)務(wù)管理效率和經(jīng)營業(yè)績。我們認(rèn)為，良好的信息化系統(tǒng)，仍然離不開財(cái)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管控。