提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施分析

王巖

摘 要：檔案資源管理是基層事業(yè)單位綜合管理工作中的重要組成部分，推動(dòng)檔案資源管理的信息化建設(shè)，能提高檔案資源利用率，為基層事業(yè)單位管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供支持。據(jù)此，對基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行研究，力求能夠促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：F24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.16.030

在基層事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作的全面優(yōu)化能夠促進(jìn)檔案資源作用的發(fā)揮，為基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供相應(yīng)的信息參照，促進(jìn)綜合管理工作的有效落實(shí)。因此結(jié)合新時(shí)期信息技術(shù)在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用的情況，基層事業(yè)單位發(fā)展過程中要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。

1 事業(yè)單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，在助力事業(yè)單位綜合發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，合理發(fā)揮檔案資源的重要作用，能為事業(yè)單位管理決策的制定提供有效的支持。所以在傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理需求的情況下，十分有必要結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為事業(yè)單位的檔案資源的優(yōu)化利用提供支持。系統(tǒng)分析，事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性集中體現(xiàn)在以下方面。

1.1 檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)管理效率的提升

事業(yè)單位組織開展的傳統(tǒng)檔案管理工作以手動(dòng)管理為主，檔案信息的傳播媒介是紙質(zhì)載體，需要檔案管理人員付出大量的勞動(dòng)才能夠?qū)芾砉ぷ鬟M(jìn)行完善。而借助信息技術(shù)的應(yīng)用，在探索信息化檔案管理工作后，檔案信息的載體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮雍途W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)硬盤或者網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的整合管理，在一定程度上簡化了檔案資源的采集、整理和歸檔工作，對檔案管理效率的提升起到良好的促進(jìn)作用。同時(shí)，在開展信息技術(shù)檔案管理工作的過程中，管理人員可以積極探索各部門之間的溝通和交流，并且各部門基于檔案平臺(tái)能夠?qū)⑾嚓P(guān)檔案信息傳遞到數(shù)據(jù)庫中，也為檔案管理人員開展管理工作創(chuàng)造了相應(yīng)的便利。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)能夠優(yōu)化事業(yè)單位整體信息化水平

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，在檔案管理工作中全面加強(qiáng)信息化建設(shè)，不僅能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，增強(qiáng)管理效果，還能對事業(yè)單位的信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展水平，促使事業(yè)單位綜合管理工作中構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位的優(yōu)化發(fā)展。

1.3 可以有效促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化利用

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，對檔案實(shí)施科學(xué)化管理主要就是為了能夠更好的利用檔案信息資源，輔助企業(yè)各項(xiàng)決策工作的開展。因此在加強(qiáng)檔案管理工作的過程中，借助信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠在數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建相應(yīng)的檔案查詢和借閱系統(tǒng)，并且為單位內(nèi)部不同級(jí)別的人提供相應(yīng)的檔案查詢和借閱的條件，對于更好的利用檔案信息資源，優(yōu)化事業(yè)單位的綜合管理工作起到有效的促進(jìn)作用。由此，新時(shí)期必須全面加強(qiáng)對檔案信息化管理的重視，并積極探索信息化管理措施，為檔案資源的合理化利用創(chuàng)造條件。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位的發(fā)展以及檔案資源的優(yōu)化利用產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響，能夠加快事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程。所以新時(shí)期應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，積極探索檔案管理信息化建設(shè)的措施，并且從多角度制定提升檔案管理信息化建設(shè)水平的對策，力求能夠真正打造檔案管理信息化發(fā)展模式，為事業(yè)單位的綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。下面就對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施進(jìn)行分析，為事業(yè)單位檔案管理資源的優(yōu)化利用創(chuàng)造條件。

2.1 將檔案信息化管理工作納入到日常管理工作中

由于檔案管理信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化利用，因此基層事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，明確檔案管理信息化建設(shè)工作的實(shí)際價(jià)值，并將檔案管理信息化建設(shè)工作納入到日常管理工作日程中，將檔案管理信息化建設(shè)工作與單位的未來發(fā)展有機(jī)結(jié)合在一起，制定科學(xué)的管理規(guī)范和規(guī)劃，保證檔案管理工作的優(yōu)化開展，促進(jìn)管理效率的提升。同時(shí)，為了保證提高檔案管理信息化建設(shè)效果，還要在基層事業(yè)單位內(nèi)部組織開展宣傳教育工作，讓各部門員工能認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并配合檔案部門的工作加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，爭取能夠在多部門協(xié)同作用下逐步提高檔案管理信息化建設(shè)工作的效率和效果，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化利用。

2.2 結(jié)合信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)范圍內(nèi)得到普及化應(yīng)用的背景下，要想保證基層事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際效果，為檔案資源的優(yōu)化利用創(chuàng)造有利條件，就應(yīng)該將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，探索檔案管理工作的信息化建設(shè)。在實(shí)際工作中，要加大資金投入，配置先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，保證計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)軟件的配給，能夠支撐檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展。同時(shí)在信息技術(shù)的支持下，要對檔案管理對象進(jìn)行拓展和延伸，將電子文件、視頻資源等都納入到檔案管理工作中，保證檔案資源的全面性。在此過程中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在大量收集檔案信息的基礎(chǔ)上，分門別類的對檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，為后期檔案資源的查詢和利用創(chuàng)造便利。此外，為了能夠確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)，還要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)，保證基層事業(yè)單位的檔案管理人員能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供良好的支持。

2.3 結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員往往對檔案信息資源實(shí)施被動(dòng)的管理，雖然也能夠保證檔案資源管理效果，卻難以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化利用，資源利用率偏低，會(huì)影響事業(yè)單位整體管理和服務(wù)工作的提升。所以結(jié)合信息時(shí)代基層事業(yè)單位發(fā)展過程中對檔案資源的利用提出新要求的背景下，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)管理的理念，借助對信息技術(shù)的應(yīng)用將被動(dòng)管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的檔案信息推送服務(wù)，即要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，讓檔案管理人員能夠主動(dòng)對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，進(jìn)而對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化處理，以電子檔案信息的方式為各部門工作的開展提供信息支持。同時(shí)，在提供檔案管理主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，為了方便各部門對檔案資源的利用，也可以構(gòu)建相應(yīng)的檔案資源查詢和借閱平臺(tái)，在嚴(yán)格管理的基礎(chǔ)上讓基層事業(yè)單位中的工作人員能夠憑借自己的身份對本單位檔案資源進(jìn)行查詢和借閱，進(jìn)而更好的開展各項(xiàng)工作，保證基層事業(yè)單位檔案資源的應(yīng)用效果，有效推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。此外，為了能夠提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，也可以針對檔案管理人員實(shí)施相應(yīng)的職業(yè)道德教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)效果。

3 結(jié)語

綜上所述，基層事業(yè)單位全面加強(qiáng)檔案管理工作，能夠提高檔案資源的有效利用率，為基層事業(yè)單位管理決策的制定提供相應(yīng)的支持。所以應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，借助檔案管理信息化建設(shè)為基層事業(yè)單位綜合管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。

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