論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包的問(wèn)題與策略

李雪瑩

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提高了檔案管理效率，同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理的現(xiàn)代性，保證其實(shí)效性。文章針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案服務(wù)外包問(wèn)題進(jìn)行分析，分析了其具體的解決方案。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；服務(wù)外包；問(wèn)題；策略

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，目前企業(yè)將檔案管理外包給其它公司管理，這一過(guò)程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。需要企業(yè)根據(jù)實(shí)際進(jìn)行區(qū)分，減少風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案管理的高效性和安全性。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問(wèn)題

（一）檔案服務(wù)外包面臨安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)主要為檔案的丟失和損壞。將檔案托付給外包公司，要對(duì)公司進(jìn)行考察。一些公司的水平差，基本設(shè)施不全，人員配置不到位，導(dǎo)致檔案丟失嚴(yán)重。在檔案服務(wù)外包過(guò)程重視涉及大量的檔案丟失問(wèn)題，主要來(lái)自于搬運(yùn)、拆裝等過(guò)程的損壞，甚至是檔案丟失，影響工作質(zhì)量。企業(yè)缺乏對(duì)員工的培訓(xùn)，使其檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，使檔案服務(wù)存在損壞。企業(yè)對(duì)員工的管理不嚴(yán)，也是其缺乏安全意識(shí)，導(dǎo)致信息的泄露，甚至轉(zhuǎn)賣給別人，給企業(yè)帶來(lái)極大的損失。

（二）外包行業(yè)整體水平低，缺乏統(tǒng)一管理

檔案服務(wù)外包在興起和發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)之間存在一定的差距。一些實(shí)力不足的企業(yè)在發(fā)展中存在問(wèn)題，整體水平低，服務(wù)不佳。檔案外包起源于上世紀(jì)90年代，經(jīng)歷幾十年的發(fā)展，水平有所提高，但是檔案管理工作任務(wù)重，且薪資不高，因此導(dǎo)致了外包行業(yè)的整體水平不高。主要外包服務(wù)集中于一線城市，但是檔案管理需要整體發(fā)展，在其它地區(qū)的檔案管理水平依然不高，這就造成了服務(wù)類型小，不能形成獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，小規(guī)模的檔案外包服務(wù)公司乙二胺大量存在。且缺乏統(tǒng)一的管理，使得其發(fā)展缺少規(guī)范性，行業(yè)不成熟性依然存在。

時(shí)間不長(zhǎng)，發(fā)展時(shí)間較短，缺乏培訓(xùn)體系，因此使檔案公司的發(fā)展受到了制約。

（三）檔案外包公司的工作質(zhì)量有待提升

檔案管理外包公司由于對(duì)檔案管理的重視程度不足，人員的綜合素質(zhì)不高，因此導(dǎo)致其工作質(zhì)量不高。對(duì)于當(dāng)下而言，服務(wù)是企業(yè)發(fā)展的根本，檔案管理外包的主要問(wèn)題就是保證質(zhì)量和工作效率，但是目前的檔案外包服務(wù)質(zhì)量也的確堪憂。究其主要原因，檔案管理低下一方面是托付公司對(duì)檔案管理缺乏概念，將檔案管理全權(quán)托付給外包公司，缺少溝通，外包公司工作人員無(wú)法掌握其外包的基本要求，也就無(wú)法提高管理質(zhì)量。另外，外包管理企業(yè)缺乏制度性，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)缺陷欠缺。檔案管理部門很少在服務(wù)外包中進(jìn)行分階段的驗(yàn)收，而只是在檔案服務(wù)中減少外包工作，統(tǒng)一驗(yàn)收不僅工作量大，且復(fù)雜容易出錯(cuò)，影響檔案管理的質(zhì)量。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)檔案服務(wù)外包問(wèn)題與策略

（一）采取有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施主要包括（1）外包場(chǎng)所的安全管理：根據(jù)檔案管理方針，對(duì)檔案管理場(chǎng)所應(yīng)進(jìn)行全面的檢查，尤其是數(shù)字化管理時(shí)代，電子信息安全檢查十分重要。檔案外包加工場(chǎng)所需要安裝監(jiān)控系統(tǒng)，并且做到對(duì)全部部位進(jìn)行監(jiān)控。在檔案加工場(chǎng)所，不能使用聯(lián)網(wǎng)功能，以免造成信息的丟失。也應(yīng)對(duì)檔案場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)管，禁止所有與工作無(wú)關(guān)的人和物進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。（2）保證信息安全。從法律手段出發(fā)，對(duì)檔案服務(wù)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，保證其檔案管理部門與檔案外包公司之一簽訂保密合同，并且任何外包公司不得以任何理由泄露公司檔案內(nèi)容。加大對(duì)信息泄露的懲罰，上升到法律和制度層面。

（二）完善檔案服務(wù)外包的行業(yè)管理

發(fā)揮國(guó)家行政管理部門對(duì)檔案服務(wù)的管理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資質(zhì)的管理。要求國(guó)家相關(guān)部門履行其職能，對(duì)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展強(qiáng)化國(guó)家檔案行政管理部門的職能。國(guó)家檔案行政管理部門需要定時(shí)定期地對(duì)檔案外包公司進(jìn)行專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容可以量化、制度化。如檢查不合格的機(jī)構(gòu)，國(guó)家檔案部門應(yīng)將其記錄在案，為檔案外包發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。外包公司的資質(zhì)管理目前尚缺少統(tǒng)一管理資源，但是目前僅有部分省份出臺(tái)了本省的檔案管理?xiàng)l例，并不足以解決根本問(wèn)題。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂，需要十分明確的管理制度，但當(dāng)?shù)氐慕鹑谕獍什桓?，檔案服務(wù)工作尚未跟上。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過(guò)程管理

檔案服務(wù)外包優(yōu)化過(guò)程有多種方式，筆者現(xiàn)介紹主要的兩種方式。其一是實(shí)行質(zhì)量控制績(jī)效管理。也就是將檔案質(zhì)量能夠有效地提高檔案外包公司的水平，在選擇了檔案外包公司后，與其進(jìn)行溝通，交代檔案存儲(chǔ)、保護(hù)要求，要求檔案部門應(yīng)對(duì)金融服務(wù)外包企業(yè)進(jìn)行把控，隨時(shí)了解企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，實(shí)施檔案外包工作的連續(xù)性和發(fā)展性。負(fù)責(zé)檔案外包工作。隨時(shí)了解檔案外包公司的工作進(jìn)展。檔案外包的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整，如果遇到問(wèn)題，雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決。檔案部門采取質(zhì)量控制績(jī)效管理是企業(yè)通用的一種管理方法，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代而言，外包需要更專注質(zhì)量和是否丟失。采用合理的獎(jiǎng)懲制度，保證檔案部門和服務(wù)外包部門都能夠認(rèn)識(shí)到自身的重要性，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，第一時(shí)間解決。

三、總結(jié)：

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理外包服務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn)，如何提高這一時(shí)期檔案管理的質(zhì)量、效率和安全性就是當(dāng)今最應(yīng)考慮的問(wèn)題。此外，檔案管理還應(yīng)降低其管理成本。隨著時(shí)間的推移，檔案服務(wù)外包問(wèn)題成為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的主要問(wèn)題。只有針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整才能最大作用的發(fā)揮其潛能。檔案部門采取服務(wù)外包，在一定程度上幫助了檔案推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)使其的檔案服務(wù)外包發(fā)展。

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