乳品企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題和解決策略

文/趙艷豐

（大連交通大學(xué)工商管理學(xué)院）

隨著市場競爭的不斷升級，很多業(yè)內(nèi)人士反映乳品行業(yè)經(jīng)營困難。為了提升產(chǎn)品銷售量，一些乳品企業(yè)不得不采取賒銷手段讓利于客戶，使得應(yīng)收賬款增多、壞賬增加，現(xiàn)金的回流速度降低，甚至出現(xiàn)資金鏈斷裂的現(xiàn)象。

應(yīng)收賬款管理不當(dāng)所產(chǎn)生的一系列問題，使得企業(yè)的資金利用率大大降低，企業(yè)活力日益下降，極大地阻礙了乳品企業(yè)的進一步發(fā)展。以H公司為案例，闡述乳品企業(yè)的應(yīng)收賬款管理問題，并給出相應(yīng)的解決策略，希望給業(yè)內(nèi)讀者帶來啟示。

H公司是一家老牌的乳制品生產(chǎn)企業(yè)，旗下酸牛奶、乳飲料系列產(chǎn)品的市場口碑和銷售量都非常不錯。在乳品行業(yè)激烈的競爭角逐中，H公司不斷擴大自己的生產(chǎn)規(guī)模和銷售規(guī)模，應(yīng)收賬款增速也大幅度上漲，長賬齡的應(yīng)收賬款比重加大，回收速度減慢，種種現(xiàn)象表明H公司的應(yīng)收賬款管理存在嚴重問題。

應(yīng)收賬款管理的問題剖析

管理責(zé)任不明確

就目前H公司的應(yīng)收賬款管理而言，市場部門和財務(wù)部門對應(yīng)收賬款都有交集，但是責(zé)任的界定并不是很明確。市場部門工作人員主要負責(zé)爭取客戶資源，和客戶對接簽訂合同。在財務(wù)人員要求其催收欠款時負責(zé)跟蹤欠款回收，但不是主要責(zé)任。

財務(wù)部門工作人員主要負責(zé)會計核算，例如，對應(yīng)收賬款的確認和計量、分析應(yīng)收賬款賬齡、核銷已發(fā)生的壞賬、確認最終應(yīng)收賬款賬面余額等，當(dāng)發(fā)現(xiàn)長賬齡欠款時及時提醒并協(xié)助銷售人員追收欠款?？梢钥吹?，財務(wù)部門更多的是關(guān)注事后管理，即在應(yīng)收賬款產(chǎn)生之后對應(yīng)收賬款賬面的單純計量，這種管理具有嚴重的滯后性，無法起到防止和控制的作用。

另外，應(yīng)收賬款日常定期對賬也是非常必要的，在收回賬款之前定期對賬可以起到催促客戶還款的作用，但是在H公司崗位操作指引里并沒有明確由財務(wù)部還是市場部負責(zé)，定期對賬不能落實，可能造成客戶延遲還款，如果金額出現(xiàn)差錯也不能及時發(fā)現(xiàn)改正，這些都對最終回收欠款產(chǎn)生不利影響。公司財務(wù)部門有權(quán)利對市場部門簽訂的合同進行審核，但是在實際操作中，財務(wù)人員并不會看銷售合同具體內(nèi)容，而只是在合同上加蓋公司財務(wù)章，不能起到監(jiān)督作用。

催收制度不合理

首先，催收人員不明確。H公司沒有明確規(guī)定應(yīng)收賬款的事后追回是由銷售人員還是財務(wù)人員負責(zé)，一般情況下是銷售人員負責(zé)，但是公司并沒有制定完整的催收程序，也沒有采取措施保障欠款收回。

其次，沒有妥善保管催收憑證。在催收客戶歸還賬款時需要出示相關(guān)收據(jù)，憑證丟失或信息不完善很有可能就會成為客戶拒絕還款的理由。H公司經(jīng)常出現(xiàn)因為工作人員失誤在傳遞發(fā)票時遺失的情況，而且出現(xiàn)過因為長時間滯留票據(jù)忘記掛賬的狀況。

最后，催收方式不正確。針對不同的情況應(yīng)該采取不同的催收方式，但H公司并沒有明確規(guī)定催收方式，當(dāng)銷售人員催收失敗時并沒有采取專門的催賬機構(gòu)及法律訴訟來催收。

合同管理制度不完善

按照H公司規(guī)定，銷售人員要與客戶簽訂銷售合同。但是其公司并沒有制定完善的合同制度，也沒有嚴格按照合同執(zhí)行，銷售人員經(jīng)常會降低標準，甚至不簽訂銷售合同，公司的合法權(quán)益就失去法律保障。一旦客戶沒有及時還款或者沒有償還能力時，公司只能將這筆賬作為壞賬來處理，由于合同制度不完善帶來的風(fēng)險全部轉(zhuǎn)嫁給了H公司承擔(dān)。

舉個例子，H公司規(guī)定對于先發(fā)貨后收款的業(yè)務(wù)，增值稅專用發(fā)票開票的前提必須是拿到匯款單，但日常工作中很多客戶要求先開具增值稅發(fā)票，銷售人員為了維持與客戶的關(guān)系經(jīng)常提前開票，而由于公司合同制度的不完善，其銷售合同中并未增設(shè)相關(guān)保護條款，客戶一看沒有了束縛條件就會延長還款時間，造成該筆賬款長期留在賬面上成為呆賬、壞賬。

員工專業(yè)素質(zhì)低

H公司的財務(wù)人員、銷售人員、行政人員基本是大專及以下學(xué)歷，公司的應(yīng)收賬款管理主要就依靠這些人員，而應(yīng)收賬款管理需要很強的專業(yè)性，他們又有自己的本職工作需要投入大量精力，因而很難將應(yīng)收賬款管理工作做好。因此，員工素質(zhì)不高也是H公司應(yīng)收賬款持續(xù)增多、壞賬增加的原因之一。

銷售員的考核方式不對

銷售人員的考核激勵制度和應(yīng)收賬款的回收質(zhì)量有著密切關(guān)系，考核激勵制度不應(yīng)僅將銷售額作為考核指標，應(yīng)收賬款回收金額也是考核因素。而H公司的考核體系更多的是注重銷售額完成的情況，銷售人員的工資直接與完成的任務(wù)量有關(guān)，沒有達到業(yè)績標準要扣工資甚至免職，對于應(yīng)收賬款回收金額、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等指標沒有考核，造成銷售人員對應(yīng)收賬款不敏感，從而盲目銷售導(dǎo)致應(yīng)收賬款過多。

解決策略

明確應(yīng)收賬款管理職責(zé)

H公司目前的組織結(jié)構(gòu)沒有信用管理部門，可以在目前的機構(gòu)設(shè)置基礎(chǔ)上將客戶信用管理暫時放在市場系統(tǒng)中，為了與市場總部區(qū)分開，可以在市場系統(tǒng)下設(shè)立二級部門——信用部，并直接歸財務(wù)總監(jiān)管理，這樣既和市場總部分開又獨立于財務(wù)部，不會產(chǎn)生交叉管理的混亂情況。H公司要明確市場部、財務(wù)部、信用部三方各自的責(zé)任，管理職責(zé)清晰后便于相互監(jiān)督，各個部門之間也能起到相互制約作用，同時還要各部門的協(xié)調(diào)配合，確保每個環(huán)節(jié)的連貫性，否則中間任何一個部門的推脫責(zé)任都會影響應(yīng)收賬款的管理質(zhì)量。各部門應(yīng)收賬款管理的主要責(zé)任如表1所示。

完善績效考核體系

對銷售人員的考核機制需加上應(yīng)收賬款回收金額、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等相關(guān)指標，但是考核指標要控制在合理范圍內(nèi)，不能過度依賴應(yīng)收賬款相關(guān)指標，如果難度系數(shù)太大反而會打消員工追回貨款的積極性，應(yīng)該在保證企業(yè)完成績效目標的前提下，使員工利益最大化。

可以將激勵與考核機制設(shè)置為：按應(yīng)收賬款賬齡或者應(yīng)收賬款逾期天數(shù)為標準來計算，把賬齡分為不同的區(qū)間，再結(jié)合公司應(yīng)收賬款金額的具體情況和公司薪酬的狀況來設(shè)計相應(yīng)的比例，在不同區(qū)間按不同的比例扣除薪酬。該措施是為了引導(dǎo)與應(yīng)收賬款管理相關(guān)的部門正確合理運用信用管理，將信用額度控制在合理范圍內(nèi)，從而降低企業(yè)發(fā)生壞賬的風(fēng)險，實現(xiàn)公司利益最大化。

提升員工素質(zhì)

為了使H公司市場部、財務(wù)部、信用部的所有員工都了解應(yīng)收賬款管理的相關(guān)知識，可以對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且要有針對性的培訓(xùn)。比如，催收賬款是市場部銷售員和信用部人員工作中很重要的一部分，而且催收賬款要講究技巧不能盲目催收，掌握了催收要領(lǐng)就可能事半功倍，反之就可能引起客戶的反感導(dǎo)致惡意拖欠?；诖耍梢詫@兩個部門人員進行貨款催收技巧的培訓(xùn)，有針對性的培訓(xùn)能夠節(jié)省時間和勞動成本，也能讓員工高效率掌握知識，為業(yè)務(wù)的進展提供科學(xué)依據(jù)。另一方面，要提升工作人員在銷售和收款環(huán)節(jié)對票據(jù)和發(fā)票的判斷能力，避免低級錯誤帶來不必要的風(fēng)險。

完善合同管理制度

完善的合同管理制度可以降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，同時增強自我法律保護意識。H公司應(yīng)制定標準版的合同，在執(zhí)行過程中全程監(jiān)控，減少因合同產(chǎn)生的糾紛。

制定標準版本合同

首先應(yīng)將結(jié)算方式、信用條件、還款日期等列入銷售合同，并在格式上要求符合規(guī)范的署名，要明確規(guī)定懲罰措施、違約責(zé)任、違約賠償金，以及合同發(fā)生變更時貨款的回收時間和方式等。基本內(nèi)容納入合同之后，征集公司各部門的意見，根據(jù)部門情況將需要納入的條款進行補充。然后交給公司的信用部，由相關(guān)法律人員進行審核，不合理的地方退回修改，反復(fù)改正之后確定最終的合同版本，作為公司的標準合同來執(zhí)行?？蛻粽J為有不合理或者侵犯客戶合法權(quán)益時，可以向公司提出申請重新審核。

表1 各部門應(yīng)收賬款管理的主要責(zé)任

結(jié)算條款和方式

不同結(jié)算方式的主體不一樣，存在的信用風(fēng)險也不一樣，H公司要盡量選擇利于自己的結(jié)算方式，因此在合同中要明確規(guī)定采用哪種結(jié)算方式來償還賬款。但是也要具備一定的靈活性原則，例如，在合同中規(guī)定某客戶的結(jié)算方式為銀行匯票，按照規(guī)定不能改變，客戶應(yīng)嚴格按照合同要求執(zhí)行，但是在出現(xiàn)特殊情況客戶銀行匯票付款有困難時，可以向信用部門反映，經(jīng)過核實確實是存在困難，可允許客戶改變結(jié)算方式，另外需核查客戶是否有不良記錄在案，判斷其是否有惡意拖延時間的嫌疑。

存檔、跟蹤管理

在銷售合同簽訂完成后，由銷售人員將合同交給信用部審核，審核通過后將原件留在信用部并備份存檔，銷售人員保管備份合同。信用部及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，按照合同中規(guī)定的購買方義務(wù)要求來監(jiān)督，把生成法律效力的文字作為監(jiān)督標準，并安排專門人員負責(zé)，將合同中規(guī)定的約束條款錄入客戶信用管理系統(tǒng)中，用于及時了解客戶還款情況。同時將該部分信息同步傳輸?shù)娇蛻粝鄬?yīng)的應(yīng)收賬款系統(tǒng)中，一旦客戶還款超過規(guī)定時間系統(tǒng)就會做出提示，便于跟蹤了解客戶的支付情況和執(zhí)行情況等。不僅利于信用部對應(yīng)收賬款的日常管理，還可以方便市場分析人員和銷售人員對客戶信用情況的查詢。

懲罰、保護措施

應(yīng)在合同條款中明確指出違約后果，用法律保護企業(yè)的合法權(quán)益。比如，明確指出違反規(guī)定結(jié)算日期應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的后果：條約規(guī)定客戶被允許的付款時間是60天，現(xiàn)金或者銀行匯款方式支付，如果在這個規(guī)定時間內(nèi)客戶沒有按時還款，超過30 天仍未收到款項，H公司會以催款函的形式通知客戶，并規(guī)定在從超過付款之日第一天起，每天按照欠款金額的0.2%繳納滯納金，通知客戶后仍未還款則采取訴訟權(quán)利，通過法律途徑實施追索權(quán)。由于向法院起訴需要一定的訴訟成本，要結(jié)合欠款金額的大小綜合考慮是否訴訟，但是合同條款里必須要加入該項條款，警示客戶明確違約責(zé)任。

加強事后催收賬款

當(dāng)客戶沒有按時還款時，催收人員需要及時催收，但也要講究催收技巧，催收程序步驟要清晰，這樣才能提高事后催收的效率。針對客戶不同的情況，催收的方式也不一樣，客戶信用正常沒有違約記錄的采用一般催款方式，客戶惡意延期還款就采用強制催款方式。針對客戶反映的強烈程度，H公司可分別采取以下方法催收。

對接的銷售人員催收

銷售人員上門催收是一般的催收方式，這種方式用于客戶還款時間逾期不長的情況。采取這種方法的原因有兩點：一是客戶在下訂單和簽合同時一直都與當(dāng)時的對接人員洽談，在催收賬款時由該工作人員上門催收更容易被客戶接受，在之前的工作接觸中有了解，存在一定的感情基礎(chǔ)。二是對接的銷售人員是當(dāng)事人之一，對自己接手的工作比較熟悉，對之前談的條件比較了解，能夠直接進入主體，和客戶溝通時不會因為信息不對稱而招反感。

信用部門催收

對接銷售人員沒有催收成功時，公司信用部應(yīng)出面解決，信用部是調(diào)查客戶資信情況的部門，對客戶各方面了解的比較全面，容易找到客戶的優(yōu)缺點，必要時可以找到客戶的弱點作為換取條件，從而找到追回貨款的突破口，但是這種方式風(fēng)險比對接銷售人員催收的風(fēng)險大。

借助專門的要賬機構(gòu)

在正常的催款沒有結(jié)果時，可以考慮相對強硬的手段，通過支付傭金的方式依靠要賬機構(gòu)要賬，但是這種方式成本高，建議在欠款金額比較大而且有較大把握收回欠款的情況下采用，并盡量減少開支。

法律訴訟

訴訟是強制手段，這種方法優(yōu)點在于追回欠款的幾率大，但是成本也比較高，而且采用法律途徑還款的客戶基本是經(jīng)營出現(xiàn)問題，確實沒有資金還款，所以在訴訟之前信管部門要對客戶做深入調(diào)查，如果客戶確實已經(jīng)無力償還可以放棄起訴。

總之，加強應(yīng)收賬款管理對乳品企業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。廣大乳品企業(yè)應(yīng)不斷完善應(yīng)收賬款管理機制，加快對貨款的回收力度，盤活企業(yè)現(xiàn)金流，使企業(yè)步入良性可持續(xù)發(fā)展的軌道。